テレワークを導入する企業が増えている中、会社に出社できないケースやどうしても複数人での打合せが必要となってしまう場合もあるでしょう。感染予防のため、自社のオフィス内に社外の方を入室させてはいけない企業もあるかもしれません。
とはいっても外部への情報漏洩が心配ですから、安易に喫茶店で打ち合わせというわけにも行かないでしょう。そんな時使えるのが貸会議室です。貸会議室は時間単位で借りられる個室で、ビジネス目的はもちろん個人でも使用もできますし、駅前にあることが多く、打ち合わせや会議にはうってつけです。
そこで今回は貸会議室の概要やメリットなどを紹介していきます。
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目次
会議室レンタルサービスの概要
会議室のレンタルは、時間単位で契約し会議などで利用できる個室空間を借りられるサービスです。目的は企業の会議や打ち合わせ、商談などの用途以外にも、セミナーやレッスン、パーティやイベントなどにも利用されています。
法人だけでなく個人が借りられる場所も多く、また会議室のロケーションは駅前など交通の便が良いところが多いので利用しやすくなっています。会議室レンタルや貸会議室と同じようなサービス業態でレンタルスペースがありますが、使い道が幅広いのがレンタルスペースと覚えておくとわかりやすいでしょう。
貸会議室利用のメリット
貸会議室利用のメリット１．立地
まずは立地です。これは先ほども述べた通り、遠方からアクセスがしやすい駅前にあることが多く、東京駅や新宿駅、渋谷駅、横浜駅など首都圏の大規模ターミナル付近に数多くのレンタル会議室があり、利用しやすくなっています。地方からのお客さんやイベントの参加者も訪れやすいですし、主催者も同様にアクセスしやすくなる点で、使い勝手が良いといえるでしょう。
貸会議室利用のメリット２．用途の広さ
レンタル会議室は、場所にもよりますが会議や打ち合わせ以外でも利用できます。セミナー、講演会、企業研修や説明会、新製品発表会、懇親会、パーティ、レッスンなど多彩です。レンタルの申し込みの際に、目的としている用途が達成できる設備があるかどうか確認する必要がありますが、多くの施設でさまざまなニーズに対応しています。
懇親会やパーティなどを行う際は、会議室の提携業者の紹介を受けて利用できるケースもあり、主催者、参加者の移動の負担を減らすことが可能です。
貸会議室利用のメリット３．コスト面
会議やセミナーであればプロジェクターやマイクといった機材が必要ですし、新製品の発表では照明や音響などの設備が必要になるかもしれません。こうした備品を揃えているレンタル会議室が利用できれば、一から購入する必要がなくなるため、コスト削減にもつながります。
レンタル会議室の中には、会議で使うありとあらゆる設備がそろっている場所もあります。コピーボード、ホワイトボード、プロジェクター、スクリーン、Wi-Fi接続、ノートパソコンの貸し出し、TV会議システムなど広く利用できます。
レンタル会議室を選ぶ際に気をつけるべきこと
１．レンタル会議室の費用
レンタル会議室でかかる費用がどれくらいなのか確認します。また場所によっては設備の利用に際して、有料になるケースと無料で使えるケースがあります。使いたい設備をピックアップして、トータルの費用がどれくらいになるか比較検討してみてください。
２．人数の増減対応
会場のキャパシティを超える人が訪れる可能性もあります。参加者の人数が流動的な場合、収容人数に余裕がある会場を選ぶか、当日に部屋の変更が可能かなどを確認しておきましょう。
３．立地
レンタル会議室のメリットはわかりやすい場所にある、という面もあります。なるべく参加しやすいように、移動の負担が最小限で済む立地のレンタル会議室を選びましょう。場所が多少複雑な場合は、参加者が迷わずに来られるように道順をインフォメーションしておくと親切です。
４．利用時間
利用時間は会議をしている間だけ、レッスンをしている間だけ、その部屋に入って時間だけ、掛かるというものではなく、準備時間と片付けの時間を含めたトータルの利用時間で費用計算されるところが多いです。事前に利用時間の考え方については、レンタル会議室に問い合わせておいたほうが良いでしょう。
５．飲食の可否
レンタル会議室によっては食べ物や飲み物の持ち込みができないところもあります。
持ち込みはできるものの、持ち込み料金や清掃料金が別途請求される所もあるため、こちらも確認しておきましょう。
飲食ですが、ケータリングサービスがあるレンタル会議室もあり、ホテル並みの料理が選べることも。目的に合わせてそうしたサービスがあるレンタル会議室を選んでみてください。
貸し会議室を探すならTKPがおすすめ
TKPは全国展開する貸し会議室の大手です。全国から会議室を探すことが出来ますし、予約もネットで完結出来ますので便利です。お弁当の手配なども可能で、様々な用途に対応することが可能です。
まとめ
最近の貸会議室の中には、コンシェルジュがいたり設備を充実させて他と差別化を図ったりと、サービスが多彩になってきています。安心かつ快適に利用できる貸会議室を使って、業務効率を上げていきましょう。