ガントチャートでタスク管理する方法。国産のおすすめアプリも紹介

#タスク管理#プロジェクト管理#業務効率化アプリ

ハドラー

「ガントチャート」ってご存知ですか?そうです、縦軸にタスクを表記し、横軸にスケジュールや進捗を表記する、あれです。ビジネスパーソンとして一度は目にしたことがあるでしょう。ガントチャートでタスク管理が可能なサービスも提供され、最近では昔のようにエクセル等でゼロから作る必要はありません。

 

では、ガントチャートって何が便利で、なぜ広く使われているのでしょうか。本記事ではガントチャートの概要から、メリットまでご紹介します。

そもそもガントチャートってなに?

「ヘンリー・ガントという経営コンサルタントが開発したタスク管理の手法」が、ガントチャートです。早速、参考画像を見てみましょう。

ガントチャート

引用:エクセルガントチャート5つの作り方 | 作りやすさを比較!サンプルあり  bizroute

 

これはエクセルで作成したガントチャートのサンプルで、ご覧のように縦軸にタスクと、横軸にスケジュールを進捗管理します。システムやウェブの開発現場でよく使われるタスク管理手法で、スケジュール全体を一目瞭然に管理できるのが大きな特徴です。

ガントチャートのメリット

最大のメリットは、タスク間の繋がりなども明らかにできる所でしょう。1つのプロジェクトを完遂するにはたくさんのタスクをこなす必要があります。それぞれのタスクは個別に存在しているのではなく密接に関係し合い、タスクAが完了しなければタスクBに移動できないといった関係性もあります。

 

したがって、プロジェクト進行にあたって全てのタスクを個別管理するのは非常に厄介なやり方です。タスク同士の繋がりが見えず、プロジェクトが進行しているようで、実は全く進んでいないなんて事態も珍しくありません。

 

ガントチャートならその問題を解消できます。優先度の高いタスクから順に並べ、それぞれの開始日と期日を設定すれば正確なスケジュールが完了します。色分けすればカテゴリごとにタスクを分類できますし、タスクの前倒しや遅れも一目で分かります。

 

プロジェクト全体のガントチャートを作成し、さらにタスクごとにガントチャートを作成してツリー式に細かく管理できる所もメリットと言えるでしょう。

 

作業負荷をハッキリさせられるのも大きなメリットです。プロジェクトを進行していくと、いくつものタスクが重なる時があります。タスクは可能な限り分散し、効率的にこなしたいものです。ガントチャートならタスクが重なっている部分を見るだけで負荷状況を把握できるので、タスクの分散や高負荷回避に役立ちます。

 

このようにガントチャートには色々なメリットがあり、計画的なプロジェクト進行を助けてくれます。

ガントチャートの理解に欠かせないWBS

ガントチャートを理解し、作成するために欠かせないのが「WBS(作業分解構成図)」と呼ばれる工程です。端的に言えば、「プロジェクト全体のタスクを洗い出すための作業」です。

 

ガントチャートを上手く活用するには、プロジェクトに存在する全てのタスクを整理し、並べなければいけません。また、タスク同士の繋がりを明確にして効率的なプロジェクト進行を計画し、タスクの抜け漏れは絶対にあってはなりません。

 

WBSはまず、大元となるプロジェクトからタスクを大まかな項目で分類します。例えばウェブサイト制作プロジェクトならば「要件定義」「設計」「開発」「テスト」「運用」のように、大まかな項目を作ります。さらに項目ごとに必要なタスクを洗い出し、1つひとつの作業単位に落とし込んでいく作業を繰り返します。

 

すると1つのプロジェクトに対して100も200もタスクが生まれるでしょう。「細かすぎて管理が複雑になるのでは?」と心配になるかもしれませんが、これがWBSの役割であり、ガントチャートを活用するポイントです。

 

もう1つ、ガントチャートを上手に活用するポイントが「マイルストーンを設定する」ことです。マイルストーンとはプロジェクトにあるいくつかの節目のことで、上記の例で言うなれば要件定義や設計などの大項目の完了を意味します。

 

プロジェクトにマイルストーンをいくつか設定しておくと進捗状況が把握しやすくなり、次の段階へスムーズに移行できます。プロジェクトが着実に進んでいることを視覚的に表せるので、モチベーションアップにもなるでしょう。

ガントチャートが作れる国産のタスク管理アプリ

Backlog

backlog

https://backlog.com/ja/

Backlogはプロジェクト管理ツールであり、システム開発の現場でよく使われているツールです。プロダクトのタスク管理に便利でガントチャート機能も用意されています。

Jooto

jooto

https://www.jooto.com/

jootoはシンプルなタスク管理ツールで、カンバン形式のタスク管理とガントチャートのみ用意されています。余計な機能がついていないからこそ直感的に使えるのが魅力です。

いざ、ガントチャート作り

ガントチャートは基本的にエクセルで作ることになるかと思います。サービスとしてガントチャートが提供されていますが、慣れれば簡単に作れるのでお金を出すほどでもないと考える人も多いでしょう。ただし、自力のタスク管理にはやはり限界があるので、どこかで何かしらのサービスを利用する必要があります。タスク管理にはガントチャートの他に「カンバン方式」もあり、こちらの方が個人・チームのタスクが管理しやすい仕様です。この機会に、自社にとって最適なタスク管理とは何かを考えてみてください。

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