todoistの使い方を理解しよう!初心者でもわかりやすい基本的な機能を徹底紹介

#タスク管理#業務効率化アプリ

todoistの使い方を理解しよう!初心者でもわかりやすい基本的な機能を徹底紹介

todoistは、毎日のやるべきこと、やらなくてはならないことをスマホやPCなどのデバイスで簡単に管理してくれる便利なアプリです。しかし、ユーザーの中には、「todoistを使ってみたいけれど、使い方がよくわからない・・・」という人もいるのではないでしょうか。

 

そこで今回は、todoistの使い方と基本的な機能について徹底紹介します。

 

こちらの記事もおすすめ

Trelloの便利な使い方!基本的な操作方法とおすすめの活用法を徹底紹介

2021年版! タスク管理したい方におすすめのアプリ5選!

プライベートだけじゃない! ビジネスでも活躍できるGoogle ToDoリストでタスク管理

組織やチームのタスクが簡単に把握できる! タスク管理の共有方法を紹介

todoistとは?

todoistは、2007年1月にDoist社で製作され公開されるようになりました。現在では世界各国にユーザーを持つ実績あるTodoリストとして多くの利用者がいます。プライベートでもビジネスでもやるべきことリストの作成や管理・スケジュールの把握な身近な日常をしっかりサポートしてくれるツールとして、作業の効率化に役立てられています。

企業のためのオールインワン情報マネジメントツール Huddler
議事録やタスク、チームのナレッジなどあらゆる情報を一元管理
無料で始める →

todoistを導入したときのメリット

todoistは、オンライン上で利用するツールです。インターネット環境があればPCやスマホ、タブレットでも使えるマルチデバイス対応で、移動中や外出先でも手軽にチェックすることができます。

 

ここでは、そのほかにもtodoistを導入した際のメリットについて詳しくみてみることにしましょう。

企業のためのオールインワン情報マネジメントツール Huddler
議事録やタスク、チームのナレッジなどあらゆる情報を一元管理
無料で始める →

やるべきことが整理できる

思いついたアイデアや急な案件などのタスクや予定をtodoistに追加して保存しておけば、やらなければならないことが常に整理された状態でいつでも確認することができます。優先順位や締め切り日を設定しておけば、リマインダー機能でお知らせしてくれるのでうっかり忘れを防ぎ、直前になって慌てることもなくなります。

 

やるべきことをtodoistが管理してくれているので、その日やることに集中することができるようになり、ひとつひとつのタスクを効率よく進めることができるようになります。

全ての仕事を一元管理できる

todoistでは、外部ツールとの連携によってより便利にワークフローを一元管理することができます。例えばGoogleカレンダーではその週や月の予定を時間ごとに管理したり、メールでタスクの確認や情報共有をすることができます。

 

また、PDFや各種データファイル、画像や動画などのデータをアップロードして複数人で共有することもできます。

進捗状況を確認しやすい

todoistでは、その日、その週、その月ごとに目標を設定することができます。例えば、プライベートならダイエット目標を立てみるのも良いでしょう。ビジネスなら月予算の達成に向けた目標を設定しておきます。

 

todoistで、常に1日ごとの進捗状況を確認していけば、目標に向けての活動がどれくらい進められたかを簡単に確認することができるので、モチベーションの工場にもつながります。

todoistを始めよう

todoistを始めるには、まずサインアップをする必要があります。もし、GoogleやFacebook、Appleいずれかのアカウントがあれば、それを利用してサインアップすることもできます。

 

どのアカウントも持っていない場合は、メールアドレスを入力してサインアップ、利用規約やプライバシーポリシーに同意して利用を開始することができます。

todoistの画面構成

todoistの画面構成は、至ってシンプルです。左側に表示されているサイドバー内にはtodoist内で利用するカテゴリがあり、使いたいものをクリックすれば、その内容がメイン画面に表示されます。

 

メイン画面の右上にあるボタンからは、コメントを入れたり、情報をシェアしたり、並べ替えをしたりすることができるようになっています。

todoistの基本的な使い方

todoistをダウンロード、インストールしたらアイコンをクリックしてアプリを起動しましょう。

 

1.プロジェクトを作成する

todoistを起動したら、まずは「新しいプロジェクトを作成」してみましょう。新しいプロジェクトは、左のサイドメニューの中の「プロジェクト」の横にある「+」をクリックして表示されるウィンドウ内に「新しいプロジェクト名」を入力して作成することができます。

 

名前を入力したら、そのままウィンドウの下に表示されているドロップダウンメニューからプロジェクトカラーを選びましょう。案件のカテゴリ別に色分けしたり、ビジネスとプライベートを区別するためにカラー設定をしておくと、わかりやすく管理もしやすくなります。

2.タスクを追加する

作成したプロジェクトにタスクを追加していきましょう。一つ一つのタスクには、予定日を入力することができるので、タスク完了の期日を設定し、必要に応じてリマインダー通知の設定をしておくと重要なタスクを見落とす心配もなく安心です。

 

また、タスクごとに優先順位を設定し、タスクを効率的に進められるようにしておきましょう。

3.スケジュールを管理する

サイドバーないにある「今日」と「近日予定」では、その日の予定や1週間以内の予定を追加・管理することができます。todoist内のカレンダー機能はもちろん、GoogleカレンダーやSunsamaなど外部ツールを利用して、より多機能で便利に活用することもできます。

todoistの上手な使い方

todoistは、多機能で高品質なタスク管理アプリの一つですが、それだけではありません。ここでは、よりtodoistを上手に使うためのコツをみてみることにしましょう。

フィードバックに活用する

必ずタスクが完了したら、その成果や構成を記録してそのタスクのフィードバックを行いましょう。振り返りを行うことで、タスクを達成したことによるモチベーションの向上と、次のステップアップにむけての新たな活動につなげることができるようになります。

大きなタスクは細かく分解

タスクを追加していくと、ちょっとしたタスクから、最終目標的な大きなタスクまでが混同されわかりにくくなってしまうことがあります。

 

タスクはできるだけ小さなタスクに分解し、短い期間で完了できるようにしておくようにしましょう。

todoistの料金プラン

todoistには、3つのプランが用意されています。最も手軽な「無料プラン」は、初めて利用するという人に特におすすめで、5つまでのプロジェクトと5人までのデータ共有ができるようになっています。

 

もっと便利に使いたいという人には「プロ」プランがおすすめです。月額448円で利用することができ、300までのプロジェクトと25人までのデータ共有、リマインダー機能や自動バックアップ機能を利用することができます。

 

さらにチームで利用したという場合は「ビジネス」プランがおすすめです。月額678円でプロプランの全ての機能を利用することができ、優先サポートや1プロジェクトにつき50人までの利用が可能などの特典を受けることができます。