テレワーク導入の流れや注意点・問題点を徹底洗い出し

#働き方テレワーク

ハドラー

新型コロナウイルス感染拡大が広がる中、多くの企業でテレワークが導入されています。テレワークの導入を後押しするのは、補助金や助成金などの国や自治体の支援だけではなく、オンライン会議ツールやチャットツールなど、デジタルツールの存在もテレワークを後押ししていることでしょう。

また現在、日本国内だけでなく世界規模のビジネスシーンで急速に「テレワーク(在宅勤務)」の導入が進められています。雇用している企業側と雇用されている従業員側の間に従来のオフィス勤務には無い物理的な距離が生まれるため、それぞれが労務管理という観点において難しさや課題を感じているケースが多いようです。

 

今回の記事では、2021年3月に改定された「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」を参考に、推奨されるテレワーク(在宅勤務)における労務管理や注意すべきポイント、そして企業側と労働者側から見るとどういったメリット・デメリットがあるのかもしっかり見ていきたいと思います。

 

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テレワークとは

まずは、テレワークを導入するにあたり、テレワークとはどのようなものか、確認していきましょう。

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テレワークの歴史

テレワークは、新型コロナウイルスの存在がある前から、利用されていた働き方で、その歴史は古く、数十年前からあった働き方です。

世界や日本の歴史の中で、災害などをきっかけにテレワークという働き方が広まり、今回のコロナ禍の中で、さらに導入が広まったと考えられます。

テレワークの種類

厚生労働省によって定義づけられている「テレワーク」が指すものとは、情報通信技術(ICT)を活用した時間や場所を有効活用可能にする、柔軟な働き方の総称とされています。そしてテレワークには3つの働き方があり、「在宅勤務」「モバイル勤務」「サテライトオフィス勤務」と分けられ、業種や勤務地において得られるメリットが異なってきます。

在宅勤務

オフィスや事業所に出勤を要せず、従業員の自宅を勤務地として日々の業務を行う働き方です。業種や企業の方針によって完全在宅勤務や週に数回オフィスに出勤する形やオフィス出勤を主として特定の日を在宅勤務とするなど、在宅勤務と一口に言っても様々なスタイルが存在しています。

サテライトオフィス勤務

企業が設けた本社や営業所とは別に、従業員が通いやすいなどの観点から設けられたオフィスに出勤する形を指しています。自宅とは異なり小規模ながら作業環境が整えられているため、通勤時間を短縮しつつ快適な環境で就労可能な働き方です。

モバイル勤務

ノートパソコンやスマートフォンを活用し、就労する場所を選ばない働き方です。交通機関利用時の移動時間や客先、移動の合間に立ち寄るカフェなどでも勤務可能なので営業職のような外出の多い業種の方々は時間をより有効に活用可能になります。

リモートワークとの違い

テレワークの説明をする中で、リモートワークという言葉が良く出てきますが、テレワークとリモートワークの意味の本質は何も変わりません。リモートワークという呼び名に慣れているところは、テレワークのことをリモートワークと呼ぶこともあります。

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テレワークを導入するメリット

次に、テレワークを導入するメリットやデメリットについて確認していきましょう。テレワークを導入することで得られるメリットは沢山あります。代表的なメリットとしては、以下のようなものです。

  • コストの軽減(企業目線)
  • 人材確保(企業目線)
  • 業務効率化(スタッフ目線)
  • 時間の有効活用(スタッフ目線)

企業側から見ると、交通費が軽減できたり、在宅での勤務の場合にはオフィスを返却して家賃を軽減したりするなど、コストの面でのメリットや、全国もしくは世界中どこでも人材確保ができるというメリットがあります。

 

一方、スタッフ目線でのメリットとしては、テレワークをすることにより無駄話や業務の途中で話しかけられたりすることがないことで業務に集中できて業務効率化が図れたり、移動時間が無くなるため、時間を仕事にもプライベートにも有効活用させることができます。

【会社側・管理者側】テレワーク導入によるデメリット・必要な整備

テレワークや在宅勤務下においても、企業側は労働基準法に基づいて従業員の労働条件や労働環境、福利厚生に関する規定や規則の整備や管理が求められます。これまでのオフィスに出勤する形の働き方とは、労働形態が大きく異なってくるため、特に導入当初は労務管理担当者が抱える課題は決して少なくありません。

PCの盗難やウイルスによる情報漏洩対策

テレワークを導入する企業の多くは、PCによる作業が大半を占めているのではないでしょうか。そのため情報漏洩のリスクが非常に高く、気づかないうちに機密情報が外部に知られてしまった、なんてことも。情報漏洩は会社にとって大きなダメージとなりますので、徹底した対策を講じる必要があります。

 

PCを持ち出したら出先で盗難されてしまった、ウイルスに感染してしまったなど、情報漏洩のリスクは常につきまといます。カフェや図書館などの公共Wi-Fiを使用して作業を行うケースでは、情報漏洩のリスクが一気に高まるといえます。

 

会社のPCは外へ持ち出さない、公共Wi-Fiは使用しないといったルールを定めたり、セキュリティ対策ソフトの導入を行ったりして、ウイルス感染による情報漏洩予防に努めましょう。

ネットワークの整備

VPNやUTMを利用したセキュリティを構築することが必要です。VPNとは通信経路の暗号化によって情報を保護し、第三者の侵入を防ぐネットワークを構築する技術のことです。個人のPCに対しても、会社にあるPCと同レベルのセキュリティ対策が可能です。UTMとはウイルスやハッキング、サイバー攻撃から保護するハードウェアのことです。日々進化する脅威に対抗するための情報を更新しているため、VPNと同様に導入をおすすめします。

情報管理における社員教育が必要になる場合がある

いくらセキュリティ対策を行っていても従業員への教育が不十分では意味がなくなってしまいます。従業員一人ひとりのセキュリティに対する意識を高めることは、情報漏洩やウイルス感染を防ぐ何よりの対策だといえます。「フリーWi-Fiは使用しない」「セキュリティソフトを必ず入れる」など、注意喚起をしたり、定期的な教育の場を持ちたいところです。

社員同士のコミュニケーションが難しくなる

社内で打ち合わせをしながら進めていた業務が、テレワークでは自宅でそれぞれが進めていくスタイルに変化していきます。黙々と作業できるという点では効率的であるかのように感じられますが、対面のコミュニケーションや複数人での雑談は大切な組織の潤滑油です。

 

在宅勤務だからこそ、情報共有を主体としたオンライン会議を定期的に開催することで、社員間のコミュニケーションを円滑にすることができます。仕事の話はどうしても堅苦しくなってしまうため、時には雑談のためのオンライン会話の場を設けてみたり、限定的な出社日を設定するのもおすすめです。

就業規則の修正を行う必要がある

テレワーク導入によって、従来の就業規則では対応ができなかったり人事評価が難しかったりするケースが多くあります。働き方が変わると同時に、就業規則の見直しや新たなルール制定などを行う必要があります。

テレワークに合った評価制度に見直しが必要な場合も

テレワークでは直接顔を合わせる機会が減ることから、人事評価が難しくなります。そのため、これまでと同様の評価方法ではうまく対応できず、従業員から不満が出てしまうことがあります。作業スピードや仕事の成果物を評価対象に加えるなど、テレワークに合った評価制度を取り入れましょう。どうしてもアウトプットされたものしか見づらくなってしまう側面がありますが、そういった状況が会社としての文化に沿うのかどうか、といった点は十分に考慮する必要がありそうです。

勤務時間管理が難しくなる

労働基準関係法令に違反しないように注意を払い適切に従業員の労働環境や労働時間を把握するためには、労務管理に特化して開発されたシステムやアプリケーションを導入し正確な労務時間管理や労務データ管理に掛かる工数を軽減する事が重要です。労務時間を把握するための主な方法としては、

  • タイムカード、ICカードを利用した客観的な記録
  • 直属の上司などのマネジメント側による現任

といった方法が一般的に知られていますが、在宅勤務では上司による現任ができなくなります。

 

そのため、そうした場合は企業が設けた自己申告制の運用ガイドラインに沿って従業員が上司に対して労働時間の自己申告を行う場合があります。そして企業側は申請された労働時間に対して従業員のパソコン使用時間などと照らし合わせ、齟齬が生じていないかの確認を行う事が大切です。

 

また、テレワークに切り替わったことで、いつでも仕事ができる環境になったといえます。そのため、気づかないうちに長時間勤務になってしまっていたり、うまくリフレッシュできずにストレスを抱えてしまったりするケースがあります。決まった時間に出社・退社する必要がなくなるため、労働時間に関する規定が緩くなり長時間労働につながってしまう可能性があります。

そういった声が社内から多く上がる場合、勤務時間管理ツールの導入は管理側と従業員側の双方のメリットがあるでしょう。一見、監視ツールのように捉えられて敬遠されるケースもありますが、うまく使えばオン・オフの切替えのきっかけにすることも可能です。長時間勤務にならないような監視体制を取ることが従業員の過労防止になりますし長時間のPC作業は身体への負担が大きく、腰痛や肩こり、眼精疲労などの症状が発生しやすくなります。適宜休息を取ってストレッチや運動を行いましょう。また、いつでも仕事ができるからといって休まず作業を続けてしまうと、逆に作業効率を低下させてしまう原因につながります。きちんと休んで翌日の仕事のパフォーマンスを良いものにしましょう。

 

では次に、【従業員側】テレワーク導入によるデメリットの話に移る前に、会社側・管理者側が注視しなくてはいけない長時間労働について見ていきましょう。

 

労務管理で注意すべき「長時間労働対策」

テレワークや在宅勤務を行う事で業務の効率化や通勤時間削減によるワークライフバランスの向上が見込まれますが、その一方でマネジメント側の目が行き届かない環境で勤務を行うため、管理の程度が弱まり水面下で長時間労働を招く恐れもはらんでいます。

 

そこで、企業側は労働時間の管理に加えて長時間労働への対策を講じる必要があります。

①メール送付の抑制

まず推奨される事としてあげられるのがメール送付の抑制です。時間外や休日もしくは深夜に業務に関わる内容や報告に関するメールを部下や他社員に対して送付する事は、企業側から自粛を要請するべきでしょう。

②システムへのアクセス制限

オフィスから離れた場所で仕事を行う際には、社内システムに外部の端末からアクセスする方法をとる事が一般的です。そこでシステム管理権限者が深夜の時間帯や休日には社内システムへアクセスができないよう設定を行う事で、長時間労働を防止するのに役立ちます。

③労働者への注意喚起

在宅勤務環境におかれる事で長時間労働が生じる恐れがあると考えられる部署や従業員対して、予め注意喚起を行うことも大切です。部下を持つ社員は労働時間の記録に基づきそれぞれの部下に対して注意喚起を行う、勤怠管理システムを活用し対象社員に対して自動で労務時間超過アラートを自動で表示するといった方法が対策として有効です。

【従業員側】テレワーク導入によるデメリット

情報共有の頻度次第では作業効率を落としてしまうこともある

個人の裁量で進む仕事もあるかと思いますが、基本的にはチームで進める作業が大半なのではないでしょうか。作業を進める上では同じチームの社員間での情報共有が最も重要です。テレワークによって一人ひとりの作業ペースを把握しにくくなったことで、共有がスムーズに行かず効率が悪くなってしまう場合があります。

仕事環境を整える必要がある

自宅の仕事環境が整っていない状態で、突然在宅勤務命令が出てしまったという方もいるかと思います。ある程度の設備は会社から支給される場合もありますが、デスクや椅子などは自分で用意する必要が出てくるでしょう。現在は在宅勤務向けの商品が多数販売されていますので、住環境に合ったものを購入しましょう。

自己管理に工夫が必要になる

在宅勤務に切り替わりついつい夜更かししてしまったり、ダラダラと過ごしてしまったり。自宅には誘惑がたくさんあるため、モチベーションを保つのが難しいという方もいるのではないでしょうか。生活リズムを整え、当日終わらせるタスクを書き出すなどスケジュールをきちんと決めておくことで、作業効率を落とすことなく業務に取りかかれます。

プライベートが犠牲にならないよう注意が必要

自宅が職場になったことでいつでも作業ができる環境に変わり、いつの間にか長時間労働になってしまっていたという例は少なくありません。オンオフの切り替えがうまくできないという人は、マイルールを制定することをおすすめします。たとえば「休憩中はPCから離れる」「19時以降は作業をしない」など、メリハリある生活を心がけることで、作業効率が上がるなどの良い効果が期待できます。

テレワーク導入の流れ

テレワークを導入する場合、総務省がから出ている手順書では、以下のように記載されています。

 

1.導入の目的を明確化する

2.対象範囲の決定

3.現状把握

4.導入計画の策定

5.実施環境の整備

6.説明会の開催

7.実施開始

 

参考:総務省 情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書

(URL:https://www.soumu.go.jp/main_content/000668432.pdf

 

また、実施してからは、評価をして改善していく必要があります。

テレワークに必要なツール

テレワーク導入に必要なツールとしては、以下のようなものが挙げられます。

 

・ビデオ会議ツール

・セキュリティツール

・管理ツール

・チャットツール(コミュニケーションツール)

 

これ以外にもさまざまなツールは存在しますが、まずは最低限のこのようなツールを用意しておきましょう。

まとめ

テレワークを導入するには、さまざまなツールやルールが存在します。

テレワークをこれから導入しようと思っている方は、テレワーク導入におけるメリット・デメリットをしっかり把握したうえで、導入するべきか検討されると良いでしょう。

ルール作りをすることと、体制を整えることが大切です。

ハドラー