昨今、新型コロナウイルス感染拡大の影響や政府による「働き方改革」の推進を受けて、急速にテレワークを導入する企業が増えています。テレワークでは、オフィスに毎日出勤することを必要とせず、場所や時間を問わずより柔軟に働くことができるようになりますが、このような新しい働き方の形では、当然ながら従来とは全く違ったスキルが求められるようになります。
今回は、テレワークを用いた働き方で求められるスキル、またそれに伴って気をつけたいポイントについて詳しく紹介していきます。
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目次
テレワークとは？
テレワークは、一つの場所にこだわらず、自由な場所で仕事ができる働き方のことをいいます。「在宅勤務」と混同されがちですが、在宅勤務が自宅で行う仕事を指すのに対し、テレワークはカフェやシェアオフィスなど、好きな場所で仕事を行います。テレワークでは、内勤・外勤業務を含め、ほとんとがインターネット環境をメインとして遠隔で作業を行うことになります。
テレワークは通勤や出社を必要としないため、コロナ禍での外出自粛に最適な働き方として急速に広まりを見せるようになりました。近年の働き方改革によって、今後ますますテレワークを導入する企業は増えていくことでしょう。
テレワークとリモートワーク
また、似た意味を持つ言葉に「リモートワーク 」があります。テレワークは「情報通信技術（ICT：Information and Communication Technology）を活用した、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と厚生労働省で定義づけされています。それに対し、リモートワークは明確な定義がなく、Remote（遠隔）とWork（働く）を組み合わせた造語とし、主にIT企業やベンチャー企業を中心に使われ始め、浸透しました。
似た意味を持っている言葉ではありますが今回の記事ではテレワークに統一して記載します。
テレワークが抱える不安材料
時間や場所にとらわれず働くことができるテレワークは、自由度の高いイメージが強いのではないでしょうか。実際テレワークでは、交通費が掛からず、移動に伴う時間も必要がないため、経費節減や時間の有効活用にも大変効果的です。
しかし、光熱費の問題や業務環境など、会社に出社して行う業務とは大きく異なることもあり、テレワークならではの不安や懸念材料はまだまだ多くあります。ここでは、テレワークが抱える不安材料について詳しくてみてみることにしましょう。
テレワークを行うための環境
テレワークを行う上での最大の不安材料は「テレワークに必要な機器は揃っているか」という点でしょう。業種や職種によって仕事を行うのに必要な機材は異なりますし、部署によってもPCだけがあれば良いというわけには行かないこともあります。
また、上司やプロジェクトチーム、取引先との業務上のやりとりは、すべてオンラインを通して行うことになるため、自宅のインターネット環境が整っているかどうかがポイントになります。もし、インターネットをつなげていなければ、会社からwifiを貸し出してもらうなどの対策が必要になります。
自由な働き方ができる反面、テレワークはプライベートとビジネスの切り替えが難しいとも言われています。仕事を遂行するにあたり、集中できる環境を整えることができるかどうかも大きなポイントとなります。
勤怠管理
先述の通り、テレワークはプライベートとビジネスの切り替えが難しいという一面があります。中でも、勤怠管理は会社のシステムが構築されていなければ、全て自己申告となるため、社員と会社との信頼関係がとても重要になります。
テレワーク中を利用して仕事をサボるという人はあまりいないかもしれませんが、「そう思われたらどうしよう」と感じてしまう人は少なくありません。また、定時を過ぎているのについ残業してしまったなどの場合、残業申請ができないままになってしまうことも多いようです。
テレワークの勤怠管理では、日報や週報などを利用して定期的な業務報告などを義務づけ、勤怠管理と結びつける必要があります。
コミュニケーション不足
テレワークでは、一日中家にこもって仕事をするという人も少なくありません。そのため、会社に出勤しているような何気ない同僚との会話や上司とのやりとりなどがなくなり、孤独感に陥ってしまうことがあります。
また、コミュニケーションの不足による情報共有の不足は、業務に深刻な影響を及ぼす可能性もあります。インターネット環境とデバイスがあれば、電話を利用したり、チャットアプリをつかってリアルタイムでやりとりをしたりすることができます。また、メール、ビデオ会議などスマホやPCで利用できるアプリツールを利用して、こまめなコミュニケーションを図るようにすることが大切です。
体調管理
テレワークでは、業務に集中するあまり、ずっと同じ体制でPCに向かってしまったり、休憩を取らずに業務を優先してしまったりすることもあるのではないでしょうか。
長時間同じ姿勢のままでいると、肩や腰の痛みを引き起こしやすくなってしまいます。また、座ったままの姿勢はエコノミー症候群となってしまう可能性が高いので、定期的にストレッチや体を動かす用にすることが大切です。また、身体的な面のほかにも、上記にあるようなコミュニケーション不足から感じてしまう孤独感や不安感が引き金となって鬱を発症してしまう人もいるようです。、周りとの関係性の構築が大切です。
テレワークに向いている人とは
テレワーク向きの人とは一体どんな人なのでしょうか。もし仮にその特徴や条件に当てはまらなったとしても、これから知っておくことでより「テレワーカー向きの人物」に近づくことができます。では、実際にどういったスキルや特性が求められているのか、その特徴を具体的に記していきます。
テレワークにおいて求められるスキル
テレワークにおいて求められるスキルは以下の通りです。
- 自己管理能力
- コミュニケーション能力
- セキュリティ意識
- 社会人としての素養
- 最新のテクノロジーへ興味を持つこと
ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
自己管理能力
まず一つ目に必要なのは、「自己管理能力」です。
おそらくテレワークを日々の業務に導入して一番初めにぶつかる壁がここではないでしょうか。企業にもよりますがテレワークの導入がある程度進むと、業務開始時間や終了時間を自分で設定できるようになったり、働く場所とプライベートの場所が同じになりますので、多くの人はそのオンオフの切り替えに悩まされます。
逆に、今まで仕事におけるオンオフの切り替えがきっちりしていた人も、その柔軟すぎる感覚が不慣れで戸惑ってしまう場合もあります。緊急性の高い仕事、今週に終わらせるべき仕事、今月に終わらせるべき仕事と優先順位を明確にし、自分のペースを守ってきちんと遂行できる人がテレワーク向きといえます。
コミュニケーション能力
普段の働き方でもコミュニケーション能力自体は求められるスキルのひとつですが、テレワーク時代においてはより一層求められるスキルになります。コミュニケーションの中でも特に、「自分の考えを分かりやすく言語化する」コミュニケーション能力が必要になってきます。それというのも、テレワーク環境下に置いて社内の人やクライアントと直接対面する事はほとんどありません。
その代わりに、互いのコミュニケーションツールとして用いられるのはメールやオンライン型のチャットツールを使う形になります。対面のコミュニケーションにおける身振り手振りやその場の雰囲気でどうにかなっていたことも、文字のみに頼るツール内ではそうはいきません。
それと同時に文字のみを用いたコミュニケーションでは、誤解や齟齬が生まれやすいのも確かです。テレワークにおける互いのすれ違いやトラブルを未然に防ぐ為にも、自分の考えを正確に伝える論理的な文章力が必要とされます。
セキュリティ意識
テレワークによって、日々の業務はオフィスの外で行う形になり、そこで新たに必要になってくるのがこの「セキュリティ意識」です。オフィス内で働く場合は、多くの企業が社内で扱うデータやPC本体へのセキュリティ対策を企業側ですべて行っています。テレワーク業務では情報漏洩や従業員が使用する端末のウイルス感染などのリスクが高まりますので、当然それにより企業側のセキュリティ対策のアップデートが必要になります。そして同時に、従業員側もまたセキュリティ意識を高めることが求められます。
セキュリティ対策ソフト導入とともに従業員本人の「自衛する精神」が伴う事で、セキュリティ関連のトラブルが発生するリスクを大幅に減らすことができるのです。
社会人としての素養
テレワークを用いた就業形態において、多くの企業はそれぞれ独自の勤務規定を設けているのがほとんどです。働き方が変わったからといって、日々の報告や上司への連絡をルーズにしてしまう、といったことは当然ながら社会人としてあってはいけません。会社に設けられている規則やルールをきちんと守ること自体も、見逃されがちですが大切な求められるスキルといえるでしょう。
最新のテクノロジーへ興味を持つこと
見落とされがちなのが、「最新のテクノロジーに対して興味を持つこと」です。
新しい働き方であるテレワークにおいて、重要になってくるのがツールを理解し最大限に使いこなせるスキルです。クラウドサービスやオンラインチャットツール、タスク管理ツールなどのテレワークに適したツールが日々次々とアップデートされています。こうした最新のテクノロジーやツールに対して常にアンテナを張り、業務の効率化に努めている人こそテレワーク化において求められている人材といえるでしょう。
テレワークにおいて気をつけたいポイントとは
テレワークが普及する中で求められるのは能力的な側面だけではありません。オンライン上でより円滑にコミュニケーションを図るためにも、テレワーク特有の配慮が必要になります。
「画面の向こう側」への心遣い
オンラインミーティングを介したコミュニケーションでは、相手の顔が見えない場合ももちろんあります。そうした中で必要なのが「画面の向こう側への心遣い」です。一方的な発言になっていないか、相手の発言を正しく受け取れているのか、そして相手の発言に対して反応ができているか、常に意識するように心がけましょう。
自分が抱えているタスクの「見える化」
テレワーク導入してすぐの段階にありがちな状況として、管理職側が部下の業務内容やタスク達成状況を把握できておらず「ちゃんと仕事しているのか？」と不安になるケースです。
そこで必要とされるのが、自分のタスクを明確にしておくことです。ひとつひとつのタスクの期限、進捗状況、優先順位を常にチーム内でオープンにしておくことで上司の安心材料となり、テレワーク環境下においてもよりスムーズに業務を進めることができます。
テレワークの今後
コロナ禍の影響もあって急速に拡大を遂げたテレワークは、「新しい働き方」として今後ますますその需要は拡大していくことでしょう。これは、時間や場所にとらわれない自由な働き方としてはもちろん、育児中でも仕事と両立ができる環境づくりの一環として社会的な取り組みがなされていくことが背景にあるためです。
また、場所が限定されない分、首都圏への人口集中を緩和し、地方へ本社を構える企業が増えて来れば、転勤などによる人事異動もなくなります。今後は、自宅やカフェにとどまらず、シェアオフィスやサテライトオフィスなどがより身近になり、仕事環境が整った中でのテレワークが拡大していくことでしょう。
まとめ
ここまで、テレワークにおいて必要とされるスキルや配慮について説明してきました。今までと全く違った新しい働き方には、それに伴った「意識のアップデート」が重要となってきます。テレワーク時代に求められる人材になるためにも、是非今回紹介した内容を日々意識してみましょう。
テレワークにおすすめのツール
テレワークの状況下では「画面の向こう側への気遣い」や「自分の抱えているタスクの見える化」などが必要なことがわかりました。対面で働くことを前提とした仕組みからテレワークなどの新しい働き方に対応した仕組みへの変革が求められています。離れた場所でもチームのタスクや様々な情報を一元管理し、見える化するためには「Huddler（ハドラー）」がおすすめです。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。