業務マニュアル作成ツール 利用メリットや目的別おすすめツールについて解説

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ハドラー

企業運営を行う中で避けては通れないのがマニュアル作成業務です。ですが、一口にマニュアル作成と言ってもその種類は多岐に渡ります。

 

  • 業務マニュアル
  • 社内用ツール操作マニュアル
  • カスタマー対応マニュアル
  • 新入社員教育用マニュアル

 

一例をいくつか挙げただけでも、その種類や目的は様々な物がある事が分かります。こうした多種多様なマニュアルを作成し活用する事は業務をスムーズに進めるにあたり欠かせない重要な業務のひとつです。

 

しかし、上司からいざマニュアル作成を命じられた際に「マニュアルを作った経験が無いのでどうすれば良いか分からない」「マニュアルを作成したものの運用が上手くいかない」っといった悩みが出てきてしまうケースがあります。

 

こういった悩みを解決してくれるのが「業務マニュアル作成ツール」です。今回の記事では業務マニュアル作成ツールを導入する前に知っておきたい利用メリットや目的別のおすすめツールについて詳しく解説していきます。

 

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業務マニュアル作成ツールを利用するメリット

企業が業務マニュアル作成ツールを導入した際に、どのようなメリットが得られるのでしょうか?具体的な例を以下に挙げていきます。

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①質の高いマニュアルを作成可能

今までにリリースされている多くのマニュアル作成ツールは多種多様なテンプレートが用意されており、あらかじめ用意しておいた画像や写真を挿入し文章を入力していくだけで誰でも簡単に質の高いマニュアルを作成する事ができます。

 

作成ツールによっては動画や音声クリップも挿入可能ですので、使う媒体によってマニュアル利用価値や利用可能な場面をより幅広くすることができます。

②マニュアル作成に掛かる工数を大幅減

マニュアル作成ツールを導入する事で、マニュアル作成に必要な時間や工数を大幅に削減する事ができます。マニュアルを作成する事に特化しているツールなので、WordやPowerPointといったOfficeソフトを使った際に課題として出てくる「共有しづらい」「柔軟に編集できない」といった悩みにとらわれる事なくマニュアルを作成できます。

③費用対効果の高さ

前述したとおり、マニュアル作成ツールを導入することで作成に必要とされる工数を大幅に削減する事が叶います。作業時間が削減される事で、マニュアル作成業務担当者はその分他の業務に従事する事ができます。また新卒社員や新たに中途採用された社員のように新たにチームへ参加した社員でもマニュアルを活用する事で業務内容を正しく把握し業務を進める事ができるため、先輩社員による一から直接説明する必要がほぼ無くなり社員教育に掛かる時間をより短縮する事ができます。

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目的別おすすめマニュアル作成ツール

多種多様なマニュアル作成ツールが各社からリリースされていますが、作りたいマニュアルの目的によって作成ツールを選ぶことをおすすめします。企業によってマニュアルの作成目的は様々ですが、代表的なマニュアル作成目的を想定していくつかの目的を以下に挙げてみました。

 

  • ノウハウの属人化防止
  • 育成機能重視のマニュアルを作成したい
  • 複雑な作業を分かりやすく説明したい

 

今回は上に挙げた3つの目的に当てはまる作成ツールをそれぞれ紹介します。

NotePM

「ノウハウの属人化防止」に向いているマニュアル作成ツールがNotePMです。このツールの特徴は社員が入力した情報を蓄積・編集・検索・閲覧ができることです。マニュアルに限らず、議事録や日報なども一括して管理可能で、一元管理している全てのファイルを対象とした全文検索機能も搭載しているため探している対象の情報をすぐに探し出す事ができます。

 

社員全員が使えるツールであるため、社員個人が持っていたノウハウやデータを共有する事が叶い自社に関わる情報の属人化を防ぐのに大いに役立ちます。

iTutor

「育成機能重視のマニュアルを作成したい」という目的に合っている作成ツールは「iTutor」でしょう。大きな特徴は取り込み→編集→出力の3ステップでマニュアル作成が行える点です。iTutorを起動し録画ボタンを押し、PC上でマニュアル化したい作業を、Officeソフトなどを使い進めるだけで自動的にマニュアルを作成可能です。

 

シンプルな操作に従って自由に画像や注釈の挿入ができるため、マニュアル作成へのハードルがグンと下がります。また、iTutorで作成した穴埋め問題を活用しeラーニングコンテンツも簡単に作成可能なため、受講した社員の理解をより深める事に役立ちます。

tebiki

「複雑な作業を分かりやすく説明したい」場合にはマニュアル作成ツールに「tebiki」が合っているでしょう。tebikiの特徴は現場の社員が動画マニュアルを簡単に作成できる点です。日々行っているOJTを、tebikiを使って撮影するだけで、システムが自動で音声を認識し字幕を自動生成します。

 

また、100カ国以上の言語に対応しているため、日本語を習得していない外国人スタッフも理解可能なマニュアルを作成できます。社員の閲覧状況も細かくフィードバック可能ですので、アクセス分析を行い、マニュアルを運用している社員の反応をチェックすることもできます。

まとめ

今回の記事では多種多様なマニュアル作成ツールの中から、目的別の作成ツールをいくつか紹介してきました。ここで、作成ツールを自社に導入する前に忘れてはならないのは「実際にマニュアルを運用する社員の目線」です。どんなに簡単に見やすいマニュアルを作成できたとしても、実際に活用する社員が理解できなくては作成の意味がありません。

 

マニュアル作成の目的はその先にあるものです。今回紹介したツール利用のメリットや代表的なツールを、実際に自社へ導入する際に参考にして頂けましたら幸いです。

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