エクセルで業務マニュアルを作成したい!マニュアル作成のメリットや作成の際に気を付けたい点

#情報共有・管理メモ・ノート

ハドラー

自社企業内で新卒社員や中途入社社員への教育や業務内容共有のため、業務マニュアルを作成するにあたり企業によっては専用ツールではなく既存のアプリケーションを使って作成しなくてはならない場合もあります。

 

今回の記事ではマニュアル作成のメリットや、エクセルを用いて業務マニュアルを作成する際にどのような点に気を付けたいかを詳しく説明していきます。

 

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業務マニュアルを作成するメリット

まず、業務マニュアルを社内で作成する事でどのようなメリットが得られるのでしょうか?考えられるメリットを以下に挙げていきます。

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クオリティの統一

マニュアルが作成される事で業務内容が明文化され、暗黙の了解や個人の感覚に頼っていた基準が明確なものになります。これにより業務内容が標準化され、一定のクオリティが保たれる事で作業の属人化を防ぐことに繋がります。

 

属人化が常となり担当者が変わる事で業務遂行が難しくなってしまうような状況が生まれることは組織全体の損失に繋がるため、あらかじめマニュアル作成を行なっておく事で防いでおきたい事態と言えます。

業務効率の向上

業務に慣れた担当者が明文化した手順に従って行う事で、一番効率の良い段取りで業務を進める事ができます。不慣れな人が手探りで慣れた人に質問しながら業務を進めるのに比べて、より効率良く進める事が叶います。

 

また、業務に関わる人が皆同じ手順で作業を進めることになるため、チェック箇所も固定する事が可能になり更なる効率化の底上げに繋がります。

教育・業務引き継ぎの円滑化

マニュアルがある事で新たに資料を作成する必要が無くなり、要点のみ口頭で伝えそれ以外の項目については担当者自身でマニュアルを参照・熟読して貰って作業を進めて貰う事ができます。

 

作業を進める上で不明点が生じた際には都度質問を受ける形とする事で、伝え漏れも防ぐ事ができ教育担当者の負担も軽減する事ができます。

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エクセルで業務マニュアルを作成する際に気を付けたい点

では、エクセルで業務マニュアルを作成する際にはどう言った点に気を付けるべきなのでしょうか。具体的に4つのポイントがありますので、以下に紹介していきます。

①ルールは共通化する

エクセル以外のツールを用いてマニュアルを作る際にも気を付けなくてはならない大前提のポイントとして挙げられるのが「ルールの共通化」です。複数の担当者がマニュアルを作成する場合は特に共通のルールを設けた方が良いケースが殆どです。

 

例を挙げると、「文字列」と「テキスト」共に似たような意味を持ち同じ場面で使われる事が多いのですが、こういった同じ意味で使われる違った言葉については読み手の混乱を防ぐためにも表現を統一すべきでしょう。

 

また、「VLOOK」「VLOOKUP」といった似たような関数に関しても同様に注意が必要です。個人の習熟度によっては、似た関数に関しては同じ場面・同じ意味で使えると誤解してしまっている場合もあります。このような関数に関しても使用シーンを限定する、使うべき関数を統一化する、と言ったルールを共通化しておく事が大切です。

②印刷範囲

業務マニュアルを作成する際に分かりやすさアップのためにスクリーンショットや図、フローチャートなどを挿入し作成する人はよく見受けられます。また、設計書や手順書としての側面が強いマニュアルに関しては印刷し使用することもままあります。

 

作成している段階で業務マニュアルを印刷する事が予期される場合は、最低限その印刷予定サイズに収まるように作成する必要があります。その際には「改ページプレビュー」といった機能を用いて、あらかじめ印刷範囲を把握しておきその枠内で作成しておく事で印刷の際も困らないように備えておけます。

③図や画像の貼り付け位置

分かりやすい業務マニュアルを作成する上で欠かせないのが図や画像の挿入です。今回はエクセルで作成するため特定のシートに貼り付けて編集を進めていくのですが、その際に画像の大きさや貼り付け位置を合わせておく事で、より見やすいマニュアルを作成する事ができます。

 

セルの列や幅の大きさを一定にし、方眼紙のように設定すると、画像の大きさや貼り付け位置を細かく指定する事が可能になります。

④説明文の入力位置

業務マニュアルには当然ながら手順や段取りを分かりやすく知るためには「説明文」が必要です。エクセルで業務マニュアルを作る際、説明文を入れられるのは以下の3つの場所に限られます。

  • セル内に入力する
  • 図形の中に入力する
  • 画像や写真の中に説明文を含める(画像の一部にする)

読み手側からしたらどの位置でも変わりはないのですが、今後編集する事を考えた際には「セルに入力する」形が一番望ましいでしょう。

 

ページが多くなる業務マニュアルの場合、入力してある内容を検索機能で知りたい情報をピックアップすることも考えられます。セル内に説明文が入力してあることで検索機能を使用した時に探したい内容をピンポイントで抜き出す事ができます。

まとめ

普段のビジネスシーンで慣れ親しんだツールの一つである「エクセル」ですが、業務マニュアルを作成する際には使い方や目の付け所が変わってくるものです。そうした際に、是非今回の記事を参考に業務マニュアルを作成して頂けると幸いです。

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