Googleドキュメントは、世界最大手の検索ポータルサイトGoogleが提供しているオンライン上の文書作成ツールです。Googleドキュメントを聞いたことがあるという人でも、実際に使ってみたいとは思っていても「使い方がわからない」と不安に感じている人もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、Googleドキュメントの基本的な使い方や覚えておきたい便利機能、メリットについて詳しくご紹介します。
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目次
Googleドキュメントの特徴
Googleドキュメントの大きな特徴は、オンライン上で利用されるため、インストールの必要がなくデバイスの種類や容量を気にする必要がないという点です。
OSに拘る必要もなく、常にアップデートされた状態で利用することができるので、最新のGoogleドキュメントを利用することができるほか、自動保存機能が搭載されているので、うっかり保存を忘れてしまった！などの心配もありません。
Googleドキュメント導入5つのメリット
Googleドキュメントは、Microsoft社が開発・提供しているWordども互換性があるので、Googleドキュメントで作成した文書をWord形式で保存したり、Wordで作成した文書を、Googleを利用してドキュメントで開くこともできます。
ここでは、Googleドキュメントを導入したときに得られるメリットについてみてみることにしましょう。
どんなデバイスにも対応している
Googleドキュメントは、オンライン上で動作するツールなので、インターネット環境とデバイス端末があれば、スマホやタブレット、PCなどのあらゆるデバイスで利用することができます。移動中や出張先、出先などいつでもどこでも文書作成や編集・確認作業をすることができます。
無料で使える
Googleドキュメントは、高品質・多機能な文書作成ツールです。さまざまな機能が利用できるにもかかわらず、全て無料で利用することができます。
また、利用できるデータは、Wordやリッチテキスト、メモ帳、PDF、HTMLなどのファイル形式で、保存や編集が可能になります。一般的なWordのように書式設定や表作成なども手軽に利用することができるので、初心者でも手軽に始めることができます。
同時編集ができる
Googleドキュメントは、データをクラウド上で管理しているため、メンバーを指定して必要なデータを同時編集することができます。リアルタイムでお互いの編集状態を確認することができるので、業務のマニュアル作成や議事録の作成など、一人では膨大な時間と手間を必要とする文書作成も手分けして作業することができます。
データのバックアップができる
Googleドキュメントには、自動保存機能が搭載されているのは先述の通りです。作成・編集されたデータは、一定時間ごとにオンライン上の「Googleクラウド」と呼ばれるサーバー上に保存にされることになります。
保存されたデータは、バックアップデータとして保存されるため、万が一「デバイスが壊れてしまった！」、「デバイスを紛失した！」などの場合にも大切なデータをしっかり守ってくれます。
データ共有ができる
作成したドキュメント文書は、メンバーを指定してデータ共有をすることができます。
例えば、作業マニュアルや議事録など、全社員にみてもらいたいメンバーはもちろん、機密性のあるデータは、そのユーザーごとに「閲覧のみ可能」、「閲覧と編集が可能」など、アクセス制限をかけて利用者を管理することができます。
Google ドキュメントの使い方
Googleドキュメントを利用するには、Googleアカウントが必要です。もしまだアカウント持っていない場合は、まず Googleのサイトから「ログイン」をクリックし、メールアドレス、個人情報等を入力してアカウントを取得しておきましょう。
1.ドキュメントを作成する
Googleにログインして「Googleドライブ」にアクセスします。Googleドライブの左側に表示されたメニューの一番上にある「＋新規」をクリックして「Googleドキュメント」を選びます。これで、新しいドキュメントの作成が完了です。
2.文字を入力する
作成した新しい文書に文字入力をしてみましょう。
Googleドキュメントでは、一般的なキーボードを使っての文字入力はもちろん、音声認識機能を利用した音声でのテキスト入力ができます。音声入力を利用するには、Googleドキュメントの編集画面上部にある「ツール」→「音声入力」をクリックして表示される「マイクマークのアイコン」をクリックします。
3.データを保存する
Googleドキュメントでは、リアルタイムにデータが保存されるため、いちいちデータを保存する操作に手間をかける必要がありません。ただし、GoogleドキュメントをWordやPDFなどほかファイルの形式で保存するには、次の手順が必要になります。
Googleドキュメントの編集画面から「ファイル」→「ダウンロード」をクリックして表示されるメニューの中から保存したいファイル形式を選びます。
4. データを共有する
Googleドキュメントの大きな特徴の一つでもある「データ共有」は、ほかユーザーと１つの文書を共有して同時に編集を行うことができます。
Googleドキュメントの編集画面の右上にある「共有」ボタンをクリックして、データを共有したい相手のメールアドレスを入力、もしくは「リンクをコピー」をクリックしてリンクURLを共有したい相手に知らせて共有することも可能です。
もし、編集したところをお互いが明確にわかるようにしたいのであれば、「共有」ボタンの下方部にある、「えんぴつマーク」のボタンをクリックし、表示された「提案」をクリックして入力された箇所や変更された箇所に編集内容が表示されるようになります。
Googleドキュメントが便利に使える理由
Googleドキュメントは、オンライン上で機能し、自動保存やデータ共有をしながら文書作成ができるツールであることがわかりました。
スマホやタブレット、PCなどデバイスを問わず利用することができるので、出張やテレワークなど、現在の働き方にも対応できる点もこれからのデータ作成には欠かすことのできないものであることが理解できたのではないでしょうか。無料で利用ができる点も初心者には特におすすめで、Wordを使ったことがある人なら、抵抗なく使うことができる操作性の良さも魅力の一つです。
ぜひこの機会に、Googleドキュメントの機能性のよさについて今一度理解を深めてみてはいかがでしょう。