会議をスムーズに進める「ファシリテーション」で効率アップ

#会議の効率化

ハドラー

ビジネスシーンにおいて、会議を開催する事はもはや日常茶飯事と言えます。しかし、開催されるすべての会議が生産性の高いものになっているかと問われると、決してそうではありません。働き方改革が推進され、生産性の向上が求められる今こそ改めて会議本来の意味を理解し、会議進行のコツを身に付ける必要があります。

 

今回の記事では、会議をスムーズに進めるコツと「ファシリテーション」について紹介していきます。

効率の良い会議が重視される理由

そもそも何故効率の良い会議が重視されるようになったのでしょうか?

 

効率的な会議が意味するものは、その会議を行った事により現状の問題点を解決するための策を見つけることができ、素早く現状のタスクを消化可能な結論に達する会議を指します。そして、次のステップに進むための課題を見つけることに繋がるのが理想の形と言えます。

 

株式会社ジェイアール東海エージェンシーが2016年に20歳~69歳の男女ビジネスパーソンを対象にして行った調査によると、全体として社内会議の問題点について最も高いのは「会議が長い」が25.9%、次に「似たような会議が多い」「延々と議論ばかりして結論が出ない」19.4%と続いています。

 

このように具体的な問題点が多く挙げられ、且つ一定数の賛同が得られていることからも、社会的な規模で社内会議の効率化が望まれている要因といえるでしょう。

会議をスムーズに進めるコツ

会議に参加するメンバーにとって有意義であると感じてもらうには、スムーズな進行が必要不可欠です。ここでは具体的な4つのコツを紹介していきましょう。

事前準備と根回しはしっかりと

会議を滞りなく進めるために欠かせない重要なこととして、最初に挙げられるのが「事前準備と根回し」です。

 

  • 会議資料は事前に配布しておく
  • 使用する機材の使い方はチェックしておく
  • 事前に「○○に対する意見をひとつ持って参加」など、課題を設けておく

 

具体的にはこういったものが事前準備の例として挙げることができ、会議開催前の根回しも大切になってきます。ここでいう根回しとは意見が割れてしまい、会議自体がまとまらなくなってしまう状況を避けるため、反論を好む人や会議自体の進行を止めて壊してしまうような人へ事前に話を織り込んでおくことなどがあります。

 

重要なのは、「会議の中で争いたいわけではなく、あくまで助けて欲しい」という姿勢を見せる事です。

アイスブレイクを取り入れる

会議の場において参加者同士が初対面であるケースも考えられますが、そうしたときに効果的なのが「アイスブレイク」です。何もなくそのまま会議が始まってしまうと、初対面同士の場合ではどこまで踏み込んで議論を交わすべきか躊躇してしまったり、悩んでしまったりするシーンが生まれます。

 

活発な意見交換の為にも、アイスブレイクとして自己紹介や簡単なゲームを冒頭に行うことで参加者同士がある程度打ち解け場も明るくなり、その後の会議においてプラスになる効果が得られます。

議題と時間配分は明確に

そしてアイスブレイクの次に行うべきことが「議題と時間配分の発表」です。会議が最終的に到達すべきゴールが明確に示されないと、参加者はどこへ向かって議論を進めるべきか分からず、議題からの脱線も起こりやすくなってしまう為、冒頭に会議のゴールを示しておくことが大切になります。

 

そして、会議の終了時刻も必ず冒頭で伝えておきましょう。こうすることでダラダラしがちな会議の雰囲気が一度きちんと引き締まり、テンポよく会議を進行しよう、という共通認識が生まれます。先述した事前準備の中で配布するアジェンダの中にもあらかじめ議題と時間配分について明記しておくことで、会議進行における共通認識をよりしっかり持つことができます。

発言しやすい雰囲気を作る

参加者が活発に意見を出せるようにするためには、参加者自身が議題に対して熟考できる時間を設ける事が大切です。その後参加者へアイデアや意見を募り、ホワイトボードなどに書き出していきます。

 

その際にもただホワイトボードに羅列するだけでなく、意見をカテゴリ分けするなどして他の発言者が見やすく、次の意見を考えるベースになるようまとめておくことも大切です。沈黙が続いてしまった場合は、進行役がきっかけとなるキーワードを投げるなど、場をあえて刺激してみるのも良いでしょう。

「ファシリテーション」を意識してみましょう

特定非営利活動法人「日本ファシリテーション協会」のページによると、ファシリテーションとは集団活動をスムーズに進行し、成果が出せる状態に舵取りをすることとされています。

 

会議進行の場でいえば参加者全員の意見を中立的な立場から引き出し、それらをまとめ上げて結論へ導く役目になります。社内会議を円滑に進めるためには具体的にどういったファシリテーションスキルが必要になるのでしょうか。今回は具体的なものを3つ挙げて説明していきます。

発言者の意見を肯定

第一に、発言者が発言しやすい雰囲気を作り出すために、発言者から出た意見の良い所をピックアップして肯定しましょう。また、その場で出た質問や意見に対して「何故そう思われたのでしょうか?」などと深堀りして、質問者本人の動機などを引き出していくのも一つの手です。

 

なぜその意見に達したのか、という質問者本人の思いが全体に伝わることで、さらに会議の場を活性化することに繋がります。

議題から脱線したら本筋に戻す

ファシリテーションスキルにおいて非常に大切なこととして「議題から脱線した場合の対応」です。会議進行のかじ取りを正しい方向へ進めるためにも、「有難うございます、申し訳ありませんが、○○についての意見をお願いできますでしょうか?」などと柔らかく伝え、軌道修正を図りましょう。

会議の締めには結論を共有

そして終盤において最も大切なことが「会議の結論を共有すること」です。参加者の間で結論に対して微妙な認識違いや齟齬が生まれると、次のアクションにズレが出てきてしまう可能性があるため、必ず最後に会議の結論をまとめましょう。

 

結論がまとまることで参加者全体に「今回の会議はきちんと結論に達する事が出来た、充実した会議だった」といった実感が生まれ、次回の会議へポジティブに望める雰囲気が醸成されます。

まとめ

会議の進行をスムーズに行うためには、会議における「起承転結」を理解しておくことが大切になってきます。先述してきた会議を円滑に進めるためのポイントをきっちり押さえ、テンポの良い生産的な会議を進行できるように事前準備も忘れずに整えておきましょう。

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