【超重要】会議でアジェンダを作る意義とメリット

#会議の効率化#議事録

ハドラー

アジェンダを作る--、アジェンダ通りの会議を進める--、など。ビジネスシーンで「アジェンダ」という言葉を耳にする機会が多くなりました。会議効率化をレクチャーする多くのメディアで、アジェンダの重要性はトップに来ています。なぜそれほど重要なのか?今回は会議でアジェンダを作る意義と、そのメリットを解説します。

アジェンダって、なに?

英語の「Agenda」の意味は「議題、日程、会議事項」です。もう、そのまま理解してもらって構いません。「What is agenda」と検索すると、トップページには次のように表示されました。

 

“ The agenda is the version of the meeting plan shared with meeting attendees. A meeting agenda may include a list of topics to discuss, a sequence of planned activities, or both. ”

(アジェンダとは、会議参加者で共有する会議プランのバージョンです。会議アジェンダには議題とプラン実行の手順、あるいはその両方が含まれています。)

引用:What is an Agenda? – Lucid Meetings

 

ポイントは「共有する」というところ。アジェンダはただ作るのではなく、会議参加者全員で共有することに意味があります。1992年にブラジル・リオデジャネイロで開催された地球サミットでは、持続可能な開発のための人類の行動計画「アジェンダ21」が合意されました。この時、アジェンダという言葉が日本で浸透し始めたものと考えられます。

アジェンダを作成・共有するメリット

アジェンダを作り、会議参加者で共有するとどのようなメリットがあるのか?

メリット1.会議をスムーズに始められる

アジェンダは会議で議論される事項と、その流れを示したもの。これを会議参加者全員が共有していれば、会議の最初に議題を決める必要はなく、それぞれの考えをまとめた上で会議をスタートできます。良い滑り出しができれば、会議を円滑に進めることができます。

メリット2.論点がずれてもすぐに戻せる

会議中に本来の論点から話がずれてしまうことは多々あります。問題は、そのまま論点が明後日の方向に行ってしまうことです。そんな時にアジェンダがあれば、論点を元の軌道に戻すことができ、最短ルートで決議まで持っていくことができます。

メリット3.次の会議の予定が立てられる

1つの会議が終了したら、そこには何らかの意思決定が下されたはずです。実施すべきタスクと実行者、その期日などが決定してから次の会議の予定を立てます。その際に、アジェンダも作っておくと共通認識のもとプロジェクトを進められますし、会議進行役が直前になって焦ってアジェンダ作りする必要もありません。

メリット4.結果、会議の生産性が上がる

これらのメリットを総合すると、結果として会議の生産性が上がります。外資企業が日本人の会議スタイルを目の前にして、「何も決まっていないのになぜ会議が終われるんだ?」とビックリするという話をよく聞きます。アジェンダは会議中に話すべき議題を決めるだけでなく、最終的には何らかの意思決定を下すためのフレームワークです。そうして会議の無駄を排除すれば、生産性は確実に上がります。

会議を効率的に進めるアジェンダ作成のポイント

会議の質は、アジェンダの質によって左右されると言って過言ではないでしょう。明確なビジョンとアクションプランがなければビジネスが破綻してしまうのと同様に、会議も良いアジェンダが無ければ効率化は実現しません。

 

アジェンダを作るポイントは議題を提示するだけでなく、具体的なタイムテーブルを決めることです。例えばプロジェクト進行中に開始する定期報告会議なら、次のようにアジェンダを作成してみてください。

 

  • 前回会議で決定した事項の整理 5分
  • 前回会議から今日までのアクションプラン 5分
  • アクションの進捗と結果 10分
  • 要点に関するディスカッション 20分
  • 次のアクションプランの決定 10分
  • 次の会議の予定とアジェンダ作成 5分

 

以上で合計55分の会議。アジェンダ通りに会議が進めば、たった55分だけ集まって議論すれば、プロジェクトに重要な事項を決定できます。

アジェンダを意識して会議効率化!

もっと細かく説明すれば、アジェンダの作成や会議の進め方には様々なポイントがあります。ひとまずは、上記にご紹介したアジェンダの作成ポイントを参考に、自社会議にぜひ取り入れてみてください。会議の生産性がアップすれば、ビジネスの本質に費やす時間が格段に増えます。組織全体がそうして効率化を意識することで、より良いビジネス、より良い職場環境が生まれるでしょう。この機会に自社会議のあり方について見つめ直してみてください。

ハドラー