「議事録とは?」意味と目的から改めて理解しよう!

議事録

ハドラー

ビジネスで何気なく作成される議事録。皆さんはその意味と目的を、しっかりと理解できているでしょうか?国内外を問わずあらゆるビジネスシーンで必要となる議事録作成は、ビジネスパーソンとして確実に必要なスキルです。

 

「議事録なんて作れて当たり前」と考えている方も、もしかすると本来の意味と目的を理解できていない可能性は否定できません。議事録作成スキル一つとっても一目置かれる存在になるためにも、この機会に議事録の基礎を整理しておきましょう。

 

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「議事録」その意味とは

「議事録」はそもそもどんな意味を持つのでしょう。広辞苑では議事録を「会議の議事の主要事項・討議の状況を記録したもの」と説明し、「会議録」とも呼びます。会議では一つまたは複数の議題に沿って議論が行われ、何らかの結論を導き出します。その全容をテキストやグラフィックとしてまとめたものが、議事録です。

 

会議の内容を誰もが同じように記憶していれば議事録は不要なのですが、ビジネスでは日々多様なプロセスに関わり、イレギュラーも発生します。その中で一つ一つの会議内容を覚えておくことなど、到底不可能です。だからこそ議事録として会議内容を残し、関係者全員が共通認識の下で議論したことや、最終的に決定したことを共有しなければなりません。

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なぜ議事録が必要なのか?議事録の目的とは

議事録の目的を「後から、言った言わないの水掛け論を防ぐため」と捉えている方が多いかもしれませんが、本来の目的は前述のように「関係者全員が共通認識の下で情報を共有すること」です。しかし、もっと重要な目的はプロジェクトや課題解決を円滑に、効率的に推進するためです。

 

企業の経営層においては、取締役会を開催した際に議事録を作成する義務があります。コンプライアンス(法令遵守)の観点から、組織が正式な意思決定を下したことを示す重要な証拠であるため、議事録の作成と保管が義務なのです。取締役会議事録は、文字通り取締役会における議事の経過、結果、決議事項などがまとめられた議事録で、取締役の名前と発言、発言に対する意見の要約が記載されます。取締役会の議事録は、会社法によってその形式が規定されていて、書面もしくは電磁的記録をもって作成されなければなりません。

つまり議事録は取締役会においては、法的な効力を持つものとなります。法的な効力を持つ議事録という意味では、法人設立時の創立総会議事録があります。この議事録は、会社登記を行う際に添付資料として提出するほか、利害関係者とのトラブルを防止する際に利用されます。正しい用語、書式で書かなくてはなりません。

日常のビジネスに当てはめてみても、コンプライアンス的に議事録は正確に作り、保管していかなければならない情報です。

良い記事録と悪い記事録の違い

せっかく書いた議事録も、ただ単に文章を連ねているだけであったり、重要な部分が抜け落ちていたりすれば途端に価値を失います。以下で、良い議事録に必要な要素と悪い議事録にありがちな要素を簡潔にまとめました。

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良い議事録とは

必要な情報を客観的に伝えるための議事録に「良い議事録」もないわけですが、網羅すべき情報にプラスして、人に伝わりやすい工夫をするとぐっと良くなります。議事録は小説などの物語とは違い、読む人それぞれが意味を感じ取り、味わうものではありません。誰が読んでも同じ解釈、同じ結論でなくてはならない点は覚えておくべきです。

悪い議事録とは

悪い議事録にはたいてい以下の要素が含まれてます。

  • 意味が伝わらない
  • ロジカルではない
  • 論点があいまい
  • 発言者が誰かわからない、主語がない

議事録作成者の準備不足、理解不足が原因で情報整理ができていないと会議に参加していないほかの人が見た時、意味が伝わりません。また発言されたことをそのままだらだらと書き連ねている場合も、論点がわかりにくく読む気が失せてしまいます。
漠然とした内容ではなく、論点、要点をしっかりまとめなければ議事録の用をなしません。

議事録の具体的な作成目的とは?

では議事録はなぜ作成する必要があるのか、その目的についてみていきましょう。

正確に情報を伝達するため

会議の関係者が多い場合は、全員の参加者が決定事項などを把握できていない場合があります。また、急に都合ができて欠席する人もいるため、会議終了後でも正確に内容や決定事項を周知する手段が必要です。

口頭では伝え漏れや誤った情報を伝えてしまう可能性があるため、議事録を作成することでそれらの問題を防ぐことができます。

責任の所在を明確にするため

会議で話し合った決定事項については、責任の所在を明確にしておかないと後々大きなトラブルに発展します。誰がどのような決定事項を、いつまでに行うのかなどが正確に把握されないと、決定事項が他人任せになってしまうからです。

担当者が誰か分からない、いつまでに業務を完了すればいいのか分からない状況にならないためにも、議事録をしっかりと作成しておく必要があります。

議事録に記載すべき事項

では、議事録を実際に作成する際はどういった事項を記載すべきなのか。

  • 会議の表題
  • 日時
  • 開催場所
  • 出席者名(役職順)
  • 当初の議題
  • 決定事項
  • 決定の経緯
  • 次のアクション(5W1H)※
  • 新しい議題
  • その他特筆すべき事項
  • 次回会議の開催予定

※Why(背景)、What(内容)、Who(体制)、When(期日)、Where(場所)、How(方法)

 

おおよそ上記の事項を記載すれば、議事録は作成できます。しかし、ただ上記の内容を押さえるだけでは、優れた議事録とはいえません。5W1Hは最低限の骨組みとして捉え、読み手にとって必要な情報を加えていく必要があります。また、決定事項だけでなく補足メモや、会議内で使用した資料の保管場所やURLなどの情報も共有しておくと、より優れた議事録になり、必要に応じて関係者各人の発言をまとめるなどして、後々のトラブルを防ぎます。

目的を果たすための議事録作りのポイント

たかが議事録、されど議事録。ビジネスの世界でどんなに細かい作業でも、上司や関係者に「おっ!」と思わせられれば自身の株は上がりますし、評価もされます。そこで、ここでは議事録作りのポイントをご紹介します。

ポイント1. 事前準備を徹底する

議事録は会議後に作成するという固定概念を持っていないでしょうか?議事録は情報のかたまりであり、情報は鮮度が命です。会議後に素早く議事録を作成するにはそれ相応の準備が必要になります。前述した議事録の記載事項は会議前に全てワード等でまとめておいたり、エクセルなどでフォーマットを作る場合、PDF化して共有・印刷が可能なツールを使うと便利です。外部で編集する予定がある場合はデバイスが違っても利用できるよう、ブラウザ上で編集できるスプレッドシートなどを使うと良いでしょう。会議開催時にはすぐに記録に取り掛かれるようにします

 

ポイント2. 会議内容を録音しておく

会議中にワード等で記録したテキストだけでは情報が不足する場合があります。備えとして会議内容を録音しておき、会議後も振り返れるようにしておきましょう。より正確な情報を議事録として残せることで、関係者全員の生産性に大きく貢献します。

 

ただし、取引先との打合せの場合は不信感を与える場合もありますのでケース・バイ・ケースで。

ポイント3. 「だ・である調」でまとめる

目上の人に敬語を使うのは当然ですが、議事録まで同じようにまとめる必要はありません。役職等に関係なく全ての発言を「だ・である調」に変更したり、読み手のことを考えた議事録を目指しましょう。

ポイント4.見やすさ、分かりやすさも意識

議事録の中身も大事ですが、読みやすい体裁を整えることも重要です。議事録は主に文章で作成されるため、パット見た時の分かりやすさ、読みやすさが求められます。だらだらと長文にならないよう簡潔にまとめたり、結論は最初に書くなど読み手を意識した文章を工夫しましょう。

議事録作成での注意点

では議事録を作成する上での注意点についてみていきましょう。

決定事項は絶対に記載しよう

議事録でもっとも重視すべきなのは目的を押さえることと決定事項の記載です。5W1hに沿って、客観的に決まったことと次のタスクなどを整理して書いていきます。

慣れないうちは作成後に第3者に確認してもらう

議事録は会議の決定事項などを伝える重要な書類のため、作成後には自分以外の人にダブルチェックをしてもらうようにしましょう。できれば上司に確認してもらい、漏れや誤りがないかをチェックした上で周りに共有することが大切です。

効率よく作成し、すぐに共有する

そして議事録はできれば会議があったその日に配布するのがポイントです。もし自分だけのチェックで内容が不安なら、同僚や上司に確認してもらいフィードバックをもらうと安心です。添削してもらったらすぐに修正し、なるべくはやく提案しましょう。

 

良い議事録を作成することは大事ですが、時間を掛けすぎるのはよくありません。時間を置いてしまうと会議内容の記憶も薄れますし、業務に支障をきたす可能性があります。議事録はツールなどを使用し効率的に作成することで、会議当日もしくは24時間以内には提出できるように心掛けましょう。

議事録作成におすすめツール

では、議事録を効率的に作成できるおすすめツールを紹介します。

Huddler

Huddler(ハドラー)は複数で行う業務の効率化を目的に作成されたツールです。機能としては議事録、ファイル共有、wiki、タスク管理などがあります。議事録の機能では効率的に議事録を取るための工夫が施されています。議事録をメールで共有したり、議事録を取りながら参加者へタスクを振ることも可能です。観覧履歴も残りますし、社外のゲストと共有することも可能です。

NotePM

NotePMはウィキペディアのように社員が様々な情報を書き込み、編集・検索・閲覧が可能なツールです。高機能エディタやテンプレートがあり、簡単に文書作成ができるため、議事録作成におすすめです。

社員は今まで蓄積された議事録に簡単にアクセスし、閲覧することが可能。特定のメンバーだけに閲覧権限を与えたり、ページを閲覧した人が把握できるなど、社内情報共有がスムーズにできます。

AI GIJIROKU

AI GIJIROKUはAIが自動で参加者を判別し、自動で録音・文字起こし・修正・翻訳を行う議事録サービスです。議事録をリアルタイムでテキスト化し、30カ国の外国語もリアルタイムで翻訳します。

そのため急に会議の議事録係に任命されても、ログインしてすぐに記録を始めることができます。AI搭載により使用する度に精度があがるため、効率的に議事録を作成できるツールです。

議事録作りを見つめ直そう

厳しい上司から、「何でこんなものも作れないんだ!」と叱責された経験がある方も多いでしょう。悔しい思いをすると同時に、それは自身の責任でもあります。しかし「議事録一つでもビジネスには重要なんだ」と認識を改めれば、作り方が変わるはずです。今まで議事録作りが苦手だったという方は、ぜひこの機会に現在の議事録作りを見つめ直してみてください。「良い議事録だな」と、そんな言葉をもらえれば誰だって嬉しく感じ、ビジネスへのモチベーションもアップするはずです。それは自分自身がビジネスを楽しみ、充実した日々を送るための糧になることでしょう。

ハドラー