【セキュリティ対策も考慮】テレワークでの印刷方法はこの3つ

テレワーク用のプリンターがない…。テレワークが定着しつつある昨今、印刷に困っている方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。ペーパーレス化が進んでいるものの、確認のため印刷をしたい時や資料を紙で用意したい時がありますよね。今回は便利なコンビニ印刷を始めとして、テレワークに最適な印刷方法をご紹介。

テレワークでの印刷方法が気になっている方は、ぜひご確認ください。

 

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コンビニでの印刷

自宅の近くにあることが多いコンビニのマルチコピー機を、印刷に活用しようと考えている方も多くいらっしゃるでしょう。
ここでは、コンビニのマルチコピー機の実力や気をつける点をピックアップしていきます。

多機能かつ高性能なマルチコピー機

コンビニのマルチコピー機は、富士ゼロックス、シャープ等、各会社の実力をアピールする意味合いも兼ねており、最前線の技術が投入されています。

マルチコピー機でできることは以下の通りです。

• コピー、スキャン、FAX
• ネットワークプリント
• チケットの予約、発券
• 住民票取得などの行政サービス

平日仕事で忙しい方にとって、住民票の取得をコンビニでできるのは助かりますよね。

メモリーカードからの印刷も出来る

SDカードやUSBメモリがあれば、原本がなくてもプリントアウトすることができます。最近では原本のコピーよりも、PCなどの端末やUSB等の記録媒体からプリントアウトすることのほうが多いのではないでしょうか。コンビニのプリンターにもUSBメモリやSDカードは機器に専用の差込口がありますので、そちらに設置してデータからプリントアウトすることも可能です。ただし、基本的にExcelとWordはプリントアウトできませんので、注意が必要です。PDFとJPG等の画像データは対応していますのでご安心ください。

ネットワークプリントで事前にアップロードして印刷

コンビニのマルチコピー機にはネットワークプリント機能が搭載されており、テレワークにフル活用することができます。
各コンビニが用意しているクラウドへアクセスしデータをアップロードし、各店舗のマルチコピー機にてプリントアウトします。ある程度まとめてアップロードし、プリントアウトできるので時間効率に優れており、記録媒体を持ち歩く必要がないので、セキュリティ面でも安心です。
オフィスからアップロードしたものをマルチコピー機でプリントアウトすることもでき、外回りの営業でも活用することができます。

 

セブンイレブンのネットプリント
ファミマ・ローソン共通のネットプリント

 

コワーキングスペースやシェアオフィスを活用

コワーキングスペースやシェアオフィスは、テレワークとの親和性がとても高いので上手に活用したいところです。

テレワークに最適な環境

コワーキングスペースやシェアオフィスは、高性能な大型複合機を設置していることが多く、印刷やスキャン、プリントアウトなどさまさまな用途に活用できます。
料金はコンビニと同じく都度課金としているケースが多いです。
また、コワーキングスペースやシェアオフィスは高機能な複合機とあわせて、良好な作業環境も確保されています。
集中して作業したい時など、積極的に利用するとより高い生産性を実現することができます。

印刷会社の店舗ををサテライトオフィス代わりに

キンコーズやアクセアなど、印刷を得意とする会社が運営するコワーキングスペースはセキュリティの配慮がなされているので安心して利用することができます。外部の複合機を使うことで懸念されるのは情報漏えいですが、印刷ログなどで管理することにより情報漏えいが発生してしまったあとの対処も可能です。
近くに印刷会社のサテライトオフィスがあれば積極的に活用しましょう。

格安プリンターの購入

今後もプリンターを使う機会がある方は、プリンターを購入してしまう方法もあります。
意外と安くてそれなりの性能のプリンターが売られていますので、チェックしてみてはいかがでしょうか。

安いものは4,000円台からある

現在、最安値のものだと4000円台から販売されており、中古でもいいのであればもっと安いものが売られているかもしれません。プライベートで活用したい場合はスキャンできるものを手に入れましょう。スキャン機能は紙をデジタル化できますので、自宅の紙削減に大いに活躍します。また、最近は印刷スピードも早いレーザープリンターもお手頃になってきています。

まとめ　テレワークでの印刷はセキュリテイを重視しましょう

テレワークでもっとも重要視するべきポイントはセキュリティです。情報漏えいの原因の大半は、人為的ミスによるものと言われています。注意することでほとんどの漏洩事故を防ぐことができるのです。
時代の変化にともない、テレワークは必須項目となりつつありますが、便利な半面セキュリティがおろそかにならないよう、充分に気をつける必要があります。組織的に大掛かりなテレワークを開始する時は、総務部や情報システム部にて、基本的なルールを策定するようにしましょう。