無駄な会議をやめよう。質を高くして効率化を図る方法

#会議の効率化

ハドラー

近年、政府によって推進されている働き方改革の一環として多くの新しい働き方やツールが取り入れられています。しかし、その一方で、従来と変わらずに続いている日本企業におけるビジネスの慣習も多くあり、その一つが「度重なる会議、打ち合わせ」です。

 

会社の中で大小の規模を問わず行われる会議ですが、実際その全てが実を結んでいるかと言われれば、決してそうではないのが実際の所でしょう。今回の記事では、だらだらと長引いてしまう会議の特徴、そして効率の良い会議の特徴をそれぞれ詳しくご紹介していきます。

世の中には「無駄な会議」が多すぎる?

しばしば日本企業の特徴に挙げられるのが「会議、打ち合わせの多さ」です。実際の所、日本企業はどれだけの時間を会議や打ち合わせに費やしているのでしょうか。パーソル総合研究所の調べによると、メンバー層で週に3時間を超え、係長級で6時間、部長級になると8.6時間になりました。

 

これを年間の時間に拡大推計すると、メンバー層で154時間、部長級では434時間を超える結果になります。そして、企業規模が大きくなるほど、上司層の会議時間は飛躍的に伸び、1万人を超える大企業になると、630時間にも及びます。この合計時間にはあくまで社内の会議、打ち合わせしか含まれておらず、顧客やクライアントなどの社外関係者との打ち合わせは対象外となっています。

 

これだけ膨大な時間が費やされている中で、果たしてその全ての時間が企業にとって有益な時間となり得ているのでしょうか?

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無駄な会議の特徴

先述したような膨大な時間が会議に割かれてしまう理由として、どんな原因が考えられるでしょうか。よく見受けられる例を以下にいくつか挙げていきます。

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ゴールが決まっていない

本来会議と呼ばれるものは、あらかじめ設定された目的に対して議題を設け、それに向けて議論や相談がなされ、その場で意思決定が行われます。しかし、特に何の目的も設定されていない報告会、定例会というようなただ時間と場所、参加メンバーを押さえるのみの会議の場合、毎回集まりはするものの何の成果も得られない場になってしまいます。

 

また、毎月開催されるような定例会議であった場合、目的や方向性が当初からぼやけたものになり「なんとなく開催している」「毎月やってきたから」などといった理由で会議が行われていることも少なくありません。その結果、欠席者や中座する参加者が増え参加者のモチベーションは下がる一方、といった道を辿ってしまうでしょう。時間だけを無駄に費やしてしまう会議になる前に、目的や方向性をしっかりと見定めてから会議に臨むことが大切です。

会議前の段取りが悪い

「段取り八割、本番二割」という言葉があるように、事前準備がどれだけできたかでその会議の質が決まると言っても過言ではないでしょう。会議をスムーズに進めるために、事前資料を用意しておくのも準備の一環ですが、やたらに資料が多すぎると資料の説明だけで多くの時間を費やしてしまいます。

 

また、会議の準備そのものに時間を割き過ぎてしまうのも考え物です。効率よく会議を進めるためには、効率よく準備を行うこともまた必要とされてきます。

参加メンバーが多い

会議を開く、ということはすなわちその分の工数が割かれます。無駄な工数が割かれる事を防ぐ為にも、参加メンバーは本当に参加する必要がある人のみに絞り込むべきです。意味もなく参加メンバーを増やすことで会議の方向性が曖昧になり、議論が脱線してしまうことも考えられます。

誰かの意見一つで決まってしまう

所謂、「鶴の一声」ですべてが決まってしまうパターンの会議をいいます。社長や上司など、決裁権者が参加している会議に多く見られる一幕です。

 

それまでは活発に議論が交わされていたにも関わらず、「それは意味が無い」「A案は駄目だ、B案の方が優れている」などと議論の流れを断ち切ってしまう発言が出るような会議では、当然ながら参加者のモチベーションが上がるはずもありません。

時間管理がルーズ

開始時間に参加者全員が集まらず、いざ始まってみれば終了時刻を超えても終わる気配もなく報告書をだらだらと読み上げるだけで時間が過ぎ去っていく。こういった会議も悪い会議の例として分かりやすいものといえます。

 

時間的コスト、人件費はその間にも消費されています。仮に議論が白熱していたとしても、時間に一旦区切りをつけることが重要になってきます。

質の高い会議にするために

会議をスムーズに理想の形へ導くためには、どういったことに気を配ればよいのでしょうか。意外にも押さえるべきポイントはシンプルです。

 

理想的な会議のあり方

では、一体どんな会議が理想的と言えるのでしょうか。具体例を挙げてひとつずつ見ていきましょう。

事前にアジェンダやゴールが明確化されている

「アジェンダ」とは、議題やテーマを意味する言葉です。事前に会議参加メンバーにはアジェンダや進行の流れを予め伝えておきましょう。会議が辿っていくべき道筋、辿り着くべきゴールが事前に示されることで会議自体の脱線を防ぎ、限られた時間の中で大きな効果を生み出せる布石を作り出すことができます。

意見を出しやすい雰囲気が作られている

そもそも会議とは、代表取締役、正社員、派遣社員やパートタイマーなど参加者それぞれの地位に関係なく、会議に参加している全ての人はその立場に基づいて自由に意見を交換するべき場です。強制的にではなく、あらゆる立場の人たちから自然と発言が生まれる会議は良い会議と言えるでしょう。

時間管理が徹底されている

会議開始時間には参加メンバー全員が揃いすぐに始めることができ、会議中の着信や呼び出しなどで中座する人がいない会議は全体のモチベーションや程よい緊張感が保たれ、良い会議に繋がりやすい環境が作られます。

 

会議にメリハリをもたらすことで、その前後の仕事にも好影響を及ぼすとされています。

会議を効率化して、濃いものにするには

では、「効率の良い、無駄の少ない会議」を行うためにはどういったことに気を付ければよいのでしょうか。ここでは、具体的なポイントを紹介します。

資料やアジェンダの事前共有

会議に必要となるアジェンダは出来れば3日前、遅くとも前日までには準備を整えて参加メンバーに共有しましょう。時間に余裕を持ってアジェンダを共有する事で、参加メンバーは事前にアジェンダを読み込む余裕ができ、会議の生産性向上に繋がります。

 

資料の作成にはフォーマットやテンプレートを用いることでスムーズに作成ができ、フォントや書式を統一する事でぐっと見やすさ、読みやすさが上がります。

ゴールと時間をしっかり決める

会議の目的(ゴール)を事前に全体へ共有しておくと、その目的に向かっていくために参加者全体に共通の認識が持たれるようになります。もし会議のゴールが決まっていなかった場合、参加者は何をどれだけ掘り下げて議論、協議すべきかが分からず、無駄に時間を浪費してしまう結果となります。

 

「意思・方針決定」「意見交換」「問題の洗い出し・解決策の考案」といった目的を設定したのちに会議を始めましょう。「意見を10個出し合う」など具体的な数値を提示することでよりゴールが明確になり、出席者の参加意識向上に繋がります。

ツールを利用する

会議効率化ツールを利用するのもひとつの手です。会議において発生している問題や課題に合わせて、必要な機能を有している会議効率化ツールをうまく利用しましょう。具体例としてこのようなツールがあります。

  • 時間管理ツール
  • Web会議ツール
  • スケジュール管理ツール
  • 議事録ツール
  • ビジネスチャット

メンバーを絞る

設定された会議の目的によって、誰が会議に出席しなくてはならないかが変わってきます。決定権を持つ人の出席が必要なのか、会議の決定事項によって業務に影響のある人がいる場合、業務対応者の出席が必要になるのか等、出席依頼を掛ける前に十分な検討が必要になります。

議事内容の事後共有

会議をスタートさせてすぐにスムーズに会議に入れるよう、ゴールや論点・課題点を事前に会議参加メンバーに共有しておきましょう。また、情報共有ツールなどを利用する事で会議終了直後から議事メモを参加者全員が保持した状態を保持できるので、議事録作成の負担を大きく減らすことができます。

海外企業の会議の違い

会議企業ではミーティングは少ない回数・短時間でより大きな成果を生み出す事が重要視されています。作業効率を重視するため、大人数によるミーティングを避け、個人のリーダーシップを重要視する傾向にあり、英語と言う言語の特徴から、いわゆる敬語表現が存在しないため比較的上下関係を意識せず互いにフラットな立場から意見を交わせます。

 

では次に具体的に世界的にも成功を収めている企業が、自社の個性や社風を生かしたユニークな方法で行っている会議の一例を紹介していきます。それぞれの企業がどのような哲学や思いの元に効率的な会議を実現しているのかを参考にし、自分たちの会議に改革をもたらすヒントとして取り入れてみてはいかがでしょうか。

Apple

Apple社において会議は「イノベーションの場」とされています。研ぎ澄まされた発想を得るために、会議参加メンバーは少なければ少ない方が良いとしています。本当に必要なメンバーのみで議論を重ねることで、突き詰めた先に求めた答えを導き出そうとしているのです。

 

また、会議で決まったことに対して必ず「責任者」を任命します。社内ではDRI(Directly Responsible Individual:直の責任者)と呼ばれ、決められた事柄が宙に浮いてしまうことを防いでいるのです。

Google

Google社は技術躍進が著しい現代社会において、生き残れる企業は「スマート・クリエイティブ」と呼ばれる人材自体を惹きつけ魅力的な製品を世に送り出せる企業のみ、と考えています。その中でも際立つ会議の捉え方として、「5分、10分単位の会議時間を設定する」という形があります。

 

ビジネスの隙間時間も活用し、限られた時間と人の中でも意思決定を可能にすることでビジネスのテンポをよりスピードアップさせることが出来るようになります。

Amazon

「Think complex, speak simple(複雑に思考し、シンプルに発言せよ)」AmazonのCEO、ジェフ・ベゾスはこの考え方を全面的に支持しています。入念に会議の事前準備を行った上で、あえて会議のアジェンダを作らず、クリエイティブな発想を促す会議を意識して行っています。

 

会議資料にPowerPointは使用せず、対面による中身の濃いやりとりを重視しているのもその表れといえます。

日本企業

ミーティングは多くの時間・回数を重ねることによってプロジェクトの過程ひとつひとつを評価し、関わる人々の方向性を一致させます。日本語という言語に根付いた敬語文化は人間関係の維持においてとても効果的ですが、ミーティングの場では上下関係がはっきりと表されるため、活発に議論が交わされにくくなる傾向があります。

まとめ

無駄な会議を減らし、会議の効率を上げるためには日頃からチーム内のコミュニケーションを活発に行い、常に前向きに学ぶ姿勢が大切です。今後会議に参加、もしくは開催する立場に立った際は、ぜひ今回紹介した内容を意識してみてはいかがでしょうか。

ハドラー