プロジェクト管理ツールとして使える「Google Workspace」の基本的な使い方

#プロジェクト管理

ハドラー

企業で働いている方のほとんどは、何らかのプロジェクトに参加していることと思います。最近では、一人で複数のプロジェクトをこなすことも増えてきましたが、プロジェクトによってそれぞれ納期や求められる水準が異なるため、正確な進捗管理が大切です。そこで使用するのが「プロジェクト管理ツール」です。プロジェクト管理ツールを使うことによって、プロジェクト管理での情報共有など、様々な課題を解決することができます。

 

このページでは、おすすめのプロジェクト管理ツール「Google Workspace」と、その使い方を紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。

 

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プロジェクト管理ツールについて

少し前までは、Excelや手帳などを使用してプロジェクトを管理することが基本となっていましたが、抱えている案件が多くなると管理していくことが難しくなります。そういった場合に使用するのが、仕事の管理を目的に作られた「プロジェクト管理ツール」というアプリケーションです。

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プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクト管理で発生する問題や課題を全て解決してくれるというツールです。プロジェクト管理に必要な進捗度や担当者、納期、優先度などの情報を簡単に管理して共有することが可能となります。また、プロジェクト管理ツールにはWebブラウザから利用できる「クラウド型」と、パソコンやスマートフォンでのインストールが必要な「インストール型」の2種類がありますが、最近はクラウド型が主流です。

プロジェクト管理ツール導入のメリット

ここからは、プロジェクト管理ツールを導入した際のメリットをいくつか紹介していきます。

①進捗管理の手間が省ける

プロジェクト管理ツールでは、予め進捗管理用のインターフェースが用意されているため、自身でのフォーマット作成も不要となりますし、進捗情報も簡単に編集することが可能となります。

②進捗状況を一目で把握できる

プロジェクト管理ツールでは、進捗状況がガントチャート形式で表示されるため、プロジェクト管理で発生する全てのタスクの進捗率や完了期限を一目で把握することが可能です。

③進捗状況の共有を簡単にできる

プロジェクト管理ツールは、基本的にオンラインで使用することができます。プロジェクトメンバーが抱えるタスクを、Webブラウザから簡単に把握することができるので、共有ファイルを使用する必要がなくなります。また、他のプロジェクトメンバーが編集した内容もすぐに反映されるため、よりスピーディーに情報の共有ができることが大きなメリットとなります。

④在宅ワークでも手軽に使用できる

プロジェクト管理ツールは、パソコン以外にスマートフォンからのアクセスも可能となるので、在宅ワークでも手軽に使えます。また、出張など外出先でもスマートフォンからプロジェクトの進捗状況を把握することが可能です。

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プロジェクト管理ツールとして使えるGoogleアプリ「Google Workspace」

ここからは、実際にプロジェクト管理ツールとして使用するGoogleのアプリと、その使い方を紹介していきます。

Google Workspaceとは

Google Workspaceとは、Googleが無償で提供しているプロジェクトマネジメントツールのことで、プロジェクトのタスク管理や共同作業などができるツールです。Googleスプレッドシートと連動し、Web上で進捗管理などもできるので、重宝されているアプリです。

Google Workspaceでできることは?

Google Workspaceを導入すると、GmailやGoogleカレンダーはもちろんのこと、Google ChatやGoogle Meet、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなどを利用してプロジェクト管理をスムーズにすることができます。

Google Workspaceのプランの種類

Google Workspaceには、それぞれプランが設定されており、プランによって利用できるアプリが異なります。Cloud Searchを利用するには、Business Standardプランや、Business Plusプラン、Enterpriseプランに加入する必要があり、Valutを利用する場合には、Business PlusプランやEnterpriseプランに加入する必要があるなど、それぞれプランごとにアプリの使用権利が異なります。

クラウドってセキュリティは大丈夫?Google Workspaceのセキュリティについて

Google Workspaceは、安全性の高いクラウドインフラストラクチャを運用しており、高度なセキュリティ管理機能を設けています。24時間の監視体制はもちろんのこと、データは複数のデータセンターに分散されているので、安全にデータを運用しているので、安心できるでしょう。

 

テレワークの導入も広がり、今ではシステムエンジニアの方々は在宅や遠隔地でプロジェクトを進めている企業が多くなってきており、アフターコロナにおいても、このような動きは続くと言われています。このような時代だからこそ、Googleが提供しているGoogle Workspaceなどの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

まとめ

プロジェクト管理ツール「Google Workspace」は、個人や小規模チームでのプロジェクトの管理・進捗管理においてとても便利なツールとなっています。スケジュール管理と情報共有はプロジェクトの成功に繋がりますので、管理ツールを上手に活用して、効率的にプロジェクトを進めていきましょう。

 

また、大規模プロジェクトを管理する際は、大規模プロジェクト用の管理ツールもありますので、そちらの利用も検討いてみてください。

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