働き方改革が進み、次第に導入する企業が増えているテレワーク。
場所に縛られないというメリットもありますが、導入には様々な課題もあります。
導入したいけど、生産性が落ちないか不安
社員の管理が大変そう
こんな悩みを抱える方へ、テレワークを快適にしてくれるおすすめ無料アプリを紹介していきます。
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目次
テレワークの課題と解決策
近年の社会情勢をうけて急速に拡大している新しい働き方「テレワーク」。テレワークとは、一定の場所にとらわれない働き方のことで、自宅やカフェ、シェアオフィスなどといった自由な場所で仕事ができるビジネススタイルのこと言います。
一見、時間に囚われない自由なイメージが強いテレワークですが、その背景には課題もあります。テレワークが抱える課題とは一体どんなものがあるのでしょう
課題：予定が立てにくい
個々で業務を行うテレワークでは、それぞれが別々の場所で業務を行うことになるので、プロジェクトチームや同じ部署の社員やプロジェクトチーム間のスケジュールの把握がしにくくなってしまいます。
チーム内のスケジュールや進捗状況がわからないと、自身の予定も立てにくくなってしまい、作業の進捗に支障をきたしてしまう可能性もあります。
解決策
テレワークが広く普及する中で、お互いのスケジュールを把握するためには、業務遂行に必要なスケジュール管理アプリを利用するのがおすすめです。多くのスケジュール管理アプリには、カレンダーやタスク管理、ToDoリストなど、スケジュールと業務遂行に必要な機能が搭載されています。
グループを作成してお互いのスケジュールを共有することもできるので、自分のスケジュールも立てやすくなります。
課題：コミュニケーション不足
テレワークを導入後の課題は、社員間のコミュニケーション機会が減少することです。テレワークでは在宅勤務やリモートでの業務になるため、今までのようなオフィスでのコミュニケーションの機会が減ってしまいます。
これまでは、何気ない挨拶や休憩中の雑談など、普段は何気なく過ごしている時間でも、社内では何かしら人と関わる機会も多いので、意識しなくてもきちんとコミュニケーションが取れていました。
しかし、テレワークの時間が増えたことで出社が減り、誰とも触れ合う機会が低下し、コミュニケーションの機会が減ると、孤独を感じやすくなり、モチベーションや生産性の低下にもつながります。
解決策
テレワーク中でもいつでも気軽にコミュニケーションを取れるような環境を作ることが必要です。そのため、社員同士がコミュニケーションを取れるアプリ、業務上の情報共有がしやすくなるようなアプリ導入の検討が必要です。
代表的なコミュニケーションツールとしては、「メール」、「チャット」、「テレビ会議」、「電話」などがあります。リアルタイムに連絡を取り合うならチャット・テレビ会議・電話、データを添付したりしてのやりとりならメールやチャットの画像添付機能などが活用できます。アプリを選ぶ際は、ぜひこうしたコミュニケーションツールが搭載されたものを選ぶようにしましょう。
課題：労務管理が難しい
テレワークではオフィスに顔を出すことがないので、社員の出退勤を正確に把握することが難しい課題もあります。時間のメリハリがつけにくいこともあって休憩時間がしっかり取れなかったり、サービス残業をしてしまったりと、社員は勤務時間を管理されていないため、長時間労働になりやすく、ストレスが溜まったり生産性の低下につながる可能性があります。
会社側としても、本当に社員が定時から仕事を始めているのか、など懸念される心配もあるため、テレワークの労務管理が難しいといった現状は大きな課題の一つになっています。
解決策
労務管理においては、社員との信頼関係がなければ、テレワークに踏み切ることも難しいと感じている企業も多いのではないでしょうか。社員側としても、「残業時間を誤魔化していると思われないだろうか。」、「サボっていると思われていないだろうか。」など、不安を感じてしまう人もいることでしょう。とはいえ、第三者に社員一人一人を見張ってもらうというわけにもいきません。
効率的な労務管理としては、社員がリモートで勤務する際の勤怠管理を行えるアプリがおすすめです。オンラインで出退勤を申請し、日報などでその日の業務を報告することを義務化するのがよいでしょう。テレワークのスムーズな遂行には、勤怠管理を担うアプリの導入の検討が必要です。
課題：情報共有がしにくい
テレワークでは、コミュニケーション不足やスケジュール管理の難しさに合わせて、情報共有の難しさがあります。
業務の進捗状況や、案件やプロジェクトに関する必要な情報の共有、各種の連絡事項などは、普段なら社内のツールやミーティングなどを通じて共有することができますが、それぞれが離れた場所にいるテレワーク環境では、こうした情報の共有が難しく、共通認識を持ちにくい環境になってしまいます。
例えば、プレゼンに必要なPowerPointデータやデータ分析に必要なExcelファイルをはじめ、画像や動画などはデータファイルが大きくなりがちなので、メールに添付しきれないサイズのデータは特に共有することが難しくなってしまいます。
解決策
テレワークでスピーディに情報共有をするためには、アプリの利用が最適です。クラウド上での情報共有やオンラインでのスケジュール管理アプリではWordやExcelなどとの連携が可能で、office製品やPDFとの互換性が高いのが特徴です。他にも画像共有や動画ファイルなどもオンライン上で共有することが可能です。アプリに搭載されているチャット機能などと併用してリアルタイムでのやりとりを行える環境を整えましょう
コミュニケーションにおすすめアプリ4選
では、テレワークを快適にするためのおすすめ無料アプリについて分野別でみていきましょう。
Slack
Slackはビジネス向けのチャットツールとして人気です。社員間のメッセージのやり取りや、チームごとのチャンネルグループ作成、資料共有など基本機能が使いやすいアプリ。約2,200以上もの外部サービスと連携させることができます。GoogleドライブやOffice365などと連携させることで、より業務効率化を図ることができます。
Chatwork
Chatworkはテレワーク現場で多くの企業が取り入れているチャットツールです。数ある機能の中でも特徴はタスク管理機能。タスクの期限や完了、未完了の把握がしやすく、個人やグループのタスク管理がしやすくなっています。サーバーとの通信は全て暗号化されており、大企業や官公庁も導入している高基準なセキュリティ機能を備えています。
Google Workspace
G-suiteはグーグルが提供しているサービスで、テレワークに便利なアプリが揃っています。GmailやＧoogleカレンダーなど、普段使い慣れたサービスが中心のため、導入後の管理がしやすいメリットがあります。テレワークでの遠隔の業務上、データ漏洩のリスクが心配ですが、セキュリティ面もカバーできるのも魅力です。
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/
LINEWORKS
LINEWORKSはビジネス用のLINEで、スケジュール機能やセキュリティ対策がされたチャットアプリです。使用感は個人用のLINEと同じであるため、アプリを導入する際のハードルは低いです。チャットだけでなく、写真や動画を投稿し、現場の情報共有ツールとしても活用されています。
https://line.worksmobile.com/jp/
テレビ会議におすすめアプリ3選
Zoom
Zoomはオンライン上で、大人数が同時に会議ができるWEBツールです。無料で100人同時に会議に参加することができ、有料版では1,000人まで拡張が可能です。自動で会議内容が保存されるため、議事録をとる必要もなくなります。
資料を画面に共有できたり、ホワイトボード機能もあるため、スムーズに会議を進めることができます。
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
Skype
Skypeは一対一や少人数でミーティングする際におすすめなテレビ会議アプリです。最大50人同時で接続が可能。主催者はアプリダウンロードが必要ですが、招待者はブラウザを通して利用することができます。
Skypeを使用して面接を行っている企業も増えているため、人材採用の面でも活用できるアプリです。
V-CUBEミーティング
V-CUBEミーティングは13年連続で国内シェアNo.1のWEB会議サービスです。HD対応のきれいな映像、クリアな音声、安定した接続性を誇ります。通信状況に合わせて、映像や音声の品質を変えているため、途切れにくいのも特徴。
音声をリアルタイムでテキストに翻訳する機能があるため、外国語会議でも活躍するサービスです。
https://jp.vcube.com/service/meeting
労務管理におすすめアプリ3選
ジョブカン
ジョブカンはオンラインで勤怠管理やシフト管理、休暇申請などを行えるソフトです。誰でも簡単に使用できるようにシンプルな操作性、必要な機能だけを組み合わせられる使いやすさが特徴です。
テレワークと一緒に導入される変形労働やフレックス制など、様々な雇用形態に合わせた勤怠管理の運用ができます。
SmartHR
SmartHRは人事や労務管理の業務効率化、生産性向上に活躍するクラウド人事労務ソフトです。入社手続きや雇用契約もペーパーレスで簡単に行えます。個人情報などを従業員が直接入力することで、担当者の負担も減らせます。
勤怠管理ソフトであるジョブカンとも連携ができるため、給与明細の発行や確定申告の手続きがスムーズです。
人事労務freee
人事労務freeeは従業員情報を元に勤怠管理、給与計算、年末調整、入退社手続きなどができるクラウド人事労務ソフトです。会社の規模やフェーズに合わせた課題を解決できることが特徴です。
サポート体制も充実しており、チャット・メール・電話サポートで、ソフトの使い方から業務内容まで相談することができます。
データ共有アプリ3選
次に、データ共有アプリについても3選ご紹介していきます。
Dropbox
クラウド上に保存されたデータを「共有」ボタンひとつで共有することができるアプリです。PCをはじめ、スマホやタブレットでも使用することが可能で、一度保存したデータを編集すると、一定の時間を保って自動保存してくれるので、保存のうっかり忘れを防止することができます。一つのデータを複数人で編集することもできるので、テレワークにも最適なツールです。
Googleドライブ
オンライン上で Googleが提供するドキュメントやスプレッドシートを使用することができるアプリです。マルチデバイス対応で、スマホやタブレット、PCなどのデバイス端末を問わず利用することができます。高いセキュリティ機能で、万が一の場合でも大切なデータをバックアップしてくれているので、安心です。基本的に無料で利用することができますが、使いたいデータ容量によっては、有料版への切り替えをおすすめします。
https://www.google.co.jp/drive/apps.html
OneDrive
上記のアプリ同様、マルチデバイスに対応したアプリです。世界的に有名なMicrosoftが提供していることもあり、知名度と人気は抜群、セキュリティ対策も安心です。
個人的な利用は基本的に無料となっており、ビジネスシーンで活用する場合には、利用ユーザーのアカウント数に応じたプランを選ぶことができます。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
アプリを使用して、快適なテレワークを実現しよう！
これからますます広がりを見せるであろうテレワークを定着させるためには、会社と従業員双方にとって快適な環境が必要です。テレワークにはまだまだ多くの課題があります。しかし、現在の大きなであるコミュニケーション不足や勤怠管理などは、アプリを導入することで解消できます。
情報共有の不足やお互いのスケジュール管理などにも役立てられるアプリは多くの会社から提供されています。ぜひこの機会に必要な機能やコストを検討し、自社に合ったアプリを導入して快適なテレワークを実現しましょう！