近年、新たな社内コミュニケーションツールとして、ビジネスチャットが広く普及し始めています。ビジネスチャットという新たなツールが登場したことにより、旧来のコミュニケーション方法である電話やメールのデメリットが指摘されるようになり、ビジネスシーンにおけるより効率の良いコミュニケーションツールが求められるようになってきています。
さらに、リモートワークなど様々な働き方の形態が広がりをみせる中、コミュニケーションの取り方も工夫する必要がでてきています。
メールや電話だと、伝え漏れや時間がかかってしまう
紙の資料だと共有に手間がかかる
などの問題がある場合に活躍するのがビジネスチャットです。そこで今回の記事では、ビジネスチャットを導入した場合に得られる5つのメリットと、導入前に気を付けたいポイントについて詳しく説明していきます。
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目次
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは業務連絡や情報共有、社員間コミュニケーションを活発化させるために開発されたオンラインツールです。個人で使うSNSチャットのような利便性を持ちながら、ビジネス用途に特化されています。
個人でのやり取りだけでなく、プロジェクト毎のチームメンバーとのコミュニケーションなど多様な使い方が可能です。テキストベースのやり取りだけでなく、音声や映像を通したコミュニケーションができる機能を搭載しているツールもあります。
ビジネスチャット導入の目的とは
ビジネスチャットを導入する目的として最も大きなものが「組織/部署/チーム内におけるコミュニケーションの活性化、効率化」でしょう。従来通りメールでのコミュニケーションが主になる場合、挨拶文や送信のタイミングなど内容以外の部分にも多く手間を取ってしまいますが、チャットの場合は伝えたい内容のみをシンプルにやりとりすることができます。
チャットを送る側も受け取る側もメールに比べて、やりとり自体のハードルはぐっと下がりますので、気軽にコミュニケーションを図ることができるようになります。目的別に一対一のチャット、グループチャットそれぞれを利用することでより一層コミュニケーションが活発に行われることも期待できます。
ビジネスチャット導入のメリット
では、実際に企業がビジネスチャットを導入した場合、どういったメリットが得られるのでしょうか？5つの具体的なメリットについて、それぞれ解説していきます。
メリット1：リアルタイムな情報共有・効率化
チャットならではの大きなメリットが、この「リアルタイムに情報共有」ができる事です。電話の場合、外出していたり離席していたりとタイミングが合わなかった場合すぐには相手とのやりとりを開始する事が出来ず、タイミングによっては入れ違いになってしまい、急ぎの話をしたいにも関わらずやりとりを始める前の段階で相当な時間を費やしてしまう場合もあります。
個人同士だけでなく、部署やプロジェクトチーム毎など限定したメンバー間のグループが作成できるため、効率的に情報共有ができます。一般的なビジネスチャットはファイル共有機能が搭載されているため、作成した資料ファイルをメンバーに共有することもスムーズです。
メリット2：グループ作成で情報錯綜の防止
ビジネスチャットを利用する際に、多くのユーザーが必ず利用する機能が「グループ作成機能」でしょう。部署別、プロジェクトチーム別、などと目的別に細やかにグループ分けする事で、情報共有をより効率的に展開する事が出来ます。大半以上のビジネスチャットツールは、標準機能としてファイル共有機能を有しています。
Microsoft Officeなどで作成した資料や画像、音声データなどをグループ間で共有する事が可能になる機能です。編集途中のデータをグループ内のメンバーに一度確認して欲しい時などに、グループ機能を活用する事ができます。グループ機能を正しく活用することで、確認の必要が無いメンバーを巻き込む恐れがなく情報錯綜などのトラブルも未然に防げます。
メリット3：タスクの管理、ミーティングの効率化
旧来のコミュニケーション方法では、プロジェクト進行の進捗情報を共有するためにその都度対面で集まってミーティングを開催する必要がありましたが、スケジュール調整が必要になるなど進捗管理そのものにも工数が割かれてしまっているのが現状でした。
ビジネスチャットを導入することで、簡単な内容の会議はチャット内で行う事が出来ますので今まで必要以上に割かれていた時間をより有効利用することができるようになります。
メリット4：仕事とプライベートをしっかり区別可能
社内のメンバーと連絡を取り合う際、プライベートの個人用チャットツールでビジネスについてのやりとりを行っている人は少なくありません。しかし、それにより業務外のやり取りと混ざることによりプライベートとの区別が付きづらくなったり、誤送信による情報漏洩のリスクが伴ったりといった問題を抱えていました。
ビジネスチャット導入後は、ビジネスとプライベートのメリハリも付きやすくなり、情報漏洩のリスクも低減することができます。
メリット5：場所を選ばずに利用できる
ビジネスチャットツールはパソコンだけでなく、スマホやタブレットなど様々な端末から利用が可能です。そのためインターネット回線が繋がっていれば、海外からでもコミュニケーションを取ることができます。リモートワークなど多様な働き方が広がりをみせる昨今、ますますビジネスチャットの需要は増えていくでしょう。
メリット6：セキュリティ対策
チャットでのコミュニケーションだけであれば、個人用チャットツールでもその役割は果たせます。しかしビジネス上のやり取りでは、情報漏洩のリスクを考えなければいけません。法人利用に特化したビジネスチャットであれば、不正アクセスやデータ暗号化機能などのセキュリティ機能が備わっているため、リスクマネジメントも安心です。
メリット7：「送信ミス」の可能性を少なく出来る
ビジネスメールのやりとりで起きてしまいがち、且つ起きてはいけないミスの一つとして、「送信ミス」が挙げられます。「社外秘の内容を不注意で社外のクライアントに送ってしまった」「親しくしている同僚に砕けた口調でメッセージを送ろうとしていたが、誤って上司を含んだチーム全員に発信してしまった」など、いわゆるうっかりミスではあるものの、情報漏洩による危険性や送ってしまったチーム内からの信頼を失いかねない場合もあります。
ビジネスチャットでは、こうしたリスクを避けることができるようになります。社外とのやりとりを行うグループ、社内メンバーとのやりとりを行うグループをあらかじめ分けておくことで送信ミスによるトラブルを回避しましょう。
ビジネスチャット導入におけるポイント
「早速わが社にもビジネスチャットを導入しよう！」と思い立ったら、その前に気を付けておきたい2つのポイントがあります。導入後の思わぬ落とし穴を避けるためにも、しっかりチェックしておきましょう。
導入目的をはっきりさせる
新しくビジネスチャットを取り入れる事になった場合、既存で使っていたコミュニケーションツールとの使い分けが必要です。従業員間の混乱を防ぐ為にも、ビジネスチャット導入の目的をはっきりさせ、どのように既存ツールと使い分けるかを事前に説明、共有しておくことが大切です。
導入目的に合ったツールを選ぶ
いまやビジネスチャットツールは多くの企業が開発しリリースしています。そしてその全てに得意とする分野や、連携可能なツール、拡張機能の有無など様々な機能に違いが生まれています。後悔なく導入するためにも、導入目的に沿って自社に必要な機能が搭載されているのか、類似サービスと比べて一番自社に合ったものは何か、など事前にしっかりと比較検討する必要があります。
現状のコミュニケーションの課題を明確にしておく
ビジネスチャットを導入する前に、コミュニケーションなどにおいて、自社がどんな課題を抱えているかを明確にしておきましょう。ただツールを導入してもそれが自社に不要なものであれば意味がありません。そのためビジネスチャットを活用してどんな課題を解決したいのかを事前に把握しておきましょう。
必要な機能が備わっているか
近年、ビジネスチャットツールの種類は広がりをみせています。それぞれのツールによって機能や特徴が異なるため、事前に自社の導入目的に合ったサービス内容か確認しておきましょう。必要以上の機能が搭載されている場合、利用がしづらかったり、無駄にハイスペックになってしまう可能性があります。
予算やコストに見合っているか
課題を解決するためのツール導入は大切ですが、予算やコストについても確認が重要です。無料プランだけで目的を達成できる場合もあれば、有料プランでしか使えない機能もあります。
初期導入費用や月々のランニングコスト、従業員への教育費用などを含めて、自社の予算に見合っているかを検討しましょう。
ビジネスチャットの導入事例
では、ビジネスチャットの導入した企業の事例についてみていきましょう。
協和ケミカル株式会社：Chatwork
東海地区を中心に調剤薬局、在宅調剤、デイサービスなどを展開する協和ケミカル株式会社。同社では管理者とスタッフのコミュニーションの不足や、紙カルテを訪問看護へ持ち出す際のセキュリティ面での問題を抱えていました。
そこでChatworkを導入したところ、シフト調整対応が迅速になるなどの助け合いの文化が広がり、コミュニケーションが活発化。カルテもChatwork上で確認することで、セキュリティ面の問題も解消されました。
アスクル株式会社：Slack
事業所向け通販サービス「ASKUL」を展開しているアスクル株式会社。2017年当時、同社のコミュニケーションはメールが中心でした。メールでは受信トレイの整理が煩わしかったり、重要なメールが埋もれてしまい情報の周知がうまくいかない事例も発生。
そこでコミュニケーションツールをSlackに切り替えたところ、メッセージが埋もれることなく情報の周知が確実になりました。またメールよりも気軽に返信できるため、返信速度がアップし、約50人の部署で月300時間の削減が実現。
まとめ
ビジネスチャットを自社に導入する事で、コミュニケーションがより円滑になり情報共有がより質の高いものへと変わり、生産性や効率を飛躍的に向上させることに繋がります。導入による効果を最大限にするためにも、今回紹介したメリットと導入前のポイントをきっちり押さえておきましょう！