営業の仕事をしていると、『営業日報』を書くことが有ると思います。その営業日報を書くのが面倒くさ感じたり、何を書けばいいか分からなかったりする方もいるでしょう。今回この記事では、営業日報基本的な知識や書き方のポイント、テンプレートを紹介していきたいと思います。
営業日報で悩んでいる方はぜひご覧ください。
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目次
営業日報とは？
そもそも営業日報とは一体何でしょうか。簡単に言うと、営業職についている従業員の1日の営業活動を報告する書類のことを指します。昔は紙で書いた後に上司へ提出していましたが、最近ではパソコンやスマートフォンなどが普及しているため、デジタルで営業日報を書くところも増えているのも事実です。
営業日報の役割
営業日報には、従業員一人ひとりの状況を把握する役割があります。『顧客の元に何時に行ったのか』『訪問先で何を話したのか』『成約出来たのか』という部分を把握するのに営業日報は便利です。これを口頭だけで確認するとなると骨が折れます。
従業員がたくさんいる企業だとなおさら難しいでしょう。
営業日報を作成する目的
営業日報を作成する目的は、上司と部下によって異なります。まず上司の場合は、部下の営業状況を把握するだけではなく、部下を育てるために営業日報を書かせます。訪問した際のアドバイスや、間違えているところの訂正などをすると、より効率的な営業活動が出来るようになるでしょう。
そして部下にとっては、1日の活動結果を残し、振り返って反省するために日報を書きます。
営業日報の書き方のポイント
それではここからは、営業日報を書く上で重要なポイントを紹介していきたいと思います。最後まで一読頂ければ幸いです。
業務内容を書く
大前提になりますが、その日どんな業務を行ったのかは必ず書くようにしましょう。それを書かなければ、どれだけ細かく活動内容を書いても見る人はなかなかイメージ出来ません。
業務内容を簡潔に書き、その後にどういった活動をしてきたのか記入すると良い営業日報になるはずです。
具体的な数字を書く
具体的な数字を書くのも重要なポイントです。『顧客の元に訪問したのは何時か』『どれくらいの時間話していたのか』『アポイントは何件取れたのか』『何件成約出来たか』という部分を数字で書きましょう。数字で表すだけで、分かりやすくなるので、積極的に書きましょう。
わかりやすく書く
何よりも分かりやすく書くことが重要です。長くダラダラした文章だと、それだけで営業日報は分かりにくくなりますし、何よりも書くのに時間がかかってしまいます。
そのため必要最低限の情報を分かりやすく書くようにしましょう。尚且つ、内容を具体的に書ければ良い営業日報になるはずです。
所感を書く
所感を書くのも非常に重要です。ただし、気をつけなければいけないのは『感想』にならないようにすることです。所感とは『1日の営業活動を通して自分なりに考えたこと』で、営業日報で一番肝心な部分と言っても過言ではありません。
読み手の視点から振り返る
営業日報が書き終わった後には、必ず声に出して読み返してみましょう。誤字や脱字、拙い文章があれば、読み手に本来伝えたい情報が伝わらなかったり、誤った情報が伝わったりする可能性があります。
そのため『果たして読みやすい日報なのか』と思いながら、振り返ることが重要です。
営業日報のテンプレート
それではここからは営業日報のテンプレートを2つ紹介していきたいと思います。営業日報のテンプレートがあるだけで、作成の時間がかなり短縮出来るので、ぜひ参考にしてください。
・テンプレート1
令和〇年〇月〇日
営 業 日 報
所属：〇〇営業部
名前：〇〇 〇〇
今日の目標
業務内容
| 時間 | 訪問先 | 用件 | 結果 |
特筆事項
所感
明日の予定
・テンプレート2
令和〇年〇月〇日
営 業 日 報
| 所属 | 名前 |
今日の目標
業務内容
| 時間 | 業 務 内 容 |
反省点・提案・その他特筆事項など
明日の予定と目標
営業日報のアプリを利用するのも有効
上記のようなテンプレートを用いて、『Word』で営業日報を作成するのが一般的な方法ですが、最近では営業日報が簡単に作成できるアプリもあるので、それを使うのも良いでしょう。非常に効率的なアプリから、チームとの共有に特化したアプリなど様々です。
たくさん種類があり、料金が発生するサービスもあるので、よく吟味して選ぶといいでしょう。個人だけではなく、企業内やチーム内全体でアプリを導入すると、さらに営業日報管理が楽になるはずです。
営業日報にもおすすめのツール「Huddler」
業務の効率化にもおすすめなのが「Huddler（ハドラー）」です。リモートワークなど離れて業務を進める上で課題になる情報共有のあらゆる課題を解決することができるオールインワンツールです。
現在無料のβ版で提供しており、容量制限もなく初めてITツールを使うという方でも気軽に利用することができます。
Huddler（ハドラー）とは
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler（ハドラー）」
https://service.huddler.app/
会議を起点とした情報マネジメントツール「Huddler」は 業務における情報を適切に管理し、チームとビジネスを前進させる⽣産性向上のためのサービスです。
Huddlerには「会議」「タスク」「wiki」「ファイル」の4つの機能が備わっており、掛け合わせることで業務効率化を実現します。
- リモートワークと出社するメンバーが混在しており、チーム内の業務がいまいち分からない
- 業務効率化ツールはIT企業向けのプロジェクト管理ツールばかり
- 打ち合わせで伝えたタスクに認識のズレがあり、思い通りに進まない
- カスタマイズをしないと便利に使えないツールが多い
このような情報管理における様々な課題を簡単に解決することができます。
Huddlerの4つの機能
会議
Huddlerの会議機能はルームごとに会議の内容が格納され、情報の整理が簡単にできる機能です。Huddlerでは、内容を記載すると自動で保存される仕様になっているため、他のメンバーへのリアルタイム共有が可能となります。またテキストを直感的に入力するだけでなく、それぞれの会議に紐づけたい画像やPDFファイルなどの資料、会議で出た「タスク」など、あらゆる情報を記載・添付することが可能です。
タスク
Huddlerは会議に紐づけてタスクの管理をすることもできます。会議ごとに紐づけられることによって、前回の打ち合わせで誰がいつまでにどんなタスクを与えられたのか、そのタスクの進捗状況はどうなのかを逐一確認することができ「言った言わない問題」や「認識の齟齬」によるトラブルを回避することができます。
併せてタスクを一覧で看板形式で管理することができます。「トレイ」と「タスク」の2つの要素で構成されており、縦軸のトレイも目的や用途に合わせて自由に作成することができます。例えば、ワークフローを軸に管理する場合はステータスでトレイを分け、担当を軸に管理する場合は 担当者名でトレイを分けます。 チームのニーズに合わせてトレイは⾃由に作成できます。
タスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、進捗状況に合わせてトレイを移動させて常に最新の情報を共有することができます。 タスク名、担当 、期限をそれぞれ設定することが でき、タスクごとにコメントも残せるので、 進捗確認にも便利です。
wiki
Huddlerのwiki機能はルームごとに共有したいあらゆる情報をストックできる機能です。社内マニュアルや日報など様々な情報を直接蓄積することができます。「マニュアル類」「業界ニュース」「リンク集」などそのルームの目的や用途に合わせてカテゴリ分けをし、社内wikipediaとして運用することができます。そのほかに、他のユーザーに編集権限を付与することができたり、投稿毎にコメントの可否を設定できたり共有する内容によってカスタマイズすることが可能です。マークダウン記法にも対応しています。
ファイル
Huddlerのファイル機能はシンプルで誰でも使いやすい仕様になっています。ルームごとにデータを蓄積することができ、フォルダの名前は「クライアント名」や「メンバーごと」、「レポート用」など、チームの目的や用途ごとに合わせて自由に決めることができます。会議に添付したファイルも自動でファイルに集約され、一元管理することが可能です。
Huddlerは現在無料で全ての機能をご利用いただけます。アカウント登録はこちらから。
まとめ
営業日報についてまとめていきましたが、いかがだったでしょうか。営業日報は毎日作成するので、作成が面倒に感じるかもしれません。しかし、営業スキルの向上や業務の効率化に繋がるので、長い目で見れば非常に有効な方法です。
効率的に、そして見やすく営業日報を作成するのはもちろんですが、毎日コツコツと作成するようにしましょう。