【最新】無料あり！業務マニュアルおすすめアプリ！選び方のポイントも解説

社内業務を円滑に進める為、また新卒社員や中途入社の社員へ業務内容を統一し知識を共有する為にも欠かせない物が「業務マニュアル」です。旧来このようなマニュアルはもっぱら「紙」で作成され都度配布される物でしたが近年はICT化が浸透し、マニュアル作成ツールやアプリの開発が進んでいます。

 

業務マニュアル作成時に大いに役立つ業務マニュアルアプリですが、そもそもどういった物なのかよく分からない、または数多くあるマニュアルアプリの中からどういったものを選べば良いか分からないといった方も多くいる事でしょう。今回の記事では業務マニュアルアプリの導入を考えている方のために、選ぶ際に気を付けたいポイントやおすすめの業務マニュアルアプリについて詳しく解説していきます。

 

こちらの記事もオススメ

業務マニュアル作成ツール　利用メリットや目的別おすすめツールについて解説

Wordで業務マニュアルを作成しよう！ 作成するメリットや作成する際に便利な機能について紹介

業務マニュアルの作り方や重要性、失敗しないためのポイントについて

業務マニュアルアプリとは

多くの企業では、業務マニュアルを作成する際にはWordやExcel、PowerPoint、Googleドキュメントなどを用いているのがその殆どでしょう。ですがこれらのアプリケーションはマニュアル作成に特化しているものでは無い為、雛形のようなものも特に用意はされていないゆえに予想以上に手間と時間を要してしまいます。

 

また、作成する人が持ち合わせているスキルやセンスによって出来上がるマニュアルのクオリティに大きな差が生まれてしまいます。業務マニュアルアプリはその名の通り、マニュアル作成に特化したツールですので作成したいマニュアルの形式やデザインに応じて用意されたテンプレートや作成ステップに応じて入力を進めるだけで、どのような人でもマニュアル作成業務を行えるように手助けしてくれるアプリです。

 

スキルやセンスを問わず、誰にでもマニュアル作成が可能になる事で業務の属人化を防ぐことが可能になります。

業務マニュアルアプリを選ぶ際のポイント

先述した通り、業務マニュアルアプリには数多くの種類が存在しています。自社企業にとって最適なものを選ぶためにはいくつか気をつけたい具体的なポイントがありますので、それぞれ詳しく紹介していきます。

①使用目的・用途に合っているか

自分たちがマニュアルを作成する上で「最終的にどのようなマニュアルにしたいか」をあらかじめ明らかにし、目指すマニュアルの理想型を実現可能なツールを選ばなくてはなりません。例を挙げると、図や写真が豊富な直感的に理解しやすいマニュアルを作るのであれば画像や動画をスムーズに挿入できるアプリを選ぶ、といった形になります。

 

反対に文字のみで作成コストを抑えたマニュアルを作成したい場合は、余計な機能を携えていない極力シンプルなアプリを選ぶのも良いでしょう。

②操作性の良さ

豊富な機能を多く有していたとしても操作自体が難しいようですと、使いこなせる人が社内でも限られた人のみになってしまい業務マニュアルアプリを利用するメリットの一つである「マニュアル作成担当業務における属人化の防止」が薄れてしまいます。

 

デベロッパーによっては無料トライアル期間やサービスを提供している企業もありますので、実際に利用し使い心地を体感した上でアプリを選ぶのをおすすめします。

③サポート体制は万全か

アプリを実際に導入する以前、導入後のサポートがどの程度充実しているかどうかもアプリを選定する上で重要な観点の一つです。実際に取り組まれているサポート内容としては、「サービス導入前に操作に関するレクチャーをオンライン上などで受けることができる」「電話やメール、オンラインチャットによる問い合わせを年中無休で受け付けている」といった例があります。

 

初めてサービスを導入するにあたり不安を抱えている場合でも、こういったサービスが取り揃えられていることで導入前・導入後に関わらず解決することができます。

業務マニュアルアプリおすすめ3選

業務マニュアル作成に適したアプリを選ぶ際にぜひ参考にして頂きたいおすすめのアプリを今回は3つ選びました。具体的な特徴などを含め、早速以下にて詳しく紹介していきます。

COCOMITE

COCOMITE(ココミテ)はコニカミノルタ社が提供している、クラウド利用型のオンラインマニュアル作成・運用サービスです。具体的な特徴は以下の通りです。

• 基本レイアウトが既に用意されており画像や動画が挿入されたマニュアルを簡単に作成可能
• PC、スマートフォン、タブレット等マルチデバイス利用対応
• プリントアウトにも対応しているため紙面としても配布可能
• 特定のフォルダやファイルの共有リンクを取得し必要な情報を特定ユーザーに送信できる
• 機能制限なしの30日間の無料トライアル期間あり

Teachme Biz

Teachme Bizは株式会社スタディストによって提供されている手順書作成に特化したマニュアル作成アプリです。

• アプリ内検索機能、配信機能が充実しているので必要な情報を効率良く得られる
• 不要になった情報を非表示、必要に応じて再表示など自分の習得状況に合わせて表示をカスタマイズできる
• 手順書の閲覧機能を活かし、「トレーニング機能」を実装予定
• 30日間の無料トライアル期間を利用可能

Dojo

Dojo(ドージョー)は株式会社テンダによって提供されている、ソフトウェアをインストールするオンプレミス型のアプリです。スタンドアロンタイプとフローティングタイプの2タイプが用意されており、社内LANの有無や利用規模によって選ぶことができます。

• 専用アプリを用いてスマートフォンで撮影した写真や動画を転送可能
• 作成したテキスト内容を登録済みの各言語に自動翻訳し、音声にも変換可能
• eラーニングシステム「GAKTEん(ガクテン)」と連携しeラーニングも作成できる

 

業務マニュアル管理におすすめのツール「Huddler」

在宅勤務における大切な役割を果たしている業務マニュアルの管理にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。

現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。

 

Huddler（ハドラー）とは

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/

 

会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。

 

Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。

 

• リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
• 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
• 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
• カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い

 

このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。

Huddlerの4つの機能

会議

Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。

 

タスク

Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。

 

併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。

タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。

 

wiki

Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。

 

ファイル

Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。

 

Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。

 

まとめ

業務マニュアルを専用のアプリケーションで作成すると時間的・人的コストを大幅に抑えることができますが、導入するツールの特徴や機能を充分に理解しないままではそのメリットを最大化することは叶わず、従来のWordやExcelで作成するのと何ら変わらないような結果になってしまいます。

 

ぜひ今回の記事を参考に、自社が求める業務マニュアルを作成するのにふさわしい業務マニュアル作成アプリを選んでみてくださいね。