営業の仕事をしていると、『営業日報』を書くことが有ると思います。その営業日報を書くのが面倒くさ感じたり、何を書けばいいか分からなかったりする方もいるでしょう。今回この記事では、営業日報基本的な知識や書き方のポイント、テンプレートを紹介していきたいと思います。
営業日報で悩んでいる方はぜひご覧ください。
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目次
営業日報とは？
そもそも営業日報とは一体何でしょうか。簡単に言うと、営業職についている従業員の1日の営業活動を報告する書類のことを指します。昔は紙で書いた後に上司へ提出していましたが、最近ではパソコンやスマートフォンなどが普及しているため、デジタルで営業日報を書くところも増えているのも事実です。
営業日報の役割
営業日報には、従業員一人ひとりの状況を把握する役割があります。『顧客の元に何時に行ったのか』『訪問先で何を話したのか』『成約出来たのか』という部分を把握するのに営業日報は便利です。これを口頭だけで確認するとなると骨が折れます。
従業員がたくさんいる企業だとなおさら難しいでしょう。
営業日報を作成する目的
営業日報を作成する目的は、上司と部下によって異なります。まず上司の場合は、部下の営業状況を把握するだけではなく、部下を育てるために営業日報を書かせます。訪問した際のアドバイスや、間違えているところの訂正などをすると、より効率的な営業活動が出来るようになるでしょう。
そして部下にとっては、1日の活動結果を残し、振り返って反省するために日報を書きます。
営業日報の書き方のポイント
それではここからは、営業日報を書く上で重要なポイントを紹介していきたいと思います。最後まで一読頂ければ幸いです。
業務内容を書く
大前提になりますが、その日どんな業務を行ったのかは必ず書くようにしましょう。それを書かなければ、どれだけ細かく活動内容を書いても見る人はなかなかイメージ出来ません。
業務内容を簡潔に書き、その後にどういった活動をしてきたのか記入すると良い営業日報になるはずです。
具体的な数字を書く
具体的な数字を書くのも重要なポイントです。『顧客の元に訪問したのは何時か』『どれくらいの時間話していたのか』『アポイントは何件取れたのか』『何件成約出来たか』という部分を数字で書きましょう。数字で表すだけで、分かりやすくなるので、積極的に書きましょう。
わかりやすく書く
何よりも分かりやすく書くことが重要です。長くダラダラした文章だと、それだけで営業日報は分かりにくくなりますし、何よりも書くのに時間がかかってしまいます。
そのため必要最低限の情報を分かりやすく書くようにしましょう。尚且つ、内容を具体的に書ければ良い営業日報になるはずです。
所感を書く
所感を書くのも非常に重要です。ただし、気をつけなければいけないのは『感想』にならないようにすることです。所感とは『1日の営業活動を通して自分なりに考えたこと』で、営業日報で一番肝心な部分と言っても過言ではありません。
読み手の視点から振り返る
営業日報が書き終わった後には、必ず声に出して読み返してみましょう。誤字や脱字、拙い文章があれば、読み手に本来伝えたい情報が伝わらなかったり、誤った情報が伝わったりする可能性があります。
そのため『果たして読みやすい日報なのか』と思いながら、振り返ることが重要です。
営業日報のテンプレート
それではここからは営業日報のテンプレートを2つ紹介していきたいと思います。営業日報のテンプレートがあるだけで、作成の時間がかなり短縮出来るので、ぜひ参考にしてください。
・テンプレート1
令和〇年〇月〇日
営 業 日 報
所属：〇〇営業部
名前：〇〇 〇〇
今日の目標
業務内容
| 時間 | 訪問先 | 用件 | 結果 |
特筆事項
所感
明日の予定
・テンプレート2
令和〇年〇月〇日
営 業 日 報
| 所属 | 名前 |
今日の目標
業務内容
| 時間 | 業 務 内 容 |
反省点・提案・その他特筆事項など
明日の予定と目標
営業日報のアプリを利用するのも有効
上記のようなテンプレートを用いて、『Word』で営業日報を作成するのが一般的な方法ですが、最近では営業日報が簡単に作成できるアプリもあるので、それを使うのも良いでしょう。非常に効率的なアプリから、チームとの共有に特化したアプリなど様々です。
たくさん種類があり、料金が発生するサービスもあるので、よく吟味して選ぶといいでしょう。個人だけではなく、企業内やチーム内全体でアプリを導入すると、さらに営業日報管理が楽になるはずです。
まとめ
営業日報についてまとめていきましたが、いかがだったでしょうか。営業日報は毎日作成するので、作成が面倒に感じるかもしれません。しかし、営業スキルの向上や業務の効率化に繋がるので、長い目で見れば非常に有効な方法です。
効率的に、そして見やすく営業日報を作成するのはもちろんですが、毎日コツコツと作成するようにしましょう。
