テレワークに関する勤務規則【経営者が知っておきたい変更点とは】

#テレワーク#働き方

ハドラー

新型コロナウイルスの影響により急速に導入が進んでいるテレワークですが、感染症対策はもちろん、ライフ・ワーク・バランスを重視した働き方改革を促進する上でますます重要性が高くなっていくでしょう。
テレワークの効果と問題点ですが、急速にテレワークが導入されることによって未だ検証すべき点が多いのは事実です。

今回は、テレワークを導入を考えの担当の方が、スムーズに導入をすることができるために知っておきたい問題点を明らかにしていきます。数ある問題点の1つの解決策となる業務規則で注意すべきことを紹介していきます。

テレワーク導入で明らかになった問題点

テレワークの導入によって、通勤時間がなくなりプライベートの時間が増えたことによってストレスが軽減されたと実感した社員が多いようです。
業務面でも、自律的に仕事を進めなければならなく、集中力が高まり効率がよくなったと感じる方も多いようです。
対して企業側もコストの削減はもちろんのこと、テレワークによって業務の効率化が行われたのは間違いありません。
今後、テレワークがさらに進めば場所にとらわれないために全国から優秀な人材を確保することも可能になるでしょうし、災害時などの非常事態であっても事業の継続ができるために損失を食い止めることができると想定できます。

一方で、テレワークの導入において、考えなけれなならない問題点がいくつかあるのも事実です。
ここではテレワーク導入で明らかになってきた問題点を挙げていきます。

セキュリティ対策をいかに進めるべきか

第一にセキュリティの問題が挙げられます。

会社にとって情報漏えいのリスクが高まることを懸念し、テレワーク導入を見合わせることもあるでしょう。
社内ネットワーク内であれば、ファイアーウォールや不正侵入防止システムであるIPSによってセキュリティ対策を行っている場合がほとんどでしょうが、それに比べると個人宅でのネットワーク上ではセキュリティが脆弱である可能性が高い。
加えて、社員が仮にカフェやホテルなどの公共の無線LANを使用した場合、情報漏えいのリスクはさらに高まってしまいます。
公共の無線LANの中には暗号化キーが公開されていたり、暗号化されていない場合もあるからです。
さらにノートパソコンやモバイル端末の物理的な紛失や盗難の可能性もあるため、社員が個々で情報漏えいリスクがあることを理解しなければなりません。

テレワーク導入における仕事環境の整備

テレワーク導入における仕事環境を、どのように整えるかも問題です。

テレワークの業務になると、サテライトオフィスが用意できる企業以外は、基本的に社員は自宅での業務となるでしょう。
ここで考えられる問題が、通信環境や仕事を行えるスペースの確保です。

テレビ会議やデータ通信が増えると考えられるテレワークであるため、通信環境の整備は非常に重要となってくると考えられます。
テレビ会議中に通信が途切れることで、全体の共有事項を聞き逃したり、通信回線が復帰するのを待つ時間が発生したりと、業務効率化の面でも対策が必要となってくるでしょう。

社員の住宅環境はそれぞれのため、仕事を行える静かな環境を作れるのかが課題となるでしょう。
社員にとっては同居する家族への配慮も必要となりますし、環境を整えるためには社員自身の負担の場合が多くなるのも今後の課題の一つになると考えられます。

社員間のコミュニケーション

テレワークが導入されることで浮き彫りになってきた問題の1つが、社員間のコミュニケーション不足です。

テレワークでは直接会って会話をする機会が減ってしまいます。
非対面では、簡単な質問や相談が後回しになってしまうことも多く、社内での情報の共有されにくくなってしまいます。
情報の理解度も確認が難しくなり、共有事項とされていたことも社員によって理解度が異なり業務に支障をきたすこともあり得ます。

業務への支障だけではなく、孤独感を感じる社員もおり、ストレスの原因となることもあるので、社員間のコミュニケーション対策は必要と考えられます。

テレワーク導入で注意すべき業務規則

テレワークの導入で注意しなければならなのは、業務規則の変更です。

テレワークの導入によって、新たなルール作りが必要になるため原則として業務規則の変更が必要になってきます。
また、業務規則に明記することで、テレワーク導入による問題点の中で、情報漏えいなどのセキュリティ対策や仕事環境の整備などの問題を事前に予防することが可能になります。

別規定として作成するのが一般的

業務規則の変更は、今ある業務規則にテレワークに関する規定を追加することも可能ですが、記載事項が増えることで分かりにくくなるために別規定として作成するのが一般的です。
また、週に2回ほどの在宅勤務であるなら、勤務制度を大きく変える必要がないということも念頭に入れておきましょう。

始業・就業の場所について明記

就業時間や就業場所は労働条件で明示事項になっています。

テレワークであっても就業場所は指示する必要があり、どこで働いてもいいわけではありません。
セキュリティの面からカフェなどの公共の場所を避けるべきで、自宅での勤務にする場合がほとんどです。

また、業務の開始や終了の報告方法も規定しなければなりません。
上司への電話やメールでの報告が多いようですが、新たに勤労管理システムを導入して効率化を図る企業もあるようです。

通信機器などの利用に関する規定

自宅勤務の場合などに必要となってくる通信機器やインターネットの回線利用料について、費用負担について明記しておかなければなりません。

パソコンやスマホの貸し出しをするのか、従業員が用意するのか。
必要となる経費の負担など明記しなければなりません。
また、情報セキュリティの面での対策も必要なため、情報の持ち出しのルールや、パソコンをはじめモバイル端末などの取り扱いルールを定める必要があります。

その他、健康管理や人事評価

テレワークによって自宅勤務となると、仕事とプライベートの境が曖昧になり、長時間労働になる可能性があります。
対策として労働時間の管理方法や健康確保するための規定も必要となってきます。

また、既存の評価制度でテレワーク勤務を行う従業員に不利益にならないように規定を変える必要が発生する場合もあるので注意しなければなりません。

まとめ

今後、新型コロナウィルス対策としてだけではなく、働き方の変化やさらなるリスク回避のためにテレワークが拡大していくことは可能性が高いと感じられます。

これまでと働く形態が変わることで、新たにメリットやデメリットが明らかになってくる可能性もあり、企業側はどのように体制を整え、ルール作りを作り上げていくかが課題になっていくでしょう。

今回の記事が、これからテレワークを導入することを検討されている企業担当者の方のお役に立てたら幸いです。

ハドラー