Googleカレンダーを活用した効率的なタスク管理方法を解説

#スケジュール管理#業務効率化アプリ

ハドラー

今やGoogleカレンダーは仕事でもプライベートでも使用している人は多いツールのではないでしょうか。しかし、ただ予定をカレンダーに入力しているだけで終わっている人も多いかもしれません。

 

仕事上で複数のタスクを抱えた時、マルチタスク管理が苦手という人はGoogleカレンダーを活かしきれていない可能性があります。そんな人のために、今回はGoogleカレンダーを活用した効率的なタスク管理方法や、おすすめの連携ツールを紹介していきます。

 

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Googleカレンダーとは

GoogleカレンダーはGoogle提供している、スケジュール管理ができる無料のカレンダーサービスです。Googleアカウントを作成すれば誰でも利用でき、操作も簡単なため個人でも多くの人に利用されています。

 

PCだけでなくスマホなどの端末からでも操作でき、他の人と共有もできるため個人だけでなく企業でも利用されることも増えています。日々のタスクのやり忘れを防止できたり、他Googleサービスと連携するなど、業務効率を上げてくれる便利なサービスです。

 

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タスク管理のポイント

それでは、まずタスク管理についてのポイントについてみていきましょう。

 

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頭の中で整理しない

タスク管理が苦手な人の特徴として、やるべきタスクを頭の中で整理しようとしてしまうことがあげられます。頭の中だけではどうしても処理する情報量に限界があり、他の業務に使うべき頭のスペースの余裕がなくなってしまいます。

 

そのため、次々に入ってくるタスクは紙に書きだしたり、WEBツールを利用するなどして、頭の中に残しておかないようにすることが重要です。

 

優先順位をつける

タスクそれぞれに優先順位をつけないと、うまく業務が回っていかない原因になります。タスクの優先度には「重要度の高さ・低さ」、「緊急度の高さ・低さ」の2つの軸で整理するとうまく優先順位がつけられます。

 

・タスク優先順位

  1. 重要度が高く、緊急度も高いタスク
  2. 重要度は低く、緊急度が高いタスク
  3. 重要度が高く、緊急度は低いタスク
  4. 重要度は低く、緊急度も低いタスク

 

一つ一つのタスクについて上記の優先順位と照らしあわせて、今やるべきタスクに集中していくことが大切です。

 

習慣化する

いくら優秀なタスク管理ツールを使える状況であったとしても、実際に使わなければ意味がありません。タスク管理ツールを起動し、タスクを登録し、実行するという習慣を身に着けてこそ意味があります。

 

タスク管理をし始め、業務効率が上がる実感を得ると、自然と自分からタスク管理しようという意識がつくため、まずは実行することが大切です。

 

Googleカレンダーを使ったタスク管理

では、Googleカレンダーを使用したタスク管理方法についてみていきましょう。

 

スケジュールを入力して見える化

Googleカレンダーは日・週・月・年別にスケジュールを入力することができ、客観的にどれくらいタスクが埋まっているかを見える化することができます。

 

タスク管理で重要なのは、自分のキャパシティとタスク量を調整することでもあるので、カレンダーで可視化することによって、タスク量の調整がしやすくなります。

 

色付けをして優先度をつける

Googleカレンダーにタスクを入力する際には、タスクごとに色付けが可能です。先に説明したタスクの優先順位に従って、優先度の高いタスクは「赤」、優先度の低いタスクは「青」にするなどに設定しておくと、一目で優先度が判別できるようになります。

 

アラーム機能で習慣化させる

Googleカレンダーにはリマインダー機能がついており、タスク発生の前に時刻を設定してリマインドしてくれます。毎日や毎週決まったタスクがある場合などは、その都度リマインドを設定しておくことで、タスク実行の習慣をつけることができます。

 

Googleカレンダーと連携させるおすすめツール

では、Googleカレンダーをより効率的に使うための、おすすめの連携ツールについてみていきましょう。

 

Google To Do

Google To Doリストはシンプルな機能性でタスクやメモを登録し、To doリストを作成できるアプリです。登録したタスクは自動で期限が早い順番で並び変えられるため、優先度も把握しやすくなっています。

 

Googleカレンダーと連携することで、To doリストに登録したタスクがカレンダー上に表示され、タスク管理がしやすくなります。

 

To doist

To doistは1000万人以上が利用している人気タスク管理アプリです。操作が簡単で、使用するのが煩わしくないのが特徴です。一つ一つの個別タスク登録だけでなく、大きなプロジェットなどでは階層化して管理することも可能。

 

他メンバーとのタスク共有することもでき、個人だけでなくチーム内のタスク管理に使用するのもおすすめです。Googleカレンダーと連携することで、より視覚的にやるべきタスクを明確にすることができます。

 

Jooto

Jootoはふせんを貼ったり、はがしたりする感覚で簡単に使用できるタスク・プロジェクト管理ツールです。誰がどのタスクを担当しているか、今どのようなステータスなのかを一目で把握できるため、チーム内でのタスク管理に非常に適しています。

 

Googleカレンダーと連携すると、設定した担当者全員のカレンダーにタスクが表示されたり、ラベルが4つまで設定できるため、優先度や現状のステータスも一目で分かるように表示できます。

 

Googleカレンダーを活用し、効率的なタスク管理をしよう

Googleカレンダーはオンライン上でPCやスマホでも管理でき、使いやすいタスク管理ツールです。タスクの見える化や優先度をつけるなど、タスク管理に基本的な機能が搭載されています。

 

しかしGoogleカレンダーだけでは、タスク管理機能は限定されるため、他ツールと連動するとより効率的なタスク管理が可能になります。

 

ぜひ自分に合ったツールを見つけて、日々のタスク管理への負担を減らしていきましょう。

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