グループウェアとは?導入時に抑えておきたいポイントや機能について

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ハドラー

グループウェアをご存知ですか?グループウェアは、インターネット環境下で利用するビジネスツールで、複数人のグループでの活用を効率化することを目的として、いろいろな企業が注目しているツールでもあります。

 

そこで今回は、グループウェアの導入を検討している人必見!グループウェアの導入時に抑えておきたいポイントや機能について詳しくご紹介します。

 

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グループウェアとは

グループウェアは、インターネットを通じて社内の情報共有を行うことを目的としたビジネスツールです。タスク管理やスケジュール管理といった、様々な機能を利用してプロジェクトチームや部署内での業務連携を促進し、業務効率に向けたサポートを行ってくれます。ネットワークを利用するので、出張先や移動中、テレワークなどでも利用することができるほか、社内の円滑なコミュニケーションを取ることもできます。

 

個人間で一つ一つの連絡を取り合う必要がないので、誤った情報配信や共通認識のズレを防ぐことが実現することもあり、近年では大企業はもちろん、中小企業などでの導入も年々増加しています。

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グループウェアの持つ機能

社内での情報共有や業務の効率化を目的としたグループウェアには様々な機能が搭載されています。ここでは、一般的なグループウェアが持つ機能について詳しくみてみることにしましょう。

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ワークフロー機能

グループウェアが持つ機能の一つ、ワークフロー機能とは、これまで書面で行ってきた申請や承認・決済といった一連の処理の流れを電子化したもののことをいいます。

 

稟議書や各種申請書類など、面倒な書類の流れを電子化・自動化することで、決済までに時間がかかっていた作業時間を大幅に削減、業務効率化に役立てることができるようになりました。

スケジュール管理機能

グループウェアには、社員全員のスケジュールを管理する機能が搭載されています。年間・月間・週間とそれぞれの単位で確認することができ、従業員一人一人のスケジュールはもちろん、部署単位や営業所単位でのスケジュールを管理することも可能です。

 

いつでも誰がどんなスケジュールを立てているのかが一目瞭然なので、テレワークなどで離れた場所にいる社員のスケジュールもしっかり管理することができます。

インフォメーション機能

グループウェアのインフォメーション機能では、社内のイベントや人事異動の通知などをグループウェアのトップページに設置して従業員全体に周知してもらうことができます。

 

いちいち面倒なメール設定などをする必要がなく、埋もれてしまう心配もないので、重要なお知らせや告知などに役立ちます。

グループウェアを利用するメリット

グループウェアには、社内の業務効率を円滑化するための機能がたくさん搭載されています。これらを利用して、会社全体の生産性の向上を図りたいと考えている企業も多いことでしょう。

 

ここでは、グループウェアを利用した時の具体的なメリットについてみてみることにしましょう。

メリット1:作業効率の向上

ワークフローやスケジュール管理機能を利用して社内全体の作業効率の向上を図ることができます。プロジェクトチームや部署間でスケジュールを共有することで、作業の分担を効率的に図ることができるのはもちろん、稟議書や各書類のペーパーレス化とそれに伴うワークフローによる時間短縮ができます。

 

また、業務の進捗管理や、やるべきことをリスト化するToDoリストの利用などでうっかり忘れを防ぐこともできます。

メリット2:データの一元管理

週報や月報といった提出物や社wikiといった社内で共有したい情報を全て一元管理できるのもグループウェアを利用した際の大きなメリットであると言えるでしょう。設備予約や各種データの共有を行うことで、大切なデータを蓄積し、かつまとめて管理することができます。

メリット3:社内のコミュニケーションを円滑に

グループウェアを導入することで、テレワークや在宅ワークに対応したサポートも利用できるようになります。チャット機能やメール、コメント機能を利用すれば、遠隔でもコミュニケーションをとることも可能です。

 

一般的なグループウェアは、インターネット環境とデバイスがあれば、いつでもどこでも閲覧・編集することができるので、出張先や移動中でも利用することができます。

グループウェアの比較3つのポイント

現在、多くの会社から高品質な機能を持ったグループウェアが豊富に提供されています。どんなグループウェアを選べば良いのか、比較する際に目安となる3つのポイントについてまとめてみました。

ポイント1:ニーズに合ったものを選ぶ

グループウェアを選ぶ際の一番の比較ポイントは「自社のニーズに合っているかどうか」という点でしょう。グループウェアを利用する人数は会社規模によって異なります。また、どんな機能を使いたいのかを事前にチェックしておくようにしましょう。

 

グループウェアは、年額・月額ともに利用アカウント数によってプランが設定されているのが一般的です。自社の利用人数と利用できる機能などをしっかりチェックして選ぶようにしましょう。

ポイント2:セキュリティが充実しているものを選ぶ

グループウェアは、オンライン上でデータの管理を行います。そのため、万が一の場合に備えた高いセキュリティが必要になります。

 

それぞれのグループウェアが採用しているセキュリティシステムなども十分チェックしておきましょう。

ポイント3:初心者でも使いやすいかどうか

高機能なグループウェアは、慣れない機能がたくさん搭載されていることもあり慣れないうちは操作に戸惑ってしまう従業員がいる可能性もあります。グループウェアを社内で周知・浸透させるためには、操作性のよさ、使いやすさが大きなポイントになります。

 

シンプルな操作性で初心者にも使いやすいものを選ぶようにしましょう。

無料で利用できるグループウェア

グループウェアには、無料と有料のものがあります。多くはトライアルとして利用してみたいという人におすすめのものがほとんどですが、フリーランスや個人事業主の場合や予算をかけたくない場合など、無料グループウェアでも十分業務をサポートしてくれるものも数多くあります。

 

お試しとして、まずはこうした無料のグループウェアを利用してみるのもおすすめです。

まとめ

グループウェアは、会社の生産性を上げるための効果的なツールの一つであることがわかりました。ワークフローによるペーパーレス化ややスケジュール管理、チャット機能やメールなどによるコミュニケーションツールを利用してより効果的に利用することも可能です。

 

いろいろな特徴を持ったグループウェアの中で、どんなものを選べば良いのか、ぜひこの機会にグループウェアの知識を深めて使いやすいグループウェアを見つけてみてください。

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