プロジェクト管理アプリをもっと効率的に!上手に活用するための3つの手法

#プロジェクト管理

ハドラー

近年、企業内における情報共有の大切さがあちこちで叫ばれる中急速に浸透している言葉の一つとして「プロジェクト管理」という考え方があります。しかし、実際のところビジネスの現場ではどう進めるべきか悩んでいたり、そもそもプロジェクト管理という考え方自体に対して理解が進んでいなかったりする場合もあるでしょう。

 

今回の記事では、そもそもプロジェクト管理とは一体何なのか、またプロジェクト進行に役立つ「プロジェクト管理アプリ」を導入する際に役に立つ代表的なプロジェクト管理手法について詳しく説明していきます。

プロジェクト管理とは

プロジェクトとは、企業によって掲げられた目標に対して一定の期間を設けて計画を策定し、目標を達成するべく計画を運営・実行し完了を目指すことを指しています。プロジェクトの目的が達成され成功へ繋がるかどうかについては、適切にプロジェクト管理が行われるかどうかに掛かっていると言っても過言ではないでしょう。

プロジェクト管理アプリを活用しよう

先述した「企業によって掲げられた目標」には、主に以下の要素が含まれています。

 

  • 予算
  • 納期
  • 品質

 

このような要素を多角的に捉え、常に最新の状況を正しく把握し管理しながらプロジェクトを成功へと導くのにあたって大いに役立つのが「プロジェクト管理アプリ」の存在です。プロジェクトを管理するにあたり各種様々な機能が備えられていますが、ここでは代表的な基本機能の詳細について説明します。

主な機能①プロジェクト計画書

プロジェクトを一から進めていくにあたり、基本的情報である予算・納期・品質について正しく定められ明文化されている「プロジェクト計画書」を作成しなくてはなりません。プロジェクト計画書に関しては特に決まったフォーマットはありませんので表計算ソフトなどを用いて作成されるのが一般的でしょう。

 

しかし、プロジェクト管理アプリには、すでに基本機能として、プロジェクト計画書を作成する機能が備わっているため、そちらの作成機能を利用する事でデータの入力ミスな度を避ける事ができ、効率良く作成を行う事ができます。

主な機能②ガントチャート

ガントチャートとは、既に事前に細分化し洗い出した各種タスクを縦軸に並べ、日時を横軸に並べる事で各種タスクの進捗状況や各担当者を一目見ただけで誰でも分かるように管理する事ができる帯状のグラフのことをいいます。

効率化に役立つ3つのプロジェクト管理手法

また、企業が掲げる目標を達成するためにはプロジェクトの管理・運営がスムーズに進むように統制を取らなくてはなりません。プロジェクト管理では、プロジェクトの規模・予算・メンバー選定など複数の要素を同時並行で考慮しつつ全体の調整・管理を行わなくてはなりません。

 

プロジェクトの管理手法は複数存在していますが、ビジネス種別や状況に合わせて使い分ける必要があります。今回はその中でも代表的な3つのプロジェクト管理手法について詳しく紹介していきます。

PMBOK

PMBOKとはProject Management Body of Knowledgeを略したもので、プロジェクトマネジメントにおいて世界標準となっている管理手法の一つです。一般的にプロジェクトの3要素と呼ばれる「QCD(品質・費用・納期)」その全ての達成を最終目標として計画を立案し実行に移していきます。

 

QCDの管理は「可能な限り高品質・低コスト・納期に対してより早く」という目的に向けて計画を立て、実行を進めていく事が大切です。PMBOKでは掲げられた目標を達成するために管理項目としてプロジェクトの開始時点から達成、完了までの流れを以下のように分割しています。

 

  • 立ち上げ
  • 計画
  • 実行
  • 監視・コントロール
  • 終結

 

以上、5段階のプロセスに分割します。このような5つのプロセスを実行することに加え、各プロセスの段階で必要とされる知識を10に分割・定義した「10の知識エリア」を把握する事が重要になってきます。いくつか例を挙げると、「統合マネジメント」「コストマネジメント」などがそれにあたり、プロセスごとに必要とされる知識エリアが異なってきます。

CCPM

CCPMとは、プロジェクトのタスクを納期内でできうる限りの範囲で短縮し、バッファを設けるプロジェクト管理手法です。CCPMはCritical Chain Project Managementを略したものでありクリティカルチェーンマネジメントとも呼ばれています。クリティカルチェーンとは、期間内において最も長くかかると見込まれる作業の流れそのものを指しています。

 

この手法は、確実にスケジュール内で目的を達成させたい場合に有効な管理手法と言われています。この手法では各タスクに割り当てられたバッファを一元管理していきます。プロジェクト内のタスクごとに割り当てられている時間数・日数を把握する事で、予定より早く終わったタスクから生じたバッファを遅延が生じているタスクへ割り当てを行うなど、プロジェクト進行を柔軟に行っていく事が可能になります。

PPM

PPMとは、Project Portfolio Managementの略であり訳すと「プロジェクトポートフォリオ管理」となります。組織内で実行されている様々なプロジェクトを統括して管理する手法であり、組織全体の管理や進捗管理を行う事でそれぞれ個々のプロジェクトに特定せず、組織全体の効率化を図ります。

 

全てのプロジェクトを包括的に管理・分析する事で「追加で予算投下の必要があるのはどのタスクか」などといった判断を迅速に行う事ができます。

まとめ

ビジネスシーンにおいて企業が新たな目標を掲げ、その実現を叶えるために新たなプロジェクトを立ち上げる際、目標を達成するにあたってプロジェクト管理は欠かすことのできない考え方のひとつになります。そうした場合にプロジェクト管理アプリを利用し、先述したような効率的なプロジェクト管理手法を役立てることでさらなる生産性向上が期待できます。

 

是非新たなプロジェクトに参加する際は、今回の記事を参考に日々のマネジメントへ役立ててみてはいかがでしょうか。

ハドラー