《 活用シーン1 》
多数ある管理物件を「wiki」で管理
具体的な活用方法
物件管理用に「ルーム」を作成し、担当者を招待
管理物件は多数ありますが誰でもいつでも情報が確認できるよう地域ごとにルームを1つ作成しています。担当者の変更があった際、メンバーの入れ替えをするだけで引き継ぎ資料を準備することなくスムーズに情報共有をすることができます。
修繕箇所なども画像で記録
物件の基本情報だけでなく、修繕などがあった場合は対応前と対応後の写真を追加し記録を残しておくようにしています。文字だけでなく視覚的にどのような対応を行なったのかを把握しやすくなります。編集権限も制限ができるため、新入社員が誤って内容を消してしまったというトラブルもありません。
《 活用シーン2》
入居者からの問い合わせの対応記録は「会議」に蓄積
具体的な活用方法
「お客様からの問い合わせ」用のルームを作り、対応内容を記録
お客様からのお問い合わせ内容は時系に沿って「会議」に対応履歴を記録しています。オーナーへ報告が必要なのか、手配が漏れていないのかなど抜け漏れがないように努めています。対応状況をリアルタイムで確認できるため上司側のマネジメントもしやすくなりました。
お客様からの添付ファイルや現状確認時の写真も「会議」に添付
水漏れや修繕依頼などは画像をお送りいただいたり、社員が現状確認を行うことも多いためその画像ファイルも「会議」に添付するようにしています。プレビュー機能も搭載されているため視覚的にも確認しやすくなりました。
《活用シーン3》
社内でよく使う資料は「ファイル」機能で共有
具体的な活用方法
定型の資料は「ファイル」にデータを入れ一元管理
退去時のチェックシートやよく使うテンプレート類は「ファイル」に全てまとめています。あの資料ってどのツールに保存したんだっけ、誰に送ったんだっけという手間がなくなります。また、「会議」に添付した資料も連動して「ファイル」に保存されるという点も痒いところに手が届くポイントです。
