業務マニュアルの作り方や重要性、失敗しないためのポイントについて

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業務マニュアルは、企業の作業の標準化の指針となる重要な指標として近年特に多くの企業から注目を集めています。個人が持つノウハウやスキルをマニュアル化し、新人教育や業務引き継ぎの手間や時間、コスト削減に大いに役立つ業務マニュアルをどう作れば良いか迷っている人もいるのではないでしょうか。

 

今回は、業務マニュアルを作る際の作り方や重要性、失敗しないためのポイントについて詳しくご紹介します。

 

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業務マニュアルとは?

業務マニュアルは、社内の各部署や個人一人一人が担当している業務を標準化し、誰が同じ作業をしても同じレベルのクオリティを保持することができるようにするためのツールです。

 

業務マニュアルがあれば、新人や中途採用の教育の際にも社員の時間を消費することなく、マニュアルを活用して研修することができます。

 

また、人事異動や退社の際にも引き継ぎの時間を無駄にすることなく誰もが同じように業務をこなすことができることもあり、近年の人材不足をフォローしてくれます。

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業務マニュアル作成の重要性

業務マニュアルを作成することは、会社にとって大きなメリットをもたらす重要な役割を持っています。例えば、新人や中途採用者に対し、仕事を安心して任せられるようになるまでには、定期的な研修や管理、人件費、それに携わる教育係の社員の生産性の遅延などさまざまな負担が生じます。

 

業務マニュアルがあれば、基本的な作業はすべてマニュアルを理解してもらうことから始まり、不明な点や知りたい情報なども全てマニュアルで解決してしまうことがほとんどです。教育に関するコスト削減や人件費の削減に大きな役割を担ってくれるのが業務マニュアルだと言えるでしょう。

業務マニュアルの作り方

業務マニュアルは、誰がみてもわかりやすく使いやすいものでなくてはなりません。ここでは、業務マニュアルを作るための流れについて詳しくみてみることにしましょう。

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STEP1:誰のために作るのか・なんのために作るのかを明確にする

業務マニュアルは、作る側が満足するものではなく、それを利用する現場の従業員が使いやすくわかりやすいと感じられるものを作らなければなりません。

 

どんなときにマニュアルを利用できるのか、部署ごとやプロジェクトチームごと、新人向け、個人向けなど、それぞれに向けた業務マニュアルを、目的を持って作ることが大切です。

STEP2:どんな情報が必要なのかを考える

業務マニュアルは、一つだけで完結するものではありません。上記にも述べたように、それぞれの部署、個人、教育用など、それぞれが必要とする目的は様々です。全社員が業務マニュアルを活用するようになるためには、個々の現場でどんな情報が必要なのかをふまえ、目的に沿った情報を記載する必要があります。

STEP3:全体の構成を考える

業務マニュアルは、膨大なデータを蓄積して活用するものです。社内のあらゆる部署や個人から提供されたノウハウやナレッジをまとめてカテゴリ別に整理して、初心者でも使いやすいマニュアルに仕上げなくてはなりません。

 

分類分けしたフォルダは、全体の構成を考えて誰もが使いやすい階層を作り上げる必要があります。カテゴリ訳を行う構成案は、ラフ画などで下書きを作成しておくと作成の際に便利です。

STEP4:業務マニュアルを作成する

全体の大まかなラフが仕上がったら、いよいよ業務マニュアルの作成になります。従業員や部署から集めた重要な情報を取りまとめ、みやすく統一されたフォーマットに記載していきましょう。

 

文章は基本箇条書きに、画面上でも誤読の少ないゴシック体を利用するなど、みやすさのための工夫が必要となります。また、誰もが必要な情報をすぐに見つけられるようなシンプルな操作性を意識した業務マニュアルの作成を行いましょう。

STEP5:全社員にマニュアルの周知をする

業務マニュアルは、完成した時点が活用のスタートになります。全社員が効率的に利用できるように使い方の手順などをしっかり周知してもらうことが大切。どんな時に利用すれば良いのか、どんなマニュアルが記載されているのかなど、社員が不安を感じることのないよう研修会などで時間を割いておく必要があります。

失敗しないためのポイント

業務マニュアルを作成して「失敗した!」と感じるのは、「従業員が業務マニュアルを使っていない」、「業務マニュアルが浸透していない」という場合です。せっかく作った業務のノウハウやナレッジを全従業員が周知・活用してこそ業務マニュアルが成功した事例であるといえるでしょう。

 

ここでは、作成した業務マニュアルが失敗しないポイントについてまとめてみました。

ポイント1:誰もがみやすく使いやすいこと

業務マニュアルは、パソコンに慣れていない初心者から熟練者までが利用する幅広いツールです。そのため、そんなレベルの人が利用しても戸惑うことのないよう、高い操作性が求められることになります。

ポイント2:構成内容をわかりやすく

業務マニュアルを誰もが使いやすいと感じるためには、まずどこにどんな情報が入っているかわかりやすいことが重要です。フォルダごとの整理が終わったら、わかりやすい見出しなどで構成内容をわかりやすくしておきましょう。

ポイント3:業務マニュアルを浸透させること

業務マニュアルを失敗させないことの最大のポイントは、「業務マニュアルを浸透・周知させること」です。業務マニュアルを浸透させるには、操作性のよさはもちろんですが、常に最新情報を更新すること、適用のためのルールを設定することなども重要なポイントになります。

まとめ

業務マニュアルは、会社の生産性を上げるために欠かせない重要なツールです。近年、多くの企業が抱える人材不足という課題をサポートするために年々注目を集めていることもあり、業務マニュアルを作成するためのアプリなども提供されています。

 

ぜひこの機会に業務マニュアルについての理解を深めてみてはいかがでしょう。

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