ガントチャートでタスク管理する方法。国産のおすすめアプリも紹介

#タスク管理#プロジェクト管理#業務効率化アプリ

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「ガントチャート」ってご存知ですか?そうです、縦軸にタスクを表記し、横軸にスケジュールや進捗を表記する、あれです。ビジネスパーソンとして一度は目にしたことがあるでしょう。ガントチャートでタスク管理が可能なサービスも提供され、最近では昔のようにエクセル等でゼロから作る必要はありません。

 

では、ガントチャートって何が便利で、なぜ広く使われているのでしょうか。本記事ではガントチャートの概要から、メリットまでご紹介します。

 

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そもそもガントチャートってなに?

「ヘンリー・ガントという経営コンサルタントが開発したタスク管理の手法」が、ガントチャートです。早速、参考画像を見てみましょう。

ガントチャート

引用:エクセルガントチャート5つの作り方 | 作りやすさを比較!サンプルあり  bizroute

 

これはエクセルで作成したガントチャートのサンプルで、ご覧のように縦軸にタスクと、横軸にスケジュールを進捗管理します。システムやウェブの開発現場でよく使われるタスク管理手法で、スケジュール全体を一目瞭然に管理できるのが大きな特徴です。

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ガントチャートのメリット

最大のメリットは、タスク間の繋がりなども明らかにできる所でしょう。1つのプロジェクトを完遂するにはたくさんのタスクをこなす必要があります。それぞれのタスクは個別に存在しているのではなく密接に関係し合い、タスクAが完了しなければタスクBに移動できないといった関係性もあります。

 

したがって、プロジェクト進行にあたって全てのタスクを個別管理するのは非常に厄介なやり方です。タスク同士の繋がりが見えず、プロジェクトが進行しているようで、実は全く進んでいないなんて事態も珍しくありません。

 

ガントチャートならその問題を解消できます。優先度の高いタスクから順に並べ、それぞれの開始日と期日を設定すれば正確なスケジュールが完了します。色分けすればカテゴリごとにタスクを分類できますし、タスクの前倒しや遅れも一目で分かります。

 

プロジェクト全体のガントチャートを作成し、さらにタスクごとにガントチャートを作成してツリー式に細かく管理できる所もメリットと言えるでしょう。

 

作業負荷をハッキリさせられるのも大きなメリットです。プロジェクトを進行していくと、いくつものタスクが重なる時があります。タスクは可能な限り分散し、効率的にこなしたいものです。ガントチャートならタスクが重なっている部分を見るだけで負荷状況を把握できるので、タスクの分散や高負荷回避に役立ちます。

 

このようにガントチャートには色々なメリットがあり、計画的なプロジェクト進行を助けてくれます。

ガントチャートの理解に欠かせないWBS

ガントチャートを理解し、作成するために欠かせないのが「WBS(作業分解構成図)」と呼ばれる工程です。端的に言えば、「プロジェクト全体のタスクを洗い出すための作業」です。

 

ガントチャートを上手く活用するには、プロジェクトに存在する全てのタスクを整理し、並べなければいけません。また、タスク同士の繋がりを明確にして効率的なプロジェクト進行を計画し、タスクの抜け漏れは絶対にあってはなりません。

 

WBSはまず、大元となるプロジェクトからタスクを大まかな項目で分類します。例えばウェブサイト制作プロジェクトならば「要件定義」「設計」「開発」「テスト」「運用」のように、大まかな項目を作ります。さらに項目ごとに必要なタスクを洗い出し、1つひとつの作業単位に落とし込んでいく作業を繰り返します。

 

すると1つのプロジェクトに対して100も200もタスクが生まれるでしょう。「細かすぎて管理が複雑になるのでは?」と心配になるかもしれませんが、これがWBSの役割であり、ガントチャートを活用するポイントです。

 

もう1つ、ガントチャートを上手に活用するポイントが「マイルストーンを設定する」ことです。マイルストーンとはプロジェクトにあるいくつかの節目のことで、上記の例で言うなれば要件定義や設計などの大項目の完了を意味します。

 

プロジェクトにマイルストーンをいくつか設定しておくと進捗状況が把握しやすくなり、次の段階へスムーズに移行できます。プロジェクトが着実に進んでいることを視覚的に表せるので、モチベーションアップにもなるでしょう。

ガントチャートを作る3つの方法

ガントチャートを作るための手段としては、主に3つの方法があります。どれもそれぞれに特徴があり、予算も異なります。利用人数やPC環境などによってどれを選ぶべきかが見えてくることでしょう。

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webサービス型

ガントチャートが作れるwebサービスは、現在国内外を問わず、多くの会社がサービスを提供しています。全ての作業をオンライン上で利用することができるので、インターネット環境とデバイスさえあればいつでもガントチャートを閲覧・編集することができます。

 

サーバー管理はすべて提供会社がおこなってくれるので、メンテナンスの心配もありません。複数人数での利用も可能で、遠隔地とのやりとりも簡単に行えるため、テレワーク中でも利用することができます。

利用は有料ですが、お試し期間は無料で利用できるところがほとんどなので、まずはこうしたサービスを利用してみるのがおすすめです。

ソフトウエア型

PCに購入したソフトウエアをインストールして利用するタイプの方法です。主にWindowsに標準搭載されているExcelを用いて作成することが多く、最も予算をかけずにガントチャートを作成・管理することが可能です。

 

ガントチャートを一から作成することになるので、ガントチャートに必要な項目や作り方の手順などは事前に確認しておきましょう。また、ある程度のExcelの操作知識も必要となりますので、最低限のスキルは身につけておきましょう。

スマホアプリ型

スマホのアプリを利用してガントチャートを作成・管理することができます。あらかじめ用意されたテンプレートに必要事項を入力するだけの簡単操作なので、初心者にもおすすめ。パソコンの知識がなくともガントチャート作成ができます。

 

ただし、画面が小さいのでやや見えにくいという難点もあります。

ガントチャートが作れる国産のタスク管理アプリ

Backlog

backlog

https://backlog.com/ja/

Backlogはプロジェクト管理ツールであり、システム開発の現場でよく使われているツールです。プロダクトのタスク管理に便利で、ガントチャート機能を利用すれば、プロジェクトの作業計画や進捗状況も一目瞭然です。Backlogでは、中〜大規模チーム向けの「プラチナプラン 月額55,000円」、社内外ともにスムーズなタスク管理ができる「プレミアムプラン 月額21,780円」、個人や小規模チーム向けの「スタンダードプラン 月額 12,980円」、フリーランスや個人向けの「スタータープラン 月額2,640円」の4つのプランが用意されており、全てのプランで30日間の無料トライアルがついています。

Jooto

jooto

https://www.jooto.com/

jootoはシンプルなタスク管理ツールで、カンバン形式のタスク管理とガントチャートのみ用意されています。余計な機能がついていないからこそ直感的に使えるのが魅力です。初心者には特に嬉しいオンラインセミナーや個別相談、電話サポートなども充実しているので、操作に困ったらすぐに対応してもらうことができます。

 

Jootoでは、4人までのユーザーなら基本機能が全て使える「無料プラン」が用意されています。アップロード可能なファイル容量は10MBまで、データ上限は100MBまでなど、一定の制限はありますが、少人数で予算を抑えて利用したいという人には特におすすめです。5人目以降からは、1人追加ごとに月額500円が追加課金となる「スタンダードプラン」がおすすめです。基本機能が全て利用可能でアップロード可能なファイル容量は300MB、データ上限は1ライセンスごとに5GBまで利用可能です。

 

中~大規模での利用なら「エンタープライズ」がおすすめです。1名~利用可能で月額1,300円で基本機能全てが利用できます。アップロード可能なファイル容量は1GB、データ上限は1ライセンスごとに10GBとたっぷり容量で利用できるのも嬉しいメリットです。

 

スタンダードプラン、エンタープライズプラン共に30日間の無料トライアルが利用できます。

brabio!

https://brabio.jp/

brabio!は、国内シェアNo.1のクラウド型プロジェクト管理ツールです。Excelよりも早く簡単にガントチャート作成ができるので、初心者にもおすすめ。直感的な操作ですぐに高機能なガントチャートを作ることができます。

 

グループ設定ができるので、社内外で必要なチームに応じてグループ単位でスケジュールの管理をすることも可能。 アクセス権限の設定なども行えるので、必要に応じた管理体制を整えることができます。

 

brabio!では、5ユーザーまでの利用なら無料で利用することができます。有料プランは、「エントリープラン」と「ミッドレンジプラン」の2つがありますが、それぞれに細かな人数分けがなされており、人数に応じた料金設定になっています。プロジェクト数はいずれも無制限で利用することができますが、ストレージは無料プランで50MBまで、有料プランなら1GBまで利用することができます。

みんなでガント.com

https://www.minna-de-gantt.com/

みんなでガント.comでは、月単位、日単位でのチャート管理のほか、30分単位でガントチャートの作成ができます。こまかなスケジュール管理をしたいという人には最適で、ガントチャートの作成も直感的に行えるため、初心者にもおすすめです。

 

データセンターには、AWSを利用しており、セキュリティの面も安心なので、現在も多くの企業が利用しています。

みんなでガント.comでは、10ユーザーまでが1つのガントチャートとToDo管理機能が利用できる「トライアルプラン」(1,800円で3ヶ月間利用可能)と、20ユーザーまで利用可能で6つのガントチャートとToDo管理機能が利用できる「エントリープラン」(4,800円で6ヶ月間、8,600円で12ヶ月利用可能)のほか、全ての機能が利用可能で人数によって選べる3つのビジネスプランが用意されています。

いざ、ガントチャート作り

ガントチャートは基本的にエクセルで作ることになるかと思います。サービスとしてガントチャートが提供されていますが、慣れれば簡単に作れるのでお金を出すほどでもないと考える人も多いでしょう。ただし、自力のタスク管理にはやはり限界があるので、どこかで何かしらのサービスを利用する必要があります。タスク管理にはガントチャートの他に「カンバン方式」もあり、こちらの方が個人・チームのタスクが管理しやすい仕様です。この機会に、自社にとって最適なタスク管理とは何かを考えてみてください。

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