会議において、つきものなのが「議事録」です。議事録は単なるメモではなく、本来の意味と目的があります。会議で生まれた情報や結論を整理し記録することが大切で、議事録のクオリティによって大きな利益にも、損失に繋がる場合もあります。
今回は議事録の目的から良い例・悪い例、議事録を取るコツについて詳しく説明していきます。
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目次
議事録を書く意味
議事録を取る本来の目的とはどういったものなのでしょうか？議事録は、参加した全ての人へ会議内容の確認や、なされた発言や決定事項の再共有・備忘録として、そして不参加であった人へ向けて、どんなことが議論され、決定づけられたのかの情報共有、さらに、関連部署へは全ての会議内容を過不足なく伝えることが目的です。
どういった過程を経て最終決定がなされたのかを明確に伝えることで、その後の業務を効率よく進めることが可能になります。
良い議事録の特徴
良い議事録、とされるものには3つの特徴があります。
- 内容が明確であり、だれが見ても分かる
- 結論が明らかにされている
- 意思決定に至る経緯が分かりやすくまとまっている
このような議事録は、良い議事録と言えるでしょう。
では、どのようにすれば上記のような良い議事録を書くことができるのでしょうか。
議事録を書く上で最も意識しておくべきことは「その場にいなかった人へ向けてわかりやすく記載すること」です。これは、３つの特徴のうちの一つでもある「内容が明確であり、だれが見ても分かる」ということにつながります。
内容が明確であるためには、「会議の経緯は必ず時系列で書くこと」、「不要な発言は削除し、読みやすくわかりやすい文章に整えること」が大きなポイントです。また、「結論が明らかにされている」ことで、会議の目的も明確になります。シンプルな言葉をつかって、箇条書きで議題や決定事項を明確に記載することを意識しましょう。
さらに、「意思決定に至る経緯が分かりやすくまとまっている」ことで、参加者の意見の相違や決定までの流れなども把握することができます。誰の発言で参加者がどのような経緯で意思決定になったのかなどもシンプルに分かりやすくまとめておくようにしましょう。
悪い議事録の特徴
良い議事録に対して、悪い議事録の特徴もまた存在します。
- アジェンダが無い
- 情報がごちゃごちゃとしていて、整理されていない
- 論点が曖昧になっている
- 文章における主語を欠いていて伝わりづらい
このような議事録は、悪い議事録と言えるでしょう。
まず、「アジェンダが無い」ということは、読み手は「どんな議題をもとに会議をしたのか」が分かりません。会議資料で用いられたアジェンダをもとに必ず明記するようにしましょう。
また、誰が何を言ったのか、議題に対してどんな話がなされたのかなど、大切な情報が整理されていなければ、わかりやすい議事録にはなりません。さらに、議事録は、参加者の発言をダラダラと書き綴るものではありません。発言内容だけに特化してしまい、大切な論点が曖昧になってしまっては全く意味のない議事録になってしまいます。
議事録をスムーズに取るためのコツ
会議に出席する参加者は、それぞれが会議資料を見ながら議論を交わし、さまざまな議題を決定づけていくことになります。しかし、書記が書くボードの内容やプレゼン資料などは、一定時間が経過すると消されてしまったり、次のページに移動したりしてしまいます。
一方、議事録を作成する側としては、そうした発言者の言葉をとりまとめ、抜け漏れのないよう、わかりやすく情報を整理して時系列に情報をまとめ上げなければなりません。さらに、その場の雰囲気やニュアンスなどもシンプルに伝えなければならず、どんなにタイピングに自信のある人でも、PCに集中してしては、その場の雰囲気や言葉のニュアンスを聞き逃してしまい、良い議事録どころではなくなってしまいます。
誰にでもわかりやすく、読みやすい議事録を作成するためには、「その場をできるだけ具体的に記録しておくこと」が重要なポイントです。良い議事録を作るために、会議内容をしっかり記録しておけるツールを効果的に利用してみましょう。
議事録のコツ1：メモ帳を利用する
もっともオーソドックスな方法として「メモ帳」を利用してみましょう。メモ帳には、会議の模様全てを記載するのではなく、会議での決定事項や決定に伴う賛成意見、反対意見の有無やその理由、保留事項や各種報告事項など、本当に必要な要点のみをまとめて書きましょう。
自分だけがわかればよいので、丁寧に書く必要はありません、あくまでも議事録のためのメモ書き程度にしたためておきましょう。
議事録のコツ2：ボイスレコーダーを利用する
近年では、インタビューや会話の録音にボイスレコーダーが用いられています。小型で持ち運びも便利なので、会議に導入している企業も多いようです。議事録作成には、最適なツールですが油断は禁物。会議前には録音前の充電の確認は必ず行っておくこと。必要があれば、替えの電池を持っておけばなお安心です。また、電源がオンになっていることをしっかり確認し、会議の参加者へ録音していることも全員に告知することも忘れず行うようにしましょう。
議事録のコツ3：スマホカメラを利用する
ボードやプレゼン資料などは、いちいちメモを取るよりもカメラで撮影した方が断然効果的です。フラッシュが邪魔にならないよう、あとからデータを撮影させてもらうのも良いでしょう。
撮影した画像は必ずその場できちんと撮れているかどうかを確認しておきましょう。
議事録のコツ4：ビデオカメラを利用する
会議の模様をビデオカメラで撮影するのも良いでしょう。ただし、発言者が必要以上に緊張してしまったり、その場の雰囲気がいつもと違うようではあまり意味がありません。リラックスできるような固定カメラで参加者にプレッシャーをかけることのないように撮影することが大切です。
議事録のコツ5：アプリを利用する
スマホアプリの中には、録音した音声をそのまま文章化してくれるものがあります。音声がしっかりとれるのであれば、こうしたアプリを利用するのもおすすめ。ボイスレコーダーやビデオカメラなど専門機材がなくても効率的に会議の記録ができます。
ただし、事前にどんなふうに記録されるのかをテストしておくこと。本番になって失敗することのないようにしましょう。
議事録の分かりやすさ、読みやすさをUPさせるコツ
先述した「悪い議事録」を避け、「良い議事録」に近づけるにはいくつかのコツがあります。ここでは、代表的な5つのコツについて紹介していきます。
読みやすさUPのコツ1：フォーマットを統一して書く
議事録を作成する為のフォーマットは数多くの種類があり、場合によっては、前任者が作成していることもあります。ですが、毎回違ったフォーマットを用いると読み手が見づらいうえ、重要な項目を記載し漏れてしまう事も考えられます。誰が読んでも分かりやすい議事録を作成するためにも、前回と同様のフォーマット、あるいは社内で定められた形式を使用するように心がけましょう。
基本的に押さえておきたいポイントとしては、
- 会議名
- 会議の開催日時と終了日時
- 会議の開催場所
- 出席者の氏名（欠席者も記入しておく）
- 会議の議題
- 決定事項
- 連絡事項
- 全体の概要
- 次回の会議日程など
などがあります。
どんな会議でも最低限これだけは記載するようにしておきましょう。
読みやすさUPのコツ2：読み手が知りたい情報を考える
議事録を作成した場合、その読み手の大半は会議に不参加だった上司や同僚、クライアントであることがほとんどです。そこで大切となるのが「読み手は何を知りたがっているのか」という視点です。読み手が知るべき内容を簡潔かつ的確にまとめ、明確な内容づくりを心掛けることで分かりやすい議事録づくりに繋がっていきます。
読みやすさUPのコツ3：「5W1H」「PREP法」を意識して論理的に書く
ビジネス文書を作成する時、情報を整理した後に必要となる作業が情報を分かりやすくまとめることです。情報をまとめるコツはいくつかありますが、その中でも代表的な2つの方法を紹介します。
「5W1H」とは
まず有名な方法のひとつが「5W1H」です。
5W1Hとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」という6つの要素からなる基本のフレームワークです。
議事録だけでなく、他のビジネス文書を作成する際にも、このフレームワークを応用する事ができます。議事録を作成する上で大切なことは決議した内容を記載するだけでなく、次回以降の会議に持ち越す情報や期限までに決議する議題がある場合も5W1Hを意識して作成する事です。
会議に欠席していた人にも内容を正しく伝えるためにも、積極的に5W1Hを用いて周知を促していきましょう。
「PREP法」とは
もうひとつ代表的な手法が「PREP法」です。
PREPの意味は「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（まとめ）」です。議事録以外の社内メールやチャットなどでも、ビジネスの場において目的を先に述べることはとても大切です。タスクを多く抱えた人が目を通す場合にも、結論がはじめに示されていることでより素早く的確に内容を把握する事が可能になります。
読みやすさUPのコツ4：24時間以内に送付
分かりやすい議事録を書くコツとはすこし異なったポイントになりますが、「24時間以内に送付」することは議事録を発信する立場に立った時に必要な配慮のひとつです。
会社によっては「会議終了後2時間以内」などと定めている場合もありますが、基本的に議事録の発信は24時間以内といわれているのが一般的です。議事録の作成に1日以上掛けてしまうことは、会議参加者・欠席者問わず迷惑を掛けてしまうことも考えられます。
会議終了後からじっくり作成を行うのではなく、会議開始前に記載可能な情報（会場、開催時間、参加メンバーなど）はあらかじめ埋めておくことで作成効率を上げることができます。
読みやすさUPのコツ5：「だ・である」調に統一する。
意外と気付きにくい点ではありますが、文末を「だ・である」調に統一することも読みやすい議事録づくりのコツといえます。議事録に限らず、文章作成において文末が統一されていないものはなかなか内容が入ってきづらく、読み手に読みにくい印象を与えます。
しかし、丁寧な言葉遣いにしようという意識が先行するあまり、読みにくくなってしまうのが良く見られるケースもあります。議事録において最優先されるのは、正しい情報と伝わりやすさです。無駄な敬語表現を省きよりシンプルな文章表現にすることで、会議の過程や決議内容にフォーカスされた読みやすい議事録になります。
まとめ
つい難しそうなイメージを覚えがちな議事録作成ですが、先述してきたコツやポイントを押さえれば確実に伝わりやすい議事録を作成することができます。苦手意識を持たずに議事録を作成することは、ビジネス文書作成のスキル向上にも役立ちます。先述してきた議事録作成に必要とされるスキルは、将来的にその全てが自身のキャリアアップへ繋がることも十分考えられます。
今後会議が開催される際は、ぜひ自ら立候補して議事録作成積極的に取り組んでみましょう！