プロジェクト管理ツールとして使える「Google Workspace」の基本的な使い方

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プロジェクト管理ツールとして使える「Google Workspace」の基本的な使い方

企業で働いている方のほとんどは、何らかのプロジェクトに参加していることと思います。最近では、一人で複数のプロジェクトをこなすことも増えてきましたが、プロジェクトによってそれぞれ納期や求められる水準が異なるため、正確な進捗管理が大切です。そこで使用するのが「プロジェクト管理ツール」です。プロジェクト管理ツールを使うことによって、プロジェクト管理での情報共有など、様々な課題を解決することができます。

 

このページでは、おすすめのプロジェクト管理ツール「Google Workspace」と、その使い方を紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。

 

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プロジェクト管理ツールについて

一人当たりに抱えている案件が多くなると個人や特定のグループのみでプロジェクトや業務を管理していくことが難しくなります。そういった場合に使用するのが、「プロジェクト管理ツール」です。

 

少し前までは、Excelやスプレッドシート、手帳などを使用してプロジェクトを管理することが基本となっていましたが、近年では、業務をデジタルデータとして可視化させることができるようになりました。

 

テレワークの増加や働き方改革、そして多くの企業で深刻な問題となっている人材不足などにより、一人一人が抱える業務は増える一方です。こうした背景を受け、仕事の管理をサポートし、会社の生産性の向上を目的に作られ、導入する企業は年々増加傾向にあります。

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プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクト管理で発生する問題や課題を全て解決してくれるというツールです。プロジェクト管理に必要な進捗度や担当者、納期、優先度などの情報を簡単に管理して共有することが可能となります。

 

特定のプロジェクトごとにグループを作成し、プロジェクトを管理することで、参加メンバーのスケジュールや進捗状況の確認が一目でわかります。また、プロジェクト管理ツールにはWebブラウザから利用できる「クラウド型」と、パソコンやスマートフォンでのインストールが必要な「インストール型」の2種類がありますが、最近はクラウド型が主流です。

プロジェクト管理ツール導入のメリット

プロジェクト管理ツールを導入するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここからは、プロジェクト管理ツールを導入した際のメリットをいくつか紹介していきますので、ぜひ導入時の参考として理解しておきましょう。

①進捗管理の手間が省ける

プロジェクト管理ツールでは、予めカレンダーやガントチャートといった、進捗管理用のインターフェースが用意されているため、Excelやスプレッドシートを利用した時のような自身でのフォーマット作成も不要となります。

 

作成したフォーマットでは進捗情報も簡単に編集することが可能で、修正や追加、変更などが行われた場合は、自動的にプロジェクトメンバーへ通知が配信されるようになっており、わざわざメールで知らせる必要もありません。

②進捗状況を一目で把握できる

プロジェクト管理ツールでは、進捗状況が時系列のガントチャート形式で表示されるため、決定された日程や予定などもすぐに確認することができ、進捗状況もすぐに見ることができます。

 

また、プロジェクトチームメンバー同士のスケジュールの把握やメンバー一人一人の進捗状況の確認など、プロジェクト管理で発生する全てのタスクの進捗率や完了期限を一目で把握することが可能です。お互いのスケジュールを確認することができるので、今後の進め方などについての調整もスムーズに行うことができます。

③進捗状況の共有を簡単にできる

クラウド型のプロジェクト管理ツールは、基本的にオンラインで使用することができます。インターネット環境さえあれば、テレワーク中でも取引先への移動中でも利用が可能です。

 

つまり、プロジェクトメンバーが抱えるタスクを、Webブラウザから簡単に把握することができるので、共有ファイルを使用する必要がなくなります。また、他のプロジェクトメンバーが編集した内容もすぐに反映されるため、よりスピーディーに情報の共有ができることが大きなメリットとなります。

④在宅ワークでも手軽に使用できる

上記にも述べた通り、クラウド型のプロジェクト管理ツールでは、インターネットを利用して社内で在籍している時はもちろん、在宅ワークやテレワークでも手軽に利用することができます。電車での移動中や、出張先でも利用することができるマルチデバイス対応なので、いつでもどこでもプロジェクト管理が可能になります。

 

また、クラウド型のプロジェクト管理ツールでは、OSに依存しないタイプのものが多いので、iOSやAndroid、Windowsなどを気にせず使うこともできます。

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プロジェクト管理ツールとして使えるGoogleアプリ「Google Workspace」

googleworkspace

ここからは、実際にプロジェクト管理ツールとして使用するGoogleのアプリと、その使い方を紹介していきます。

https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

Google Workspaceとは

Google Workspaceとは、Googleが無償で提供しているプロジェクトマネジメントツールのことで、プロジェクトのタスク管理や共同作業などができるツールです。

 

Googleが提供しているサービスであるGmailやGoogleカレンダー、Googleドライブ、Googleキープ、Googleスプレッドシートと連動して様々な機能を活用することができます。マルチデバイスに対応しており、OSに依存することなく利用できるので、数多く提供されているプロジェクト管理ツールの中でもWeb上で進捗管理などもできるので、重宝されているアプリです

Google Workspaceでできることは?

上述の通り、Google Workspaceを導入すると、GmailやGoogleカレンダーはもちろんのこと、Google ChatやGoogle Meet、Googleドキュメント、Googleスプレッドシートなど、他のアプリケーションとの連携が可能になります。これらすべてを利用するにはGoogleの無料アカウントの取得が必要になりますが、Googleが提供する強力なセキュリティを導入した高品質なサービスを低価格で利用することが可能になります。

 

全てがweb上での操作・管理となるため、ハード機器やシステム開発などにかかるコストを大幅に削減することもできます。また、バックアップ機能によって万が一の場合でも大切なデータをしっかりとクラウド上に保存しておいてくれます。

Google Workspaceのプランの種類

Google Workspaceには、それぞれプランが設定されており、プランによって利用できるアプリが異なります。Cloud Searchを利用するには、Business Standardプランや、Business Plusプラン、Enterpriseプランに加入する必要があり、Valutを利用する場合には、Business PlusプランやEnterpriseプランに加入する必要があるなど、それぞれプランごとにアプリの使用権利が異なります。

料金プラン

Business Stanterプラン

フリーランスや自営業など、小規模なビジネス展開を行うユーザー向けのプランです。年払いでは「8,078円」、月払いでは「673円」(いずれも税込み)となっており、1ユーザーの保存可能なデータ容量は30GBまでです。

 

Gmailや グーグルカレンダーなどの基本的なサービスが利用できます。

Business Standardプラン

中小企業などの、中規模なビジネス展開を行うユーザー向けのプランです。年払いでは「16,157円」、月払いでは「1,346円」(いずれも税込み)となっており、1ユーザーの保存可能なデータ容量は2TBまでです。

 

基本のコアサービスに加え、150人までが参加できるビデオ会議システムの利用やチーム内でのデータ共有、検索機能などが利用できます。

Business Plusプラン

大企業、またはたくさんの機能を利用したいユーザー向けののプランです。年払いでは「24,235円」、月払いでは「2,020円」(いずれも税込み)となっており、1ユーザーの保存可能なデータ容量は5TBまでです。

 

基本のコアサービスに加え、250人までが参加できるビデオ会議システムの利用やチーム内でのデータ共有、検索機能などほぼ全ての機能が利用できます。

Enterprise Standardプラン

300人以上の大規模なユーザー向けのプランです。

年払いでは「26,928円」、月払いでは「2,244円」(いずれも税込み)となっており、基本の1ユーザーの保存可能なデータ容量は5TBまでですが、申請すれば増量させることも可能です。

 

基本のコアサービスに加え、250人までが参加できるビデオ会議システムの利用やドメイン内でのライブストリーミング、チーム内でのデータ共有、検索機能などほぼ全ての機能が利用できます。

Enterprise Plusプラン

300人以上の大規模なユーザー向けのハイスペックなプランです。

年払いでは「40,392円」、月払いでは「3,366円」(いずれも税込み)となっており、基本の1ユーザーの保存可能なデータ容量は5TBまでですが、申請すれば増量させることも可能です。

 

基本のコアサービスはもちろん、Enterprise Standardプランの全ての機能が利用できるほか、監査ログやセキュリティセンター、アプリ開発ツールの利用なども可能になります。

導入サポート

Google Workspaceでは、ドメイン所有の証明やメールの配信設定、ユーザーやグループの作成など、初期の導入時のセットアップ全般を全て行ってくれる「導入サポート」があります。サポート内でのサービスはどのプランにおいても同じように全て無料で利用することが可能です。

 運用サポート

Google Workspaceでは、使用方法や不具合の対応、不明点のサポートなども全て無料で行っています。Google Workspaceそのものについてはもちろん、 GmailやGoogleカレンダーなどの連携サービスについてのサポートも行なっていますので、操作に戸惑った時はぜひりようしてみましょう。

クラウドってセキュリティは大丈夫?Google Workspaceのセキュリティについて

Google Workspaceは、安全性の高いクラウドインフラストラクチャを運用しており、高度なセキュリティ管理機能を設けています。24時間の監視体制はもちろんのこと、データは複数のデータセンターに分散されているので、安全にデータを運用しているので、安心できるでしょう。

 

テレワークの導入も広がり、今ではシステムエンジニアの方々は在宅や遠隔地でプロジェクトを進めている企業が多くなってきており、アフターコロナにおいても、このような動きは続くと言われています。このような時代だからこそ、Googleが提供しているGoogle Workspaceなどの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

まとめ

プロジェクト管理ツール「Google Workspace」は、個人や小規模チームでのプロジェクトの管理・進捗管理においてとても便利なツールとなっています。スケジュール管理と情報共有はプロジェクトの成功に繋がりますので、管理ツールを上手に活用して、効率的にプロジェクトを進めていきましょう。

 

また、大規模プロジェクトを管理する際は、大規模プロジェクト用の管理ツールもありますので、そちらの利用も検討いてみてください。