メモの共有してる?共有するメリットや方法、注意点について

#情報共有・管理メモ・ノート

ハドラー

メモは私たちの生活において身近なツールです。ビジネスにおいてもプライベートにおいてもメモを取るのはごく自然なこととして受け入れられています。メモはごくシンプルな紙に書くものはもちろんですが、最近ではスマホに入っているメモアプリを利用する人たちが多いようです。

 

そこで今回は、メモの共有をするメリットやその方法、利用する際の注意点について詳しくみてみることにしましょう。

 

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メモの共有について

メモは、そもそも忘れ物をしないようにするための備忘録として利用したり、大切な情報を、要点を抑えて記録したりするための手段として使われています。これらの情報を個人的に利用するのはもちろんですが、情報を共有することで、持ち物の分担を行ったり買い物のふりわけなどを行ったりすることもできるようになります。

 

情報の共有は、紙媒体ならメモを撮影してメールやチャットツールで画像として送信する方法があります。無料で利用できるスマホのメモアプリならいつでもどこでも持ち歩いている人が多いこともあり、移動中や出先でも手軽に利用することができるので便利です。

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メモを共有するメリット

誰でも手軽に使えるメモですが、使い方によっては優秀なビジネスツールとして活用することもできます。メモを共有することで得られるメリットにはどんなものが以下のようなものがあります。

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メリット1:議事録代わりに共有できる

会議やミーティングで重要な要件をメモしたり、連絡事項や決定内容を書き込んだりしておけば、そのままメモを写真で取り込んで議事録の代わりにすることができます。メモアプリなら音声をテキスト化させる機能が搭載されているものもあるので、会議の内容をそのままテキスト化して共有することも可能です。

メリット2:備忘録を共有できる

メモの最も手軽な活用法としては備忘録が一般的です。業務内容の備忘録や買い物リストとしてとったメモを共有しておけば、複数人で情報管理ができるので、うっかり忘れをなくすこともできます。また、作業を分担して進めることができるので、情報共有ツールとしても十分活用することができます。

メリット3:情報を一元管理できる

手軽に利用できるメモは、業務に必要な情報や出先で知り得た情報などをその場で書き込んで、プロジェクトチームや部署内で情報を管理することもできます。

iPhoneでメモを共有する場合

iPhoneには、メモアプリが標準搭載されているので、iPhoneユーザーなら誰もがいつでもメモアプリを利用することができます。iPhoneでメモを共有するには、iCloudを利用することになるため、事前に必要な設定は全て済ませておきましょう。

 

メモアプリ、iCloudともにアップデートを行い、最新の状態でなければメモ共有を利用することができません。メモを共有するユーザーもそれぞれがアップデートを済ませておきましょう。

 

iPhoneの場合、共有したいメモはiCloudに保存しておき、共有したいメモを開いて「メモを共有」ボタンから共有したい相手を追加していきます。全て選び終わったら送信方法を選択してメモを送信します。

Androidでメモを共有する場合

Androidの場合、いろいろなメモアプリを利用することになりますが、特にGoogleが提供するGoogle Keepを利用している人が多いようです。Google Keepはオンライン上で利用することになるので、Androidに限らずiPhoneやPCユーザーでも利用することが可能です。

 

アプリに依存しないのでインターネット環境さえあれば、誰でも利用することができるというのも大きなメリットでしょう。Google Keepでは、共有したいメモの左上にあるアイコンから「共有を有効にする」をオンにするだけでメンバーとの情報共有が可能になります。

共有できるメモアプリのご紹介

上記では、iPhoneとAndroidそれぞれのデバイスに特化したメモアプリをご紹介しました。ここでは、さまざまな機能を搭載した共有できる厳選したメモアプリを集めてみました。

ぜひこれからの活用にむけて参考にしてみて下さい。

メモアプリ「Ever Note」

Ever Noteは、デバイスを問わず利用可能なオンライン上でメモを共有する代表的なアプリです。メモのほか、画像や動画を貼り付けたりすることが可能なので、会議資料をいち早く共有したり、プレゼンの模様を撮影したりすることができます。

 

また、outlookやGoogleと連携させてスケジュール管理やアラーム機能を利用したり、ドキュメント・スプレッドシートなどとも同期させたりすることも可能です。共有したいデバイスを同期契約することでメモを共有することもできます。

 

URL:https://evernote.com/intl/jp

メモアプリ「OneNote」

OneNoteは、Microsoftが提供しているメモアプリです。WindowsのPCに標準搭載されていますが、スマホやタブレットにインストールして利用することもできます。OneNoteには手書き機能が搭載されてもいるので、キーボードで文字入力が面倒と感じる人も手書きで楽に文字入力ができます。

 

入力されたデータは常に同期されるので、更新などを行わずとも最新情報をいつもチェックできるようになっています。

 

URL:https://www.onenote.com/download?omkt=ja-JP

メモアプリ「Dropbox」

Drropboxは、共有したメモデータにコメントを投稿したり、投稿されたコメントに返信したりしてスムーズなコミュニケーションが取れるメモアプリです。ダウンロードしてオフラインでの使用ができるので、インターネット環境がなくてもメモの内容を閲覧することができます。

 

プロジェクトチームでデータのやりとりができるので、テレワークや在宅ワークなどでも活用しやすいアプリです。

 

URL:https://www.dropbox.com/ja/

メモ共有の注意点

メモを共有することで得られるメリットは様々なものがありますが、同時に注意しなくてはならないこともあります。例えば、「誤送信」。撮影したメモをプロジェクトメンバーへ送ろうとして別のチームに送ってしまったり、送ったつもりが送られていなかったりするなどのトラブルは数多くあります。

 

スマホアプリを利用していたが、スマホが壊れて使えなくなった、メモが消えてしまったなどのトラブルもあります。データの送信時にはしっかり確認する、データはバックアップを取るなどのリスク管理が必要になります。

まとめ

メモを共有することで、重要な要件などを一人一人に連絡して伝える必要がなくなります。一度に複数人と情報共有ができるので、便利なツールとしてプライベートやビジネスシーンでも今後ますます活用の幅が広がっていくことでしょう。

 

ぜひこの記事を読んで、より上手なメモの活用法を見出してみるのも良いのではないでしょうか。

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