ペーパーレス会議で効率的な会議を! ペーパーレス会議の特徴やメリットをご紹介

#ペーパーレス

ハドラー

昨今、働き方改革の一環として『ペーパーレス化』が進んでいます。業務をするうえでの紙を減らすことをペーパーレス化と言うのですが、それと共に『ペーパーレス会議』も求められています。

 

今回はペーパーレス会議の特徴や、メリットデメリットを紹介していきますので、ペーパーレス会議を知らない方はぜひご覧ください。

 

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ペーパーレス会議とは?

そもそもペーパーレス会議とは何なのでしょうか。従来の会議で書面や資料を共有する場合は必ず紙が用意していました。その会議に使われる紙を極力減らし、パソコンやタブレットで書面や資料を共有出来るようにするための働きをペーパーレス会議といいます。

 

また、大型ディスプレイやノートパソコンを用いた『テレビ会議』や『Web会議』もペーパーレス会議の一部です。

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ペーパーレス会議の特徴

ペーパーレス会議は、とにかく紙を使わないところが大きな特徴です。情報共有するための書面や資料を全てデータ化して、一括管理することができます。他にも、『テレビ会議』『Web会議』もペーパーレス会議に含まれるので、場所を問わずに会議に参加出来るところも特徴です。

 

育児休暇で在宅している場合や、在宅勤務している場合でもパソコンとインターネットがあれば会議に参加することが可能になります。

ペーパーレス会議のメリットをご紹介

ペーパーレス会議がどのようなものなのか分かりましたが、ペーパーレス会議を導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。メリットを3つにまとめて紹介していきたいと思います。

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印刷時の、紙の資源コスト、印刷準備のコスト削減

文字の如く紙を失くすための働きなので、書面作成に関わるあらゆるコストが削減されます。紙自体のコストから印刷用のインク、紙をまとめるファイルといったコストは年間を通して見るとかなりの金額になっているでしょう。そのコストを削減出来て、尚且つ環境に配慮することが出来ます。

話し手との画面が連動で、理解が高まる

実際の紙の場合『資料何ページをめくってください』『何行目をご覧ください』と言うような確認の必要がなくなります。大画面のディスプレイであれば、話してと画面が連動するので、非常に説明しやすくなり、相手も資料が見やすくなります。

紙資料のように書き込めるメモ

ペーパーレス化すると、会議中にあった意見や発言をメモに残すことが出来ないと考えている方もいるかもしれません。しかし、タブレット端末などの電子機器を用いれば、紙の書類と同じようにメモを取ることが可能です。尚且つ、会議直前や会議中でも資料を直すことが出来るので、紙の書面より融通が利くと言えるでしょう。

ペーパーレス会議のデメリットをご紹介

ペーパーレス会議のメリットが分かりましたが、デメリットはあるのでしょうか。もちろんデメリットはある程度発生します。デメリットとしてよく挙げられる内容を2点紹介して一いきます。

資料をすぐに閲覧、見比べることができない

紙の場合、卓上に資料を広げることで瞬時に資料に目を通すことが出来ます。しかしタブレットなどのデバイスの場合だと、端末内でしか資料の確認が出来ません。その上、他の資料と比べたり、過去に遡って資料を比較したりすることが出来ないので、ペーパーレス会議のデメリットの1つと言えるでしょう。

ITリテラシーがある程度必要

データ化した資料の作成や閲覧方法については、ある程度のパソコンの操作が必須になります。紙の資料に慣れている方からすると、返って会議についていけなかったり、作業効率が落ちたりするかもしれません。

ペーパーレス会議を定着させるにはどうしたらいい?

いきなりペーパーレス会議を導入するのは難しいので、部分的にペーパーレス会議を導入することが、定着させる方法の1つになります。そして、誰でも簡単に操作出来るタブレット端末を最初に導入するのもポイントです。

 

ペーパーレス会議で使う機器に予め慣れさせておくことで、ペーパーレス会議の導入がスムーズになります。

導入事例をご紹介

ペーパーレス会議のことが分かりましたが、導入した企業はどうなったのでしょうか。ここからはペーパーレス会議を導入した事例を3つ紹介していきたいと思います。

・名糖運輸

名糖運輸ではペーパーレス会議を導入してから、業務効率が飛躍的によくなりました。テレビ会議中に資料をその場でダウンロード出来るので、ご送信の心配もありません。書類の準備や、やり取りの時間が短縮されるのでその分業務に取り組めるようになりました。

・株式会社NISSYO

株式会社NISSYOは、変圧器の設計と製造、販売を行っている企業です。こちらの企業はなんと、ペーパーレス会議を導入してから大幅なコスト削減が出来ました。設計図に使う紙の費用と印刷費用を合わせて、年間288万7千円の削減が出来ました。

・広島テレビ放送株式会社

広島テレビ放送株式会社では、もともとテレビ会議を導入していましたが、会議の資料をメールで送り、印刷してもらうのに時間がかかっていました。しかし、サーバー上に資料を挙げることで会議の参加者全員が簡単に閲覧出来るようになりました。また、資料を説明する際にポインターを使用して説明するので、話についていけなくなる問題も改善しました。

まとめ

ペーパーレス会議の特徴や、導入事例などを紹介していきました。今やコロナウイルスによって、リモートワークが推奨されているので、この機会にペーパーレス会議を導入するのも良いかもしれません。

 

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