Googleスライド内でPDFをフル活用!保存や編集のための操作方法と注意するべき3つのポイント

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Googleスライド内でPDFをフル活用!保存や編集のための操作方法と注意するべき3つのポイント

Googleスライドは、主にプレゼンテーションとして画面やスクリーンを通して使われる資料です。そして、そこへ参加する人たちには手元の資料としてプレゼンテーションのスライドデータをプリントアウトしたものが画配布されるのが一般的です。

 

ここで配布される資料は、スライドデータをPDF化し、印刷に最適なファイル形式でプリントアウトしたものですが、「うまくGoogleスライドでPDF化できるのか」と不安に感じてしまう人もいるのではないでしょうか。そこで今回は、Googleスライド内でPDFをフル活用するための操作方法と注意しておきたい3つのポイントについて詳しくご紹介します。

 

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GoogleスライドでPDFをインポートする方法

ズバリいってGoogleスライドでPDFを直接インポートする方法は現在のところありません。しかし、まったくPDFを取り込むことはできないのかというわけではありません。以下の方法のいずれかを使えば、PDFデータをGoogleスライドに利用することが可能です。

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Googleドキュメントで開く

Googleドキュメントは、Googleスライド同様に無料で使える文書作成ツールです。 Googleドキュメントでは、PDFをインポートして開くことができるので、まずはこれを利用してPDFをGoogleドキュメント上にアップロードしてしまいましょう。

 

編集状態でファイルが開いたら、取り込みたい部分を選択してコピー、Googleスライドへ貼り付けます。画像は画像として、テキストは編集可能なテキストとして扱えるので、Googleスライド上での編集が可能になります。

スクリーンショット

Googleスライドでは、PDFをインポートすることはできませんが、画像を取り込んで配置することはできます。そこで、PDFの文書をスクリーンショットで撮影し、必要な部分を画像化して Googleスライドへ貼り付けるといった方法があります。

 

この場合は、PDFデータがすべて画像化された状態でスライド内に配置されるので、全体のレイアウトが崩れにくいといったメリットもあります。

コピーアンドペースト

PDFを開いて必要な部分を選択し、コピペでGoogleスライドへ貼り付けるという方法もあります。この場合は、画像は画像、テキストはテキストといったように、それぞれのオブジェクトを分けて選択するのがポイントです。

 

例えば、PDFを開いてテキスト部分だけを選択し、CTRL+Cでコピーし、Googleスライドに貼り付けると、通常のテキストとして貼り付けされるので、スライド上で編集することができます。

 

それぞれ使いやすい方法で画像化して貼り付けてみましょう。

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GoogleスライドでPDFファイルとして保存する方法

Googleスライドで作成したデータをPDF化するには、「エクスポート」の操作を使って行います。手順は以下の通りです。

  1. PDF化したいデータをGoogleスライドで開く
  2. 「ファイル」メニューをクリック
  3. 「ダウンロード」をポイントして表示されるドロップダウンメニューから「PDFドキュメント(.pdf)」をクリック

開いていた GoogleスライドがPDFに変換され、自動的にブラウザ上でダウンロードが行われます。ダウンロードが終わったPDFファイルは、Google Chromeのブラウザ上の下部にダウンロードファイルとして表示されているので、以下のいずれかのように保存します。

  • デスクトップにドラッグして保存
  • ファイル名の横に表示れている「▼」をクリックして「Finderで表示」をクリックし、ダウンロードフォルダから所定の場所へドラッグで移動
  • 「開く」をクリックしてAdobe Readerを起動し、名前をつけて保存

GoogleスライドでPDF保存・編集するときの注意ポイント

ここでは、グーグルスライドをPDF化、または編集するときに気をつけておきたい注意ポイントを3つご紹介します。

1.アニメーションはつけられない

PDFは印刷を前提にしたファイル形式なので、PDF形式で保存したGoogleスライドデータにアニメーションを設定することはできません。

 

そのため、アニメーションを設定したオブジェクトは、みたままの状態でPDF化されることになります。アニメーションを想定して複数のオブジェクトを重ねているところがないかどうかなど、確認しておきましょう。

2.スマホやタブレットではPDF化できない

Googleスライドはマルチデバイス対応なので、インターネット環境とデバイスがあれば、いつでもどこでも使える便利なプレゼンテーションツールです。

 

しかし、スマホやタブレットで Googleスライドを利用するアプリには、GoogleドキュメントをPDF化する機能は現時点で採用されていませんので、注意しておきましょう。

3.レイアウトが崩れてしまう

Googleスライドで作成したデータをPDFとして保存した場合、行間や太字に設定した文字が崩れてしまう可能性があります。PDFに保存した後、レイアウトが崩れてしまっているのを確認したら、Googleスライド上で調整をする必要があります。行間隔が崩れた場合は現状より広めに。段落ごとの行間も少し広めにしておきましょう。

 

文字のレイアウトが崩れた場合は、太字を解除してみやすいテキストに調整しておきましょう。このほかにも「フォントが崩れてしまう」などの現象も確認されているようですが、文字化けしたり、フォントが正しく読み込まれていなかったりするようなら、web上で使われている「webフォント」を使用してみましょう。

 

レイアウトの崩れがないかどうか、保存されたPDFを必ず確認す流ことが大切です。

Googleスライドはほかファイルへの変換もできる

GoogleスライドでPDFとして保存する方法についての手順やPDFをGoogleスライド上に取り込む方法についてご紹介してきました。プレゼン資料として使われることの多いプレゼンテーションデータですが、印刷用資料としてのPDFも必要不可欠であることもわかりました。

 

場合によってはGoogleスライドで作成したデータを別ソフトで利用したり、PowerPointで開いたりすることもあるかもしれません。そんな時には、「ファイル」から「ダウンロード」→で表示されるファイルへの保存がおすすめです。

 

Googleスライドのデータは、PowerPointや画像ファイルとして保存することもできます。

ぜひこの機会にGoogleスライドで色々なファイル形式を試してみてはいかがでしょう。ß