プロジェクト管理ツールとは？上手に活用するためのポイントとおすすめツール

ビジネスシーンにおいて、日々様々な案件に対するプロジェクトがそれぞれの目的に向かって進行しています。その規模の大小に関わらず、プロジェクトごとに押さえなくてはならない項目を管理し、進行させていく事で効率良くそれぞれに掲げられた最終目的を達成する事ができます。

 

しかし、実際にプロジェクト管理における重要なポイントを理解した上で、日々のマネジメントを行えている人はあまり多くはいないのが現状です。プロジェクト管理が持つ本来の意味を理解する事で、より多角的かつ柔軟にビジネスを捉える事が可能になるといえるでしょう。

 

今回の記事ではプロジェクト管理そのものが持つ意味やプロジェクト管理を進める上で有用なプロジェクト管理ツールを活用するポイント、おすすめのプロジェクト管理ツールについて詳しく紹介していきます。

 

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プロジェクト管理とは

プロジェクト管理（マネジメント）とは、納期が定められているプロジェクトに対しどのようなプロセスを経る事によって目的を達成する事が出来るのか、詳しく計画を立てて主体的にコントロールしていく事を指します。具体的には「いつまでの期限にどの程度のクオリティが求められ、完成する必要があるのか」を明らかにして逆算し、目的達成までの過程を構築していきます。

プロジェクト管理ツールを活用するポイント

実際にビジネスの現場においてプロジェクト管理や業務遂行を進めていく際、複数の人員でチームを構成し取り組んでいく事が一般的とされています。そうしたチームの中ではメンバーはもちろん、進捗やコスト、納期などを常に最新の状況で正確に把握することが重要になってきます。

 

メンバー間個人個人のやりとりで全ての情報を把握しようとするとどうしても無駄な工数や時間を割いてしまいますが、そういった際に大いに役に立つのが「プロジェクト管理ツール」です。実際にプロジェクト管理ツールを導入した際、どのようなポイントを押さえておくべきなのでしょうか。具体的なポイントを以下にいくつか挙げていきます。

タスクの細分化

特定のプロジェクトにはいくつかの工程があり、プロジェクトリーダーはその全ての作業工程を把握・管理しておく必要があります。プロジェクトの管理工程をあらかじめ作成する際にはまずそれぞれの作業工程を細分化し、作業に対してタスクを振り分け設定します。そして細分化したタスクの完了・未完了を明らかにする事で工程上の残り作業を把握します。

予算管理の徹底

プロジェクトに課された大きな目的は無事に全作業を完了させる事ですが、当然ながら営利目的の企業によって立ち上げられているプロジェクトである以上そこには限られた予算が組まれています。そのため、作業が完了されたとしても予算を大幅に超えていては成功とは言い難い結果となります。

 

事前に定められた予算と、プロジェクトを進めていく間に発生した費用の間に大きな差異が生まれないように気を配らなくてはいけません。プロジェクト開始時に設定された予算よりも大幅に増えないように、無駄な費用は削減し予算管理を徹底していくことが大切です。

定期的な進捗確認

マネージャーは、常にプロジェクト全体の進捗状況を常に把握しておかねばなりません。また、参加しているチームメンバーも同じように進捗状況を理解しておく必要があります。そうした情報共有を促進させるために、短時間でも定期的に進捗管理目的のミーティングを行いましょう。

 

進捗状況の共有は口頭のみで行うと連絡漏れや伝えにくい内容がある場合があります。そうした際にはレジュメなどを事前に作成しデータで共有することで、より情報の追加更新を容易に行うことができます。

おすすめのプロジェクト管理ツール3選

ここである程度活用するポイントを理解した所で、ビジネスシーンに導入するにあたっておすすめのプロジェクト管理ツールを以下に紹介していきます。

Trello

TrelloはATLLASIANからリリースされているマルチデバイスで利用可能なクラウド型のプロジェクト管理ツールであり、基本的な機能は全て無料で利用することが可能です。シンプルかつ直感的で分かりやすいインターフェースが特徴で、マネージャー側・プロジェクト参加メンバー双方が使いやすい設計となっています。

 

また、SlackやDropBox、GoogleDriveなど様々な外部サービスとも連携が可能です。

monday.com

monday.comはチームが作業やプロセスをサポートする形のクラウド型プロジェクト管理ツールです。ドラッグアンドドロップによる簡単な操作で既存のテンプレートを利用し、簡単にプロジェクトのワークフローを作成する事ができます。

 

ZoomやSlack、Zendeskといった外部ビジネスツールと連携ができるため、今現在の環境を大きく変える事なく導入が可能です。

Clarizen

Clarizenは全世界規模で3,000社以上の導入実績を持つ、クラウド型プロジェクト管理ツールです。プロジェクトの進捗状況・スケジュールだけに留まらず、リソース・予算・タスクなどを全て一元管理可能なのが大きな特徴です。

 

また、追加機能が必要になった場合は専用アプリストアに60以上の追加アプリが用意されているため、新規開発コストを押さえられることも大きなメリットといえます。

まとめ

先述したようなプロジェクト管理ツールを導入した際押さえるべきポイントを前もって把握しておくことで、実際に管理ツールを導入した際スムーズに運用が可能になります。今後プロジェクト管理ツールを導入する際、今回の記事で紹介した内容を是非参照し役立てて頂けたら幸いです。