情報共有メールを作成する時に気をつけたい事とは?書き方のポイントについて解説

#情報共有・管理

ハドラー

ビジネスシーンにおいて、誰しも一度は「報告・連絡・相談がとても大切」と上司や先輩から教育を受けるのではないでしょうか。より分かりやすく説明するとすれば、組織内において情報共有は欠かせないという事です。情報共有には業務連絡や進捗報告といった連絡も含まれていますが、そこで多くのかたが活用しているのがメールではないでしょうか。

 

ですが、メールを使って情報共有を行う際に「件名や本文をどのように分かりやすく書けばよいか分からない」「ビジネスメール作成にどうも自信がない」といった方は多くいらっしゃるのではないでしょうか?

 

今回の記事では、誰が読んでも分かりやすい情報共有メールを作成するためにはどのようなことに気を付ければ良いのか、押さえておきたい書き方のポイントについて解説していきます。

情報共有メールを作成する目的

まず始めに情報共有メールを作成する目的とは一体何なのかを知っておく必要があります。ビジネスマナー的にやらなくてはならないのではなく、意味があって作成する必要があることを、理解を深める事で情報共有の重要性に対する理解も同時に深める事に繋がっていきます。

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情報の属人化防止

情報共有の目的としてまず重要なのが「情報の属人化防止」です。情報の属人化とは社員個人が持つノウハウや経験に基づく知識が他社員に共有されていない状況を指しています。そしてこうした情報は組織にとって資産であるといっても過言ではなく、価値のある情報を自社内に蓄積する必要があります。

 

社員個人のみがそうした価値ある情報を抱えてしまうと、組織の資産にならず万が一の場合は社員の退職や入院などによって失われてしまう可能性も考えられます。そのような状況を防ぐためにも日頃から多くの社員で情報共有を行い、組織全体のスキル向上に繋げる事が大切です。

社員間におけるコミュニケーション活性化

情報共有の目的として「社内コミュニケーション」の活性化があります。情報共有を行うことでチーム、部署内のコミュニケーションが活性化を促すことに繋がります。

リスクヘッジ体制強化

どんなビジネスシーンにおいても、トラブルやアクシデントが起きるリスクは決してゼロとはいえません。そのような突発的な状況に陥った際には、問題が発生した時点ですぐに的確な対応を行う事が重要になります。

 

日頃から情報共有が円滑に進んでいる組織では、トラブルに関する正確な情報を把握しやすい環境が築かれているため、初動対応で適切に対応し被害を最小限に食い止める事ができます。

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情報共有メールを書く時に気を付けたいポイント

では、実際に情報共有を目的としたビジネスメールを作成する際、どういった点に気を付けるべきなのでしょうか?伝達ミスや誤解、認識の違いを招く原因にならないよう、以下に押さえておきたいポイントを具体的に挙げていきます。

件名に共有したい内容を要約

情報共有メールを作成するにあたり、始めに押さえておきたいポイントがこの「件名に共有したい内容を要約」するという点です。多忙なビジネスマンの多くは、1日あたり何十通ものメールをやり取りしていますので、一件ずつメールの内容をしっかり丁寧に読み込む時間はなかなか捻出することは難しいでしょう。

 

そのため、件名をチェックし優先順位をつけて振り分けている方が多いです。どんな方でも件名を見ただけでどの案件に関係するのかが分かるように「××の進捗に関して」「○月△日定例会について」といった具合に簡潔かつ具体的な形が良いでしょう。

緊急性、重要度が高い場合は必ず記載

情報共有メールを送る際に押さえておきたいもう一つのポイントとしては、緊急性や重要度を分かりやすく明記することです。特に進捗遅れや顧客からのクレームなどは対処までの対応スピードが問われます。

 

前述したポイントと同様に、緊急性や重要性の高い情報をメールで共有する際は件名に緊急、重要である旨を明記することで他社員の確認漏れを防ぐ事ができます。記入例としては「件名【緊急】○○の不具合について」といったように分かりやすく明記しましょう。

件名はそのままで返信する

自分自身がメールを送る場合ではなく、情報共有のメールに返信する際に気を付けたい事として件名はそのままで返信する、といった点があります。例えば「9月1日の営業会議について」という件名に返信する場合「Re9月1日の営業会議について」という件名になりますので、相手がどのメールに対して返信が行われたかを件名を確認するだけで把握する事ができます。

 

気を利かせたつもりで「先ほどいただいたメールの返信です」という具合に件名をわざわざ変えてしまうと相手はどのメールに対して返信が来たかをすぐに判断できず、逆に手を煩わせてしまう可能性もあります。

Ccに含まれていた場合は基本的に返信を控える

自分がCcに含まれている形で情報共有メールを受信した場合、「基本的に返信は不要だが、情報に関しては共有しておきたい」という意図を持ったメールである場合がほとんどです。あくまでメールの宛先になっている人が要返信とされているので、返信する必要はありません。

 

しかし、メール文中で明らかに自分に向けた質問が含まれている場合などは例外です。メールの内容にもよりますが、一般的には返信時もCcに含まれているメンバーもそのまま残したままで返信しましょう。

まとめ

今回の記事では情報共有メールを送る際に気を付けたい事や、書き方のポイントについて詳しく解説しました。メールを用いて情報共有する際には読む側の目線を忘れずに「読みやすく、分かりやすく、正確に」伝える事が重要です。慣れないうちは送信前に必ず内容を読み返すように徹底し、送信ミスや漏れを防ぐようにしましょう。

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