会議は「録音」で効率アップ!録音のメリット、気をつけたい事などについて

#会議の効率化議事録

ハドラー

効率的な会議を行うためには、時間の管理や事前準備などが必要です。会議中では重要な事項ではメモを取ったりすることもありますが、聴きそびれてしまったりすることもあります。会議後に議事録を確認することもできますが、その場の雰囲気や聞きたかった事柄が必ずしも記載されているわけではありません。

 

そこで今回は、会議を効率アップするための手段として「録音」を利用した場合のメリットと気を付けておきたいことを詳しくまとめてみました。

 

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録音する方法

会議の内容を一字一句漏らすことなく聞くには、会議内容を「録音」することが一番です。録音するには、専用の機材が必要です。ここでは2種類の録音機材について詳しく見てみることにしましょう。

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ICレコーダー

ICレコーダーは、ボイスレコーダーとも呼ばれており、政府関係者への取材や芸能人のインタビュー時などにマスコミがマイクと共にICレコーダーを向けている光景をテレビで見かけます。

 

ICレコーダーには、充電式のものと電池式のものがあり、サイズはコンパクトで軽量なものが多いのですが、電池式の方がやや大きめです。

 

録音した内容は、そのまま再生することが可能で、SDカードなどに保存しておくこともできます。各社で様々なタイプのICレコーダーが販売されており、価格帯も5,000円〜20,000円と様々です。中にはペンタイプのものもあるので、胸ポケットに差しておくだけで誰にも気づかれずに録音することができます。

スマートフォンアプリ

録音していることを気づかれないようにするにはスマートフォンアプリが最適です。その場に置いてくだけなので、録音しているというプレッシャーを相手に与えることもありません。

 

スマートフォンアプリで利用できる録音アプリにはたくさんの種類があります。それぞれの端末によって相性があるので、いろいろなアプリを試してみるのが良いでしょう。録音アプリを利用した場合、スマートフォンそのもののデータ容量に負担が大きくなるので、パソコンへデータを移行するか、クラウドへバックアップをとったらこまめに消去するようにしましょう。

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会議を録音する3つのメリット

会議の議事録だけでは伝わらない情報を細かく知りたいなら、会議を録音するのが最適です。ここでは、会議を録音した場合の3つのメリットについて詳しく見てみることにしましょう。

曖昧な部分を再確認できる

会議を録音することでの最大のメリットは、曖昧な部分をすぐに再確認できることにあります。何度も繰り返して再生することができるので、ゆっくりとメモを取ることもできます。録音した内容をパソコン上で全て文書化することもできます。

 

詳細な内容やその場の雰囲気なども追記しておくことができるので、発言者の意図や、なぜその流れになったのかなども理解することができます。

会議中、意見のやり取りに集中できる

会議内容を録音すれば、会議中のメモを取る必要がなくなります。これまで書くことに必死になり、大事な会議の内容を聞くことができなかった人も意見のやり取りや発表内容に集中することができるようになります。

 

録音は、会議だけでなく、社内研修や勉強会などでも最適です。後から内容を聞き直しながら復習に役立てることができます。

発言に言質を取る事ができる

会議での重要な発言について「言った言わない」でトラブルになることがあります。人の記憶は曖昧なので、自分が発言した内容でも失念してしまうこともあるでしょう。会議を録音しておけば、誰がどんなニュアンスで発言したのかをすべて記録しておくことができます。

 

録音しておくことで発言に言質を取ることができるため、こうしたトラブルを回避することができます。

会議を録音する際に気をつけたい事

会議での録音には、メリットがある反面、注意が必要なこともあります。ここでは、会議を録音する際に気を付けておきたいことについて確認しておきましょう。

参加者に一言録音する旨の断りを入れる

社内会議の議事録作成を目的とした録音であっても、会議が始まる前には参加者全員に内容を録音する旨を伝えるようにしましょう。法律で無断録音が禁止されている訳ではありませんが、あとになってあの時の会議が録音されていたと知ったら不快に感じる人も行くかもしれません。

 

あくまでも録音の目的は詳細な議事録の作成であることをさりげなく伝え、参加者の了承を得るようにしましょう。

録音機器を置く位置は輪の中央に

会議内容を録音するための機器は、会議の輪の中央におくようにしましょう。参加者全員の発言が均等に録音されるので、誰がいつ発言しても声を拾うことができます。声が遠くて聞き取れないなどの音声ムラが生じる心配もありません。

録音機器の充電は忘れずに

スマートフォンや充電式の録音機器を利用する際は、かならずフル充電の状態であるかどうかを確認しましょう。途中で充電がなくなって録音ができなかったでは取り返しのつかないことになってしまいます。

 

不安があるようならモバイルバッテリーをつなげた状態で使用するのが良いでしょう。

内容はあえて「録ったまま」に

録音したデータは、下手に編集するよりもあえて録ったままの状態で保存するようにしましょう。編集ソフトを使い慣れていて保存するのにどうしてもカットする必要があるなら問題ありませんが、間違えて大切な部分を消してしまう可能性もあります。

 

また、録音を行う際は、会議が始まる少し前から開始し、会議が全て終わったあと、遅めに停止するようにしましょう。会議時間と録音時間をずらすことで録音忘れを帽子することができます。

会議録音の敵、「雑音」対策

会議を録音する上での最大の敵は「雑音」です。ページをめくる音や咳払いなどは、その場では気にならなくとも後から聞くと、意外に耳障りに感じてしまうものです。いくら聞き直しても雑音が気になってしまい、会議内容が聞き取れないなど事態を防ぐための対策を確認しておきましょう。

録音機器の下にハンカチやタオルを敷く

まず、スマートフォンやICレコーダーなどの録音機器の下にハンカチやタオルを敷いてみましょう。デスクを通して伝わる音がかなり緩和されて雑音防止になります。

録音機器の位置を工夫してみよう

発言者の中には、声の大きな人や小さな人がいたりする場合があります。また、パソコンを持ち込んでいる人がいると、キーボードの音がそのまま録音されてしまいます。そうした場合は、録音機器の場所を少し動かしてみるのがよいでしょう。

まとめ

会議やミーティングでの大切な内容を聞き漏らさないようにするためには録音が最適であることがわかりました。その場の雰囲気や言葉のニュアンスなどもわかりやすく記録ができる録音はとても便利なツールですが、外部講師を招いたセミナーや一般的な講演会などでは録音機器の使用が禁止されていることもあるので、必ず確認を取るようにしましょう。

ハドラー