会社で働く上で、「仕事をもっと効率的に進めたい」と思っている方は多いかと思います。昨今ではテレワークの普及も重なり、社内メンバーとの進捗確認が思うように進まなかったりタスク管理が難しいと悩んだりしている方もいるのではないでしょうか。
そんな悩みを解決できるよう、この記事ではスマホでも使える無料の業務効率化アプリをご紹介します。
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目次
業務効率化アプリを導入するメリットとは？
現在では数え切れないほど多くの業務効率化アプリが開発されていますが、導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。
①スキマ時間にも仕事を進められる
時間や場所を問わず進捗状況やタスク管理ができますので、通勤時や移動時などのスキマ時間に仕事を進めることができます。
②社内やチーム内のコミュニケーションが簡単に取れる
業務で必要なやりとりは、ビジネスチャットのアプリを使うことで簡単に行うことができます。グループ通話などに対応したアプリもありますので、在宅中でも外出中でも場所を選ばずコミュニケーションが取れます。
③顧客とのやり取りがスムーズ
アプリを導入することで、自分の仕事効率化だけでなく顧客からの突然の問い合わせに対しても素早くレスポンスが可能です。素早い対応が可能になると、顧客満足度向上につながりやすくなるといえます。
社内のコミュニケーションを円滑にするアプリ3選
社内のコミュニケーションツールとして、メールを使用している人が多いかと思います。
ここでは、より円滑にコミュニケーションを図ることができるおすすめアプリを紹介します。
①ChatWork
ChatWorkは、業務効率化に特化したチャットツールです。メールを送るよりも格段に早くコミュニケーションが可能ですので、社内の生産性向上に活躍するアプリであるといえます。複数人でのビデオ通話や音声通話にも対応しています。
公式サイト：https://go.chatwork.com/ja/
②Slack
Slackは様々なデバイスに対応している、コミュニケーションに特化したアプリです。投稿された会話に対して豊富なスタンプで反応できますので、チームワークを活発にすることができるといえます。会話やファイルは自動で保存され、後から簡単に検索することが可能なところも魅力的なアプリです。
公式サイト：https://slack.com/intl/ja-jp/
③Dropbox
Dropboxは写真や動画を送信したり、バックアップができるアプリです。共有機能が非常に高度で、どんなサイズのファイルでも簡単に送信が可能です。アプリを切り替えることなく、PDFファイルやクラウド上にあるファイルなど、あらゆるコンテンツをまとめることができます。
公式サイト：https://www.dropbox.com/ja/
タスク管理におすすめのアプリ4選
社会人にとって最も重要なのがタスク管理です。
在宅勤務の人や外回りが多い人に対しても、的確に進捗を共有しなければなりません。
ここでは、仕事のタスク管理だけでなくプライベートのスケジュール管理にも使えるおすすめのアプリを紹介します。
①Googleカレンダー
Googleカレンダーは、To Doリストの作成や社内でのスケジュール共有が可能なアプリです。Gmailから自動的に予定が追加される機能がありますので、ホテルやレストランなどの予約から飛行機のフライト時間までを自動で反映させてくれる高機能アプリであるといえます。iPhoneやパソコンなど、様々なデバイスで管理や共有ができます。
②TimeTree
TimeTreeは、相手ごとにカレンダーを作成できる予定共有アプリです。社内のメンバー、友達、恋人、家族など、カテゴリー別にカレンダーを作成してチャットでのやりとりも可能です。メンバーの誰かが予定を変更した場合には通知でメンバー全員に知らせる機能がありますので、予定を忘れてしまったり勘違いしてしまうことも防げます。
公式サイト：https://timetreeapp.com/intl/ja/
③Trello
Trelloは、カード形式のTo Doリストと工程管理のガントチャートを合わせ持ったアプリです。タスクをカードに入力するだけで簡単に登録でき、カードを動かすだけで進捗状況を共有できます。様々なデバイスに対応していますので、仕事だけでなくプライベートの予定共有などにも使える便利なアプリです。
公式サイト：https://trello.com/ja
④Todoist
Todoistは、タスク管理などが簡単かつシンプルにできるアプリです。優先順位ごとに色分けが可能なので一目でやるべき仕事が分かるほか、週単位や月単位で繰り返し予定を立てることができます。上記で紹介したGoogleカレンダーやSlackなど、様々なツールと連携することができます。
公式サイト：https://todoist.com/ja
業務効率化アプリを使って、効率的にタスクをこなそう
業務効率化アプリを使用すると、使用する前と比較してコミュニケーションが取りやすくなったりタスク管理がしやすくなったりします。社内全体の業務効率化につながりますので、導入することをおすすめします。
無料のアプリでも十分業務効率化が期待できますが、有料のアプリはさらに高機能を搭載したものが多くなっています。
チームの人数や進捗確認の必要性など、必要な機能を備えたアプリを探してみてください。