様々な仕事をする上で作業量が発生しますが、その作業量のことを『工数』と言います。その工数を上手く管理することが出来れば、生産性の向上に繋がるでしょう。
その工数を管理しようと考えている方向けに、今回はオススメのbitrix24の概要、機能の紹介と、その他『工数管理ツール』を紹介し、比較していきたいと思いますのでぜひご覧ください。
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目次
工数管理とは？
『工数管理』とはそもそもどういうことなのでしょうか。それは『一つの仕事に使った時間』×『その仕事に関わった人数』を計算して割り出したものになります。それを様々な方法で見える化して管理することが工数管理です。
工数管理ツールの選び方
工数管理ツールはどのように選べばいいのでしょうか。3つに分けて紹介して行きたいと思います。工数管理ツールを選ぶうえでは非常に重要な要素になりますので、導入を検討している方や企業はぜひご覧ください。
業種やプロジェクトにマッチした機能
工数管理ツールによって様々な機能が搭載されていて、千差万別です。しかし、業種やプロジェクトにマッチした機能が搭載されているか、その機能が本当に必要なのかを吟味する必要があります。
『勤怠管理機能』『レポート機能』『予算算出機能』などなどが必要な機能として該当するでしょう。
クラウド型またはインストール型
クラウド型の場合、インターネットに接続できるパソコンがあればどこでも利用することが可能です。そしてインストール型の場合は、パソコン上にソフトを導入する必要があります。
ネットワークに接続されていなくても利用することが可能ですが、逆に導入に専門的な知識などが必要になりますので、導入は簡単ではありません。
料金プラン
人数で料金が変動するツールや、機能数で料金が変わってくるものもあります。人数が少ない企業や組織では人数で料金が変わるツールを選んだ方がいい場合がありますし、従業員の出入りが激しい企業であれば機能数で料金が変動するツールを選ぶのがいいでしょう。
工数管理ツールのオススメ比較
それではここからは、オススメの工数管理ツールを紹介、そして比較していきたいと思います。
Bitrix24
Bitrix24とは
アメリカのBitrix社が開発した工数管理ツールです。工数だけではなく、タスクやプロジェクトなどの様々な管理機能が搭載されており、従業員とのやり取りを円滑にするコミュニケーションツールも備わっています。
上記の画面でそれぞれの管理を行いますが、プロジェクトや工数は常に監視されます。報告書の作成や受け取りも上記の画面で行えるので個人個人の負担かけずに分散することが可能です。
料金体系はクラウド版の場合Freeプランのほか、スペシャルプランのStart+が19ドル、CRM+が55ドル、Project+も55ドルで、ビジネスプランはStandardが79ドル、Professionalが159ドルとなっています。機能が充実しており、プロジェクト管理のみならず、MAや CRMとしても使うことができます。反対に、これから導入するユーザーにとっては迷ってしまうポイントにもなるため、予め自社がどの課題を解決したいのか、どのシチュエーションでどの機能を使って運用をするのかのルールをきちんと整えることが大切です。
プロジェクト管理で使い始める場合は、「タスクとプロジェクト」を選択すると迷いなく使い始めることができるでしょう。
Bitrix24の始め方
Bitrix24はメールアドレス、もしくは各種ソーシャルアカウントでアカウントを登録することができます。無料で使い始めることができますし、日本語にもしっかり対応しているため簡単に利用開始することができます。
プロジェクトを作成する
新しくプロジェクトを立ち上げる場合は画面より「プロジェクトの作成」を選択し、上記イメージ画像のように案内に沿って立ち上げることができます。アイコンやメンバーなど細かく設定することも可能です。
タスクを作成する
プロジェクトを立ち上げるとその中にタスクを追加することができます。
タスクを担当するメンバー、締め切り時間、担当者の権限、繰り返し設定やサブタスクの設定も可能です。オプションをクリックすると下記の項目を設定することも可能です。
- 担当者は締め切りを変更できる
- 週末と休暇をスキップする
- 完了したらタスクを承認する
- サブタスク日付からタスク日付を導出する
- すべてのサブタスクが完了したときにタスクを自動的に完了する
また、ファイルを直接アップロードすることももちろんできますが、アカウント連携さえしていれば、GoogleドキュメントやOffice365から直接アップロードすることも可能です。
Bitrix24の一つの特徴としてタスクの見え方を切り替えることができるという点が挙げられます。プロジェクト管理ツールの中にはカンバン形式のみ、ガントチャート形式のみ、など表示形式が決まっているものもありますがBitrix24は上記赤枠のタブで簡単に切り替えることができます。
自分のタスクのみ、期限の近いもののみ、など細かくフィルターをかけることもできるため、プロジェクトの進行状況を視覚的に容易に確認することが可能になります。
クラウドログ
こちらは株式会社クラウドワークスが提供しているツールになります。工数を入力するとそれを元に売上や費用を算出して管理することが特徴です。
柔軟な工数設定が可能となっていますが、工数の設定だけではなくプロジェクトごとの工数予想や予算と実績を色別で表示させることができ、そして工数を超過した際にはアラートが鳴る機能も搭載されています。
TimeTracker NX
こちらの工数管理ツールは大人数で工数の管理やプロジェクトの編集を、リアルタイムで行うことが出来ます。
個人のタスクや、大人数が関わってくるプロジェクト管理を素早く見える化することが可能です。工数を入力すればすぐさま自動的にグラフ化し、成果の色とグラフが連動しているので割り込んでくる仕事や報告の遅れを未然に防ぐことが出来ます。
Wrike
『Wrike』という工数管理ツールはカスタマイズ性に優れているサービスだと言えるでしょう。各プロジェクトや各部門などの業務の流れを自由自在に変更出来るので、あらゆる業種に対応可能です。
一部機能として、上記の画面のように個人の作業負荷をすぐに表示させることが出来ます。その他にも、工数を他のプロジェクト上で表示させることが出来るので、工数管理としてはかなり柔軟性が高いと言えるでしょう
Brabio！
『ガントチャートの作成であればExcelの何倍も速い』というキャッチコピーが特徴の工数管理ツールです。
左上の項目からプロジェクト、そして工数の追加が可能です。追加する際はタイトルやその内容、取り掛かるメンバーの名前を入力するようになっています。そして期限を決める際にはマウスのドラッグ操作で期日の設定が出来るので、その直感的な操作性も特徴です。
Redmine
『Redmine』という管理ツールは、無料で利用することが可能となっています。あまりお金をかけたくない方や企業には打ってつけのツールと言えるでしょう。
こちらのツールでは工数やタスクを管理する場合は『チケット』という名目で管理します。そのチケットは『新規』と『進行中』と『完了』というステータスで管理出来るようになっており、それぞれのチケットにコメントをつける機能も搭載されているため、担当者や取引先の人と瞬時にやり取りが可能です。
まとめ
工数管理ツールを紹介していきましたが、いかがだったでしょうか。どこか『タスク管理』と似ているところもありますが、工数管理はかかった時間や関わった人数も関わってくるので同じではありません。
この記事を読んで、工数管理ツールの導入を検討するきっかけになって頂ければ幸いです。
タスク管理におすすめのツール
タスク管理ツールは国内外含め数多提供されているため、自分たちの組織の目的や状況に合わせて、一番フィットするツールを選ぶことで、その後の運用もスムーズになります。
「社内外のメンバーとのシームレスな情報共有」や「タスクの直観的な管理」を重視したい場合は、「Huddler（ハドラー）」がおすすめです。シンプルな画面設計でITツールに詳しくない方でも簡単に使い始めることができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。