ワークフローや情報共有、スケジュール管理など便利な機能がたくさん搭載されているグループウェアは、多くの企業が導入し、業務の円滑化を図るためのツールとして活用しています。グループウェアには、有料と無料のものがあり、あまり予算をかけたくないという場合は無料のものが最適です。
しかし、無料で利用できるグループウェアには気をつけておかなければならないことも多くあります。ここでは、無料のグループウェアを利用する際の注意点と、おすすめのグループウェアについて詳しくみてみることにしましょう。
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目次
完全無料のグループウェア
一般的なグループウェアは、１ユーザーごとに月額料金が設けられている有料タイプのものがほとんどです。その多くでは、無料トライアル期間が設けられており、３０日間無料でお試しができるものがほとんどです。
完全無料のグループウェアは、期間限定の無料版とは異なり、全ての機能を実質0円で利用することができるもののことを言い、ほとんどがオンライン上で利用するクラウド型サービスになります。
無料のグループウェアを利用するときの注意点
完全無料のグループウェアを利用する際に気をつけるべき注意点について詳しくみてみることにしましょう。
機能制限
完全無料で利用できるグループウェアでは、有料プランと無料プランに分けられていることが多くあります。ユーザー数で利用制限がかけられている場合も多く、10名までは無料、10以上になると有料プランへの申し込みが必要になるといったような具合です。
無料で利用するグループウェアは有料に比べ利用できる機能も最低限のものでデータ容量も最小限に制限がかけられていることも多いので、導入を検討している場合は、必ず使える機能を確認しておくことが大切です。z
セキュリティ機能
無料のグループウェアは、有料版に比べてセキュリティ面に不安があります。オンライン上で操作することが多い無料版のグループウェアでは、不正アクセスや情報漏洩などの不安材料が多いため、できるだけしっかりしたセキュリティを確保しているものを選ぶようにしましょう。
また、社内でのアクセス制限なども無料版ではほとんど利用することはできません。どうしても必要という場合は、有料版への切り替えを検討することをおすすめします。
サポート機能
無料のグループウェアでは、ほとんどの場合、サポート機能が存在しません。ヘルプや問い合わせなどもほとんど搭載されていないことが多いので、万が一何かあっても自分たちで解決することが大前提になります。
場合によっては、初心者やITに不慣れな人が多い職場では、定期的な研修会などを開いてグループウェアの活用法についての講習などを行う必要もあるでしょう。
おすすめの無料グループウェア
ここでは、無料で使えるグループウェアを集めてみました。操作性もよく、機能的なグループウェアを選ぶときのポイントとしてぜひ参考にしてください。
iQube
iQubeは、スケジュール機能やToDoリスト、レポート、電話メモ、社内wiki、ワークフロー、掲示板などの全ての機能を無料で利用できるグループウェアです。ただし、利用人数は10名、利用できるストレージは30MBまでという制限付きなので、それ以上の人数やデータストレージが必要な場合は有料版への切り替えが必要になります。
スマホアプリは提供されていませんが、インターネット環境があれば、スマホでもタブレットでもブラウザからアクセスして利用することができます。
R-GROUP
R-GROUP は、タイムラインやスケジュール管理、掲示板、メール、タイムカードなど全ての機能を無制限で完全無料で利用できるグループウェアです。他にも、ファイル共有やチャット、名刺管理、無料通話などができる多機能さに加え、データ容量も基本的には無制限なので、通常のファイルのやりとりなどにも便利です。
ユーザー数の制限なども一切ないので、誰でも自由に利用することができるクラウド型ツールとなっています。
Stock
Stockは、ノートアプリのような形態が特徴のグループウェアで、チャットやファイル共有など、チームでの活用に特化したツールとして高い人気を誇っています。余計な機能は搭載されていないので、グループウェアとして必要最低限の機能のみをシンプルに使うことができます。
20ノートまでは完全無料で利用することができるので、フリーランスや中小規模での利用にぜひおすすめです。
URL:https://www.stock-app.info/
まとめ
グループウェアにはさまざまな形態があり、有料のものも種類豊富に数多くのサービスが提供されています。無料で利用できるグループウェアは、セキュリティやサポート面の不安はあるものの、信頼できるサービスを上手に選ぶことができれば、予算をかけずにグループウェアを利用することができます。
グループウェアは、全社員が長く使っていけることがもっとも重要なポイントです。ぜひこの機会にいろいろなグループウェアを試してみましょう。
ナレッジマネジメントにおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化におすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。