その議事録、凝りすぎていませんか?業務効率が上がる議事録の作り方

#会議の効率化議事録

ハドラー

ビジネスで会議を開かないことはありません。多ければ1日に数回、少なくても週に1回は開催します。その目的は「組織的な意思決定」を行うことであり、議題に沿って議論して、一つの結論を導き出します。そしてまた会議を開き、ビジネス上のあらゆる事項を決定していくのです。

 

日常的に開催する会議だからこそ、効率化の余地は多分に含まれています。1日一回開催する会議を、5分短縮するだけでも1週間で25分、1ヶ月で100分の効率化になります。会議参加者が10人だとすると、1,000分(約17時間)分の効率化です。

 

本記事では、多くの企業が「凝りすぎている」議事録作成に苦言を呈し、業務効率とコミュニケーションが促進する議事録の作り方をご紹介します。

 

【こちらの記事もオススメ】

分かりやすい議事録を書こう!伝わる議事録のまとめ方

議事録はどう書く!? 人に伝わりやすい議事録の作り方

議事録を自動作成して効率化する方法

 

その議事録、凝りすぎていませんか?

様々なビジネスシーンの中で開催されるあらゆる会議で、それぞれに議事録が作成されます。その中でデザイン等に凝りすぎている議事録を見かけることも少なくありません。しかし、デザインや誤字脱字のなさにこだわった議事録に何の意味があるでしょうか?ここで議事録の意義を再確認していきましょう。

企業のためのオールインワン情報マネジメントツール Huddler
議事録やタスク、チームのナレッジなどあらゆる情報を一元管理
無料で始める →

議事録作りは、牛丼作り

牛丼

牛丼と聞くと「うまい、安い、早い」の文言が頭にパッと浮かぶ方も多いでしょう。吉野家が初めて提唱したフレーズですが、今では牛丼の代名詞にもなっています。議事録作りもまさにこれ。「うまい、安い、早い」を徹底することが、より効率的な業務やコミュニケーションを生み出します。

 

ビジネスでは成果物の目標をQ(品質)・C(コスト)・D(納期)の3視点で定めるケースが多くあります。いずれか一つの数値が高いのではなく、QCDのバランスが取れてこその目標達成です。議事録で言うなれば、「素早く作成し、それによってコストが抑えられ、品質もそこそこある」というのが理想のQCDです。つまりは「うまい、安い、早い」こそ、議事録作りで意識すべきポイントと言えるでしょう。

 

牛丼は、牛肉と玉ねぎ、その他調味料を一緒に煮込むだけの大雑把な料理です。しかし美味い。さらにQCDのバランスが取れているからこそ、ビジネスパーソンにとっての日常食へと成長しました。議事録もある程度大雑把でも、会議の大筋と意思決定が明確に記されていれば、早くて安い方が圧倒的に優れた議事録となります。

企業のためのオールインワン情報マネジメントツール Huddler
議事録やタスク、チームのナレッジなどあらゆる情報を一元管理
無料で始める →

議事録を素早くそつなく作るコツ

「議事録は会議開催後に作るのだから、ある程度時間がかかって当然」と考えていませんか?いいえ、違います。議事録は会議開催前から作成でき、それこそが議事録を素早く、そつなく作るためのコツです。これは一体どういうことか。

 

会議を開くにあたり、「さぁ、何を話し合うか決めましょうか?」と議題提起から始める会議は稀中の稀です。会議のための会議なんて無駄以外の何物でもありません。現状そうした会議を開催しているという場合は、即刻見直すことをお勧めします。

 

ほとんどの会議は開催前に議題が決まっているので、議事録フォーマットをその議題に沿って作成しておきます。更に、議題ごとに誰が発言するのかも大方決まっているのが会議というもの。場合によっては、「あの人は、この議題に対してこんな発言をするだろう」と予測が立てられる場合もあります。

このように、会議開催前にちょっとした時間をかけて議事録の枠を作成しておけば、会議中にメモを取る工程が圧倒的に少なくなりますし、会議終了後にはほとんど議事録作成が終わっている状態にもなります。

 

会議というのは、議事録作成者も含めて次のアクションを設定するための重要な時間です。なので、議事録の枠は開催前に作っておくという意識を持って取り組むと、素早く、そしてそつなく作ることができます。

議事録の記載事項は全て箇所書きでOK

ここまでの内容を踏まえて、更なる議事録作成スピードアップを狙うならば、議事録に記載する内容は全て箇所書きで全く問題ありません。議題・課題・決定事項・次のアクション、あるいは誰かの重要発言も全てです。

 

凝りすぎて業務効率化やコミュニケーションを阻害している議事録の中には、口語体で書かれているものを多く見かけます。議事録の中で、関係者それぞれのキャラクターを表現する必要は当然ありませんね。議事録は小説ではないのですから、箇所書きでOKなのです。

「議事録」作りから、デキるビジネスパーソンを始めよう

ビジネスマン

今まで議事録作りに凝りすぎていた自分がいるのならば、ここでさよならをしましょう。「自分はなんてイケてないことをしていたんだ…」と1分ほど反省したら、スパッと前を向いて次の議事録から「うまい、安い、早い」を心掛けるのです。どんなに細かい作業であっても、QCDのバランスを重視して成果物を仕上げる人こそデキるビジネスパーソンです。最後に、少々辛辣な表現があったことをお詫びします。しかしそれも、皆さんのビジネスがより良いものになればと思うからこそ。本記事でご紹介した議事録の作り方を、ぜひ意識してみてください。

ハドラー