グループウェアは、テレワークや働き方改革など、近年の新しい企業の体制をサポートしてくれる便利なツールです。導入を検討している企業は年々増加しており、さまざまな会社からグループウェアを利用できるサービスも数多く提供されており、どれを選んで良いのか迷ってしまうこともあるかもしれません。
そこで今回は、グループウェアについての基礎知識と、理解しておきたい機能と選ぶときのポイントについて詳しくまとめてみました。
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グループウェアとは？導入時に抑えておきたいポイントや機能について
目次
グループウェアとは何か？
グループウェアは、情報共有や管理、各作業効率の向上を目的としたツールです。複数人で利用することを前提としており、社内のイベントを告知する掲示板や従業員の予定を把握するスケジュール管理、タスク管理などを行うことができます。
また、これまでは紙媒体で上司の承認をもらっていたような稟議書や各書類などのワークフロー業務をデジタル化して、グループウェアを通じて行うことができるので、お互いに時間を無駄にすることなく効率的な作業が可能になります。
また、グループウェアには各ファイルを共有する機能が搭載されているものも多く、重要な書面や画像・動画ファイルなどの共有にも最適です。
グループウェアの基礎知識
テレワークや在宅ワークにも対応できるグループウェアの形態は、大きく３つのタイプに分けることができます。一つ目は、自社独自のシステムを開発し、自社サーバーによって管理することができる「オンプレミス型」、二つ目は、インターネット上でグループウェアを利用する「クラウド型」です。コストを安く抑えることができるので、手軽に利用したいという人におすすめです。
三つ目は、アプリを利用するというもの。オンライン上で操作するものが多く、PCやスマホ、タブレットなどにダウンロード、インストールして利用することができます。グループウェアには、有料版と無料版があり、それぞれに利用できる機能なども異なります。
グループウェアで何ができるのか
グループウェアには、シンプルな機能だけを持ったものから、多機能なものまで実に様々な種類があります。ここでは、一般的に搭載されているそれぞれの機能の特徴についてみてみることにしましょう。
ワークフロー機能
グループウェアの主な役割の一つがワークフロー機能です。ワークフローとは、紙媒体で上司の印鑑で承認を得ていた書類をデジタルデータとして利用するもの。ネットワーク上でのやり取りが可能になるので、無駄な時間をかける手間がなくなります。
よく利用する書類は、ひな形として保存しておけば、グループウェア上からダウンロードすることが可能。必要な時にいつでも利用することができます。
ファイル共有機能
グループウェアでは、WordやExcel、PowerPointをはじめ、ドキュメントやスプレッドシート、JPG、PDFなどのファイルをオンライン上で共有できる機能があります。現場の写真や動画、大切な会議の議事録や打ち合わせのないようなどを共有することができます。
メールに比べて配信の文面や署名を気にすることもなく、配信のお知らせをする手間もないので、効率的です。
掲示板・インフォメーション機能
各種通達やイベント連絡、社内連絡などは、掲示板やインフォメーション機能を利用するのがおすすめです。グループウェアのトップページに設置することができるので、チャットやメールの中に埋もれてしまう心配もありません。
スケジュール・タスク管理機能
グループウェアでは、従業員一人一人のスケジュール管理と作業工程スケジュールなどのタスク管理が可能になります。プロジェクトチームや部署ごとでのスケジュールなどはすべてここで確認することができるので、予定が被ってしまう心配もありません。
設備予約
グループウェアでは、社内の設備予約ができます。会議や打ち合わせに利用したい場合の施設やタブレット・テレビ会議システムなどの設備予約は全てグループウェアで管理することができるので、重複してしまう心配もなくなります。
チャット・メール機能
グループウェアによっては、チャットやメール機能が搭載されているものも多く、社内のコミュニケーションの促進などに利用することができます。テレワークや在宅ワーク、出張や移動中など離れた場所との連絡もすべてグループウェア上でやりとりすることができます。
グループウェアを選ぶときのポイント
数多くのグループウェアの中から自社にあったものを選ぶには何をポイントにすれば良いのでしょうか。グループウェアを効率的に活用し、導入を成功させるためにもいくつかのポイントを押さえておく必要があります。
ここでは、グループウェアを選ぶときのポイントについて詳しくみてみることにしましょう。
グループウェアのプラン
自社サーバーや専用アプリを利用する場合には、利用アカウント数によって利用できる機能やデータ容量、月額料金などが異なります。自社でグループウェアを利用する人数の確認と、毎月の予算は必ず事前に算出し、適切なプランを選べるようにしておきましょう。
使える機能
上記にも述べたとおり、グループウェアには様々な機能が搭載されています。ファイル共有やスケジュール管理、カレンダー、メール機能など、どんな機能を必要としているかによって、選ぶグループウェアも絞り込まれます。
自社が必要とする機能はどんなものなのかを無料トライアルなどを利用して体験してみるのも良いでしょう。
マルチデバイスに対応しているかどうか
クラウド型やアプリタイプのグループウェアを利用する場合、出張先や移動中など社外での利用を前提にすることも重要です。PCはもちろん、スマホやタブレットなどでも利用できるマルチデバイスに対応しているかどうかが大きなポイントになることもあるので、必ずチェックしておきましょう。
まとめ
グループウェアは、導入して終わりというものではありません。会社全体で活用し、効果的に利用できるかどうかが大きなポイントになります。多くのグループウェアには無料体験トライアルが用意されているので、まずはこのシステムを利用していろいろなグループウェアを利用してみるのが良いでしょう。
グループウェアの基礎知識と選定のポイントを踏まえ、今後の導入にお役立てください。