会議の議事録作成、どうしてますか？会議中は議論に集中しなければいけませんし、議事録作成まで手が回らず、終了後に時間をかけて作成している方は多いかと思います。しかし議事録作成が本業ではないはず。できれば効率化して、議事録はササッと作ってしまいたいものです。
本記事では、議事録作成をサポートする「自動文字起こし」のやり方をご紹介します。今回はMacユーザー向けになるので、ぜひ参考にしてください。
目次
Pagesの音声入力機能を使用する
Macに搭載されているドキュメント作成ツールPagesには音声入力機能が備わっています。これを利用すれば、会議中の自動文字起こしも可能。早速やり方をレクチャーします。
Pagesで新しいページを開いたら、「編集」タブをクリックします。
表示されたリストから「音声入力を開始」を選択します。あるいはControlボタンを2回続けて押下すると音声入力が開始されます。
Pagesにマイクアイコンが表示され、音声入力機能が即座にスタートします。音声入力を起動したMacを会議室のど真ん中に設置すれば、会話内容を自動で記録してくれます。ただし、端末内臓のマイクでは入力精度が低くなるので、できれば専用マイクを接続してから文字起こしをしましょう。
文字起こしの精度を更に高くする方法
上記のやり方で文字起こしを自動化した場合、音声が聞き取りにくく正確に文字起こしされないケースが多々あります。そこで、次にご紹介する方法を試してみてください。
まず、会議中の会話はレコーダーで録音しておきます。会議が本題からずれることもあるかと思うので、そうした内容は録音しないなど調整すると、文字起こしがより短期間で価値あるものになります。次に、Macに「Soundflower」というソフトウェアをインストールしてください。
SoundflowerはGitHubで公開されているソフトウェアで、Mac内にデジタルスピーカーを作成してくれます。つまり、音声の出力/入力をMac内で完結させるので、余計なノイズが入らない状態で文字起こしが可能ということです。ユーザー側に音は聞こえなくなります。
ダウンロードが完了したら、「システム環境設定」を開き、「サウンド」をクリック。まずは「出力」タブにて出力装置を「Soundflower」に変更します。
次に「入力」タブに移動し、入力装置を「Soundflower」に変更しましょう。これで準備は整いました。
次にPagesではなくGoogleドキュメントを開きます。Googleアカウントを所持していない場合は作成しましょう。音声入力機能をオンにする前に会議中に録音しておいた音声ファイルを準備てください。整ったらGoogleドキュメントで新しいページを開き、「ツール」タブから「音声入力」を選択します。
マイクボタンが表示されるのでクリックし、音声入力をスタート。アプリケーションが変更されないように、コマンドボタンを押しながら用意しておいた音声ファイルの再生をクリックします。これで、文字起こしが自動的にスタートするはずです。
自動文字起こしの注意点
Macに限らずパソコンで自動文字起こしをする際は、いくつか注意点があります。まず、「誰が何を話しているか？」を識別できません。会話ごとに段落で区切ることもないので、完成したテキストは少々読みづらいものになってしまいます。それでも工夫すれば、使えないことはありません。
もう1つの注意点は、自動文字起こし中は他の操作が行えないことです。アプリケーションを変更すると音声入力機能は止まってしまいます。音声ファイルが長時間の場合、ずっと作業ができないことになるので、本業の妨げになる可能性もあります。
より高性能な自動文字起こしがしたいという場合は、専用のツールを使ってみてはいかがでしょうか？例えば、無料で使える「音声議事録システム」などおすすめです。
音声議事録システムは、多数のシステム導入実績を持つ株式会社ユーザーローカルが提供する議事録作成ツールです。ブラウザでアクセスし、「新しくミーティングを始める」ボタンをクリックすればその場で音声入力がスタートします。会議URLを共有し、参加者全員がそれぞれの端末で機能をオンにすると、発言者ごとに内容をまとめてくれるのもポイントです。ただし、テキストデータは自動保存されないので、最後にダウンロードすることをお忘れなく。
議事録はサクッと作るのがポイント
議事録を発言証拠として残しておくだけなら、自動文字起こしを活用して作業を大幅に効率化できます。会議終了後は時間をかけず、サクッと議事録を仕上げて保存しておくのが業務効率化のポイントです。この機会にぜひ、自動文字起こしにチャレンジしてみてください。