在宅勤務では、自宅の一角を勤務場所として使用することになります。在宅勤務導入当初は「自宅で仕事ができるなんて快適だ」と思った方も多いのではないでしょうか。短期間の在宅勤務では費用面はさほど気にならなかったものの、長期間に渡って在宅勤務を命じられるとどうしても通信費や光熱費の負担が大きくなってきます。すべての費用を従業員が負担することについて、疑問が生じることがあるでしょう。
通信費や光熱費など、在宅勤務時間内に発生する費用は経費になるのでしょうか。この記事で詳しく解説します。
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目次
在宅勤務で発生する費用は経費になる？
結論からいいますと、現在の法律では「在宅勤務で発生する費用は会社の経費にしなければならない」という決まりはありません。ただし、決まりがないからといって明確な就業規則を設けないまま従業員に費用負担をさせる会社は、従業員からの信頼をなくしてしまうことでしょう。
労働基準法第89条には「労働者に食費や作業用品を負担させる場合には就業規則に定める必要がある」と明記されています。そのため、通常のオフィス勤務の時に会社が経費として支払っていたものを従業員の負担にする場合は、就業規則を改訂するとともに従業員への通知が必要となります。
経費になるのはどんな費用なのか
在宅勤務時には、通信費や光熱費、文具類などのさまざまな費用が発生します。一体どのような費用が、どこまで経費として認定されるのでしょうか。実際に会社が経費として負担しているケースがあるものを紹介します。
通信費
インターネット通信は在宅勤務を行う上で必ず使用するため、費用は会社側が経費として負担するケースが多いといえます。しかし、自宅のインターネット回線は勤務時間外などに個人的に使用することもあることから、業務使用分とプライベート使用分を分けるのが難しいのが現状です。そのため、多くの企業では手当として月々に一定額を負担するというルールを設けています。
光熱費
電気代やガス代、水道代などの光熱費も、通信費と同様に会社が経費として負担するケースが多い項目です。自宅にいる時間が多くなることで、必然的に光熱費の負担額が増加します。こちらも通信費同様、業務使用分とプライベート使用分を分けるのが非常に難しいことから、在宅勤務手当や補助金として月々に一定額を支給する企業が多いです。
パソコンや周辺機器代
パソコンやスマホをはじめとした、業務に使用する機器類は企業負担にしているケースが多いといえます。従業員が所有する私物パソコンを使用して業務を進めることも可能ですが、セキュリティ対策が脆弱であったり情報漏洩のリスクが非常に高い事から、会社のパソコンを貸与することが多いです。
社内での情報共有や会議などはオンライン上で行う必要があるため、Webカメラやイヤホンなどを持っていない従業員には周辺機器の購入が必要となることがあります。
文房具などの備消品
業務中に必要なノートやファイル、文房具などの備消品は基本的に企業側が負担をします。オフィス勤務の際は企業がまとめて購入したものをストックしておき、従業員は必要な分だけ持ち出すという方法が一般的です。しかし在宅勤務では、従業員の自宅に備消品をまとめて発送したり、従業員個人が購入した際は領収書で対応して精算する方法を取る必要があります。備消品の購入については、会社であらかじめルールを決めておくとスムーズです。
在宅勤務手当として支払う企業もある
通信費や光熱費などの諸費用は、業務中とプライベートの区別が難しいため、在宅勤務手当として一定金額を支給すると定めた企業もあります。この在宅勤務手当てを利用して、従業員個人が必要なものを自由に購入できるようになります。
手当ての金額については、会社が独断で判断することなく現場従業員のヒアリングを行い、きちんと話し合ったうえで支給額を決定するようにしましょう。
ルールは書面で確認するのが吉
在宅勤務で発生する費用をどこまで会社が負担するのかという問題は、トラブルに発展しやすいため注意が必要です。通常のオフィス勤務とは勤務形態が大きく異なることから、「どの項目をどの程度企業が負担するのか」をはじめとした、経費や労働時間管理などを書面にまとめて従業員に周知するようにしましょう。
在宅勤務導入時は、これまでの就業規則の適用が難しいケースも出てきます。改めて就業規則を作成することで、在宅勤務時の思わぬトラブルにも対処しやすくなり、未然に防ぐ役割も果たします。
まとめ
在宅勤務中の経費は、多くの企業では会社側が負担するというルールが設定されています。通信費や光熱費に関しては、業務中とプライベートでの区分けが難しいため手当として支給しているケースが多いといえます。
在宅勤務導入時はトラブルを未然に防ぐために、経費に関する規定はもちろんのこと、勤務時間などに関する規定も書面で確認できるようにすることをおすすめします。