会議録は会議での発言内容や全体の経過などを記録して文書化したものをいいます。一般的には「議事録」とも言われていますが、公式な名称は「会議録」です。実際に会議に参加したことはあるけれど、会議録をつけたことがないという人も多いのではないでしょうか。今回は、この会議録について作成する目的と、書く上でのポイントについて詳しくご紹介します。
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目次
「会議録」とは
会議録は、会議の内容や全体の流れなどを日時や参加者とともに文書化して記録したもののことをいいます。会議の開始から終わりまでを時系列で記載されており、全体の流れを把握することもできます。
会議録を作成するためには会議中の内容をリアルタイムで記録する必要があります。以前は速記と呼ばれる特殊文字を用いて速記録という方法で内容をすべて記録していましたが、現在はパソコンを利用した内容記録やボイスレコーダーを利用した録音記録などがメインになっています。
会議録を作る目的
会議録を作る目的としては、会議の参加者にとっての備忘録的なものとして内容を記録しておくことがほとんどです。また、会議に参加しなかった社員や関係者との決定事項や経緯などの情報共有を目的としていることもあります。
会議で決定した事項についての取り決め内容や、業務の改善・変更に関する事項などを文書にして明確にすることで、進捗状況や効率化ができているかどうかを確認しやすくなります。
また、会議における決定事項が適正に決められたものであるかどうかなどを証明するための文書としても利用することがあります。
会議録の具体例
会議録の中には、法律で記録を定められているものがあります。ここでは、重要書類として提出が義務付けられている２つの会議録の具体例について見てみることにしましょう。
取締役会議事録
取締役会議事録は、法律で提出を義務付けられている重要書類です。会社法第101条第３項及び第4項で「取締役会の議事録は書面または電磁的記録を持って作成しなければならない」と定められています。
記録された会議録は、利害関係を持つ相互の発言内容や意見が詳細に記録されているもので、一定期間保管しておくことが決められています。記録された内容はすべて取締役、監査役、株主、債権者に開示されることになります。
創立総会議事録
創立総会議事録は、会社登記の申請の際に必要な書類です。会社を立ち上げる手続きの際には、会社登記の申請書類への押印とこの創立総会議事録を添付して提出することが義務付けられているからです。創立総会議事録には、会社を設立する際に行われる発起人会や創立総会での内容が記載されていなければなりません。
決められたフォーマットに従って、漏れのないように正しく記載しておく必要があります。
会議録を書くうえで大切なポイント
会議録を書くことになった場合、どんなことに気をつけておけば良いのでしょうか。大前提として言えることは、会議中の発言で不明な点があった場合は必ずその場で確認して内容を理解しておくことです。曖昧なことを曖昧なままにしておくと、正確な会議録は作成できません。
ここでは、伝わりやすい会議録作成のためのポイントについて詳しく見てみることにしましょう。
事前準備が鍵を握る
わかりやすい会議録作成に最も重要なポイントは「事前準備」です。以前に作成された会議録は必ずチェックしておくこと。何をどんなふうに書くべきなのかに迷ったときの参考になります。また、会議録を作成した人から必要な情報や気をつけるべきポイントを聞いておくこともとても勉強になります。
わからない専門用語の意味を調べておくことや、使いやすい会議録のフォーマットをインターネットで探してダウンロードしておくのも良いでしょう。
必須事項は外さない
上手な会議録を書くためには、必須事項は必ず記載することが大切です。基本的な会議録記載事項は以下のとおりです。
- 会議の題目
- 日程
- 開始時刻と終了時刻
- 開催場所
- 参加者（出席者と欠席者）
- 議題
- 会議の目的と趣旨
- 決定事項
- 会議の流れと発言者の氏名、発言内容など
- 補足事項
会議内容によっては、項目が異なることもありますので、適宜調整して記載するようにしましょう。
編集時は敬語を省こう
たとえ上司の発言であったとしても、会議録上での編集時には敬語はすべて省きましょう。会議録はシンプルで簡潔なものでなくてはなりません。「です、ます」などの敬語を多用するとどうしても回りくどく分かりにくい文章になってしまいます。
わかりやすさを重要視する会議録では、敬語のような丁寧な言い回しはよしとされていません。シンプルに「〜だ。」、「〜である。」など重要な部分だけを箇条書きにするような文章作成を意識しましょう。
「こそあど」言葉は置き換える
会議中の発言では、「この、その、あの、どの」といったいわゆる「こそあど」言葉を多用する人がいます。こそあど言葉をそのまま文章にしてしまうと、何がどれを指しているのかが曖昧で非常に分かりにくい文面になってしまいます。誰が読んでもわかりやすい文章にするためには、すべてわかりやすい固有名詞に置き換えて書き換えることが必要です。
また、発言内容についても「あー」、「えー」、「えっと」などの口癖も記載する必要はありません。要点だけを絞り込み、適切な文章として成り立つようなものに置き換えて記載することが分かりやすい会議録作成を意識しましょう。
会議録はスピード優先
会議録はスピード優先です。最低でも１時間以内には作成を終わらせ関係者へ配布できる状態にしておくこと。慣れないうちは、作成したものを参加者に確認してもらい、内容が間違っていないか、わかりやすさや正確さについてチェックしてもらうようにしましょう。
また、配布後に会議に参加しなかった関係者にも配布した会議録のフィードバックをもらい、次の会議録に活かせるようにしておくことも大切です。会議録の配布は遅くとも当日内には配布を済ませるようにしましょう。
まとめ
上手な会議録の作成には、なんといっても経験が一番です。わかりやすい文章作成のために最も気を付けておきたいことは、時系列で書き上げることと、会議内での発言内容はすべて5w2hを意識しておくことです。
「なぜ、なにを、いつ、誰が、どこで、どうやって、費用は」を明確にした上で内容をはめこんでいけば、要点を抑えた会議録が作成できるようになります。
是非この機会に会議録についての理解を深めてみてはいかがでしょう。