Googleドキュメントで作成した文書をPDFに!ファイルの変換と編集方法とは?

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Googleドキュメントで作成した文書をPDFに!ファイルの変換と編集方法とは?

Googleドキュメントを使ってPDFファイルを作成できることをご存知ですか?Googleドキュメントは、無料で使える多機能な文書作成ツールです。オンライン上で動作するため、インターネット環境とデバイスがあればいつでもどこでも使える便利さが多くのビジネスマンも利用する大きな利点となっています。

 

今回は、ビジネスシーンで多く用いられているPDFファイルについて、Googleドキュメントで作成する方法や編集する方法について詳しくご紹介します。

 

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Googleドキュメントの保存形式

Googleドキュメントは、webのブラウザ上で動作し、OSやデバイスを問わず文書作成ができるツールです。データの共有や同時編集が可能なため、多くのビジネスシーンでも活用されています。

 

また、Wordとの互換性があるので、「社内で作成したWordファイルを出張先でGoogleドキュメントを使って閲覧する」といったことも可能です。

 

Googleドキュメントで作成した文書は、互換性のあるソフトに合わせた形式で保存することができるので、Wordをはじめ、Open Documentや、書式なしのテキスト形式、リッチテキスト形式などでも保存が可能です。

 

ビジネスシーンで多く用いられているPDFファイルでの保存もそのうちのひとつで、Googleドキュメントで作成した文書をPDFとして保存し、提出書類や会議資料として活用することができます。

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GoogleドキュメントでPDFファイルとして保存する方法

Googleドキュメントで作成した文書をPDFファイルに保存する方法についてみてみることにしましょう。ここでご紹介するポイントは以下の3つです。

  • Googleドキュメントで文書を作成する
  • PDFファイルとして保存する
  • 保存したPDFファイルを確認する

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1. Googleドキュメントで文書を作成する

まずは、Googleドキュメントで「新しいドキュメント」を作成しましょう。新しいドキュメントには、必ずタイトルをつけてわかりやすく区分できるようにしておきましょう。

 

ドキュメントのタイトルは、Googleドキュメントの編集画面の上部にある「無題のドキュメント」と表示されたBoxをクリックして入力します。

 

タイトル入力が終わったら、本文の作成に入ります。Googleドキュメントでは、文字入力はもちろん、太字やいフォント変更などの書式設定から表作成、画像の挿入、図形など、一般的なWordと同じように直感的な操作で文書を作成することができます。

2. PDFファイルとして保存する

作成したGoogleドキュメントをPDFファイルで保存してみましょう。ここでのポイントは、Googleドキュメント上で作成された文書は、自動保存機能によってGoogleドライブ内の「マイドライブ」フォルダに自動で保存されています。

 

そのため、作成直後にPDFとして保存したとしても、ドキュメントとしてのデータファイルは、別ファイルとして保存されていることになります。

 

Googleドキュメント上でPDFファイルとして保存する手順は以下の通りです。

  1. 「ファイル」メニューをクリック
  2. 「ダウンロード」をクリック
  3. 表示されたドロップダウンメニューの中から「PDFドキュメント(.pdf)」をクリック
  4. データがダウンロードされ、ブラウザの下部に表示されます。

3. 保存したPDFファイルを確認する

ダウンロードが完了したPDFファイルは、ブラウザの下部にあるステータスバー上に表示されます。タイトル名をつかんでそのままデスクトップ上へドラッグすると、データがデスクトップに保存されます。

 

もしくは、タイトル名の右横に表示されている▲をクリックし、「Finder(フォルダ)で表示」をクリックすると、PDFファイルがPC内の「ダウンロード」フォルダに自動で保存されます。

 

保存されたPDFファイルをダブルクリックして開き、データを確認してみましょう。

GoogleドキュメントでPDFファイルを編集する方法

Googleドキュメントでは、テキストデータが入力されたPDFファイルの編集ができます。PDFファイルを開いて編集するまでの手順は以下の通りです。

  1. Googleドキュメントの編集画面上部にある「ファイル」メニューをクリック
  2. 「開く」をクリック
  3. 「アップロード」をクリックし、「デバイスのファイルを選択」をクリック
  4. 使用中のデバイス内に保存されている編集したいPDFファイルを選んで「開く」をクリック
  5. 「アップロードしています」というメッセージの後、ブラウザ上でPDFファイルが開く
  6. 画面上部にある「アプリで開く」から「Googleドキュメント」をクリック
  7. 画面がGoogleドキュメントの編集画面に切り替わり、指定したPDFの編集が可能になる。画像は画像として、文字は入力テキスト文字と同様に編集することができる
  8. 全ての編集が終わったら「ファイル」→「ダウンロード」→「PDFドキュメント」の手順に沿ってPDFとして保存し直す

GoogleドキュメントでPDFファイルを編集する時の注意点

GoogleドキュメントでPDFファイルを編集する際の注意点があります。編集するPDFファイルの余白や文字数、行数の設定がGoogleドキュメントのデフォルトの設定と異なる場合、Googleドキュメントで、編集画面で表示されたデータのレイアウトが崩れてしまう可能性があります。

 

例えば、1行の文字数を48文字で設定してPDFを作成し、Googleドキュメントで開いたとしましょう。この場合、Googleドキュメントのデフォルトの文字数は41文字で設定されているため、7文字文が1行に収まり切らず次の行に回り込んでしまうことになります。

 

通常の文章のみであればさほど気になりませんが、表でレイアウトされた文章だと、一つ一つの行が大きくあいてしまい、全体のレイアウトも崩れてしまうことになります。

 

解決策としては、以下のような方法があります。

もし、レイアウトが崩れてしまったら、以下の手順で修正しましょう。

  1. 「ファイル」メニューから「ページ設定」をクリック
  2. 文字数を修正する場合は、左右の「余白」の数値を調整し、行数を修正する場合は上下の「余白」の数値を調整します。

Googleドキュメントを利用してPDFを使いこなそう

Googleドキュメントは、PDFファイルの作成や編集ができる多機能なツールであることがわかりました。PDFは、画面上でも印刷物としても活用されるファイル形式です。マニュアルや大切な書類などもPDFで管理されていることが多いため、ビジネスシーンでは必要不可欠です。

 

そんなPDFをより便利に活用できるGoogleドキュメントは、今後ますます活用の場を広げていくことでしょう。ぜひこの機会にGoogleドキュメントを利用したPDFの作成や編集に挑戦してみてはいかがでしょう。