ビジネスチャット利用で気を付けたいマナーとNG行為

#ビジネスチャット#働き方テレワーク

ハドラー

ここ最近、在宅勤務やリモートワークが広く普及してくると同時に、ビジネスチャットも一般的なビジネスツールとして普及しつつあります。そうした状況でビジネスチャットによるやり取りが増える中、円滑なコミュニケーションを図るためにはビジネスチャット特有のルールやマナーを守って利用する事が大切です。

 

今回はビジネスチャット利用で気を付けたいマナーと避けるべきNG行為について、詳しく説明していきます。

 

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ビジネスチャットで気を付けたい5つの基本マナー

普段皆さんがプライベートで利用している個人利用向けチャットは、ビジネスチャットとは異なるツールです。ビジネスメールのような文章表現や形式に気を付ける必要はありませんが、正しくビジネスチャットを使うために必要な5つの基本マナーを紹介します。

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発言の際はまず結論を先に

ビジネスメールと違い、ビジネスチャットではまず結論を最初に書く事が基本ルールです。素早くスムーズに、まるで目の前にいるような感覚でテンポよくやりとりを行えることがチャットツールの強みです。メールや直接対面して話す際は、理由やそこに行った経緯などを話してしまいがちですが、チャットではテンポの良いやりとりを阻害する原因になってしまいます。

 

はじめに「私は賛成です(反対です)」「私の見解は○○です」と先に結論を伝え、相手や周囲の反応に合わせて理由や背景を説明する、といった流れを押さえる事を心得ておきましょう。

どんな種別の発言なのかを始めに言う

先述した内容に関連して、発言の種別(例:質問、共有、連絡など)を先に相手に伝えることも大切です。その後の会話を円滑に進めるためにも、「○○の件でご連絡致します」「××の件についてご相談があります」など種別を明らかにした上でそれに関する会話をスタートしましょう。

「お疲れ様です」などの挨拶は不要

ビジネスメールや電話などで冒頭に必ず入れる「お疲れ様です」といった挨拶の類や、「あいにくですが」「もしよろしければ」「お忙しいところ恐れ入りますが」といったクッション言葉はビジネスチャットにおいて不要です。

 

ビジネスチャットのやりとりにおいては「シンプルに、迅速に」が鉄則です。従来型のビジネスマナーはいったん忘れ、ビジネスメールのように長々と丁寧過ぎる文面にしないように心がけることが大切です。

スタンプなどを使って反応しよう

ビジネスチャットでは、相手の顔は見えない形でやり取りを行うので反応がうかがえず、時に不安に感じるものです。「承知しました」などと短めの文章で反応するのももちろん間違いではないですが、コメントに「いいね!」マークを付けるだけでもその心象は変わってきます。

 

また、ビジネスチャット用のスタンプや顔文字も、簡単かつ素早く感情をこめて反応する事が出来るので効果的です。ベテラン従業員層の中には、スタンプや顔文字に対して抵抗を感じる方もいらっしゃるかとは思いますが、ビジネスチャットにおいてはそうした発想は不要です。

長文禁止!あくまで簡潔に

先述した通り、ビジネスチャット最大の魅力でありコミュニケーションにおいて効果的な作用をもたらすのがテンポの良い迅速なやりとりです。そのため、そうした会話のキャッチボールを阻害してしまうような長文をチャット内に打ち込むことはマナー違反です。

 

だらだらと書かれた長文は読みづらく反応する事も叶わないので、それだけで相手の時間を奪う事になります。たとえ伝えたい内容がたくさんあったとしても、短い文章に分けて伝えて相手の反応を促すようにしましょう。

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特に注意したいビジネスチャットでのNG行為

ここまでお伝えしたビジネスチャット内のマナーは企業や業種、利用の仕方で内容が異なってくる場合がありますが、どんな利用方法であっても効果的でない使い方に関しては前もって意識しておくべきです。

 

特に人間関係に直接影響を及ぼす可能性があるもの、業務遂行に悪い影響を及ぼすものには注意が必要です。

言い争いや議論にならないようにする

メールに比べてビジネスチャットは気軽に手早く送れることから、その場で思った事をぱっと送ってしまいがちです。特にちょっとした不満や苛立ちを不意に言葉にしてしまった場合、相手の感じ方によっては誤解を生んでしまう事も考えられます。

 

感情的なやり取りが続いてしまうと、所属しているチームや部署内の雰囲気にももちろん悪影響が及びます。文章にして送信する前にいったん一呼吸おき、本当に送信するべき内容か、冷静になった上でメッセージを相手に送るようにすることを心がけましょう。

業務の関係の無い雑談は控える

業務上関係の無いやりとりが続いてしまうと、本当に連絡しておきたかったこと、共有事項が他のメッセージに流されてしまい、埋もれてしまうことがあります。ビジネスチャットを導入する際には、必ずあらかじめ目的ごとにグループを設けることが大切です。

 

ビジネスチャットのねらいは社員間コミュニケーションの活性化であるため、雑談自体は決して悪い行いではないのですが、業務上の話とプライベートな内容の雑談に関しては場のすみわけを意識して行うことが大切になります。

返信時間に気を付ける

制約の多いルールは利用の妨げになりますので設けるべきではありませんが、業務時間外や休日における利用については決めておいた方が良いかもしれません。メールや電話と違って気軽にメッセージが送れるので、連絡しやすさはどうしても感じてしまうものですが、煩わしさやストレスを感じる人も中にはいます。

 

緊急性の高いものに関してはビジネスチャット以外の連絡手段を使うのと同様に、業務時間外や休日における利用制限を行う事もひとつの方法です。

まとめ

社内全ての人がビジネスチャット内で円滑にコミュニケーションを行うためには、事前にマナーやルールを設けて理解しておく事が大切です。ここで紹介してきた内容をよく理解して、業務効率化やスムーズなコミュニケーションに大きく役立てましょう。

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