近年の新型コロナウイルスの流行に伴い、政府が推進する働き方改革の影響により「在宅勤務」を積極的に採用する企業が急増しています。
しかしながら、昨年発出された緊急事態宣言などにより、国や自治体によって限られた空間に人が密集する事を避けるよう、企業や商業施設に対して要請が出されました。そう行った社会の動きにより、企業は急を要して在宅勤務を取り入れた結果、ビジネスシーンにおける在宅勤務の問題点や課題が浮き彫りになっています。
この記事では在宅勤務における問題点や、社員・企業がどのような課題を持っているのか、そして具体的にどのような解決策が必要なのかを詳しく紹介していきます。
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目次
在宅勤務について
まずは「在宅勤務」について改めて説明していきます。多くの場所で見聞きするようになった言葉ですが、よく似た「テレワーク」とつい混同しがちです。改めてその違いを見ていきましょう。
在宅勤務とは
在宅勤務とは、これまでオフィスで行っていた業務を日頃私達が生活を送っている「自宅」で就業する事を指します。社員側が得られるメリットの中に「通勤時間が無くなる」事が挙げられます。首都圏などの都市部に通勤する場合、出勤時間帯のラッシュによる満員電車に乗って出勤する事を余儀なく強いられますが在宅勤務を行うことで出勤そのものから解放されます。
通勤時間という概念が無くなるので、業務時間外の時間をより有意義に活用する事ができるようになります。
テレワークと在宅勤務の違い
そして昨今、よく聞くもう一つの言葉として「テレワーク」が挙げられます。テレワークと在宅勤務は混同しやすい言葉ですので、ここで改めて意味を知っておきましょう。
テレワークとは「時間や場所に捉われず、柔軟に働く事ができる勤務形態」を指していますので、在宅勤務はあくまで「テレワークの一形態」に過ぎないのです。テレワークの場合はサテライトオフィス、レンタルオフィスやカフェなど、会社以外のあらゆる場所で行われる勤務形態が含まれています。
在宅勤務における課題/社員側
企業が在宅勤務を導入するにあたり、社員目線に立った際に見えてくる課題がいくつか生まれてきます。社員が問題点として感じる理由の多くは「一人きりで仕事を進める事」が根ざしている場合がほとんどです。自宅で就業しながら、いかに生産性をキープするかがポイントとなってきます。
コミュニケーションに問題が生じやすい
在宅勤務を導入した場合、最初にぶつかる問題として挙げられるのが「他社員とのコミュニケーション」についてです。オフィス勤務と違って、在宅勤務は常に一人での就業が常となるため、必然的に他の社員とコミュニケーションを交わす機会が減ってしまいます。
在宅勤務開始に伴ってコミュニケーションツールを同時に取り入れ積極的に使っていたとしても、言葉を交わせるのは画面越しに限られます。そのため、同じオフィス内で顔を合わせてコミュニケーションを図っていた頃に比べると対面で伝わっていた微妙なニュアンスを伝える事がなかなか難しくなります。
また、日々のちょっとした雑談や声かけによって生まれていた新しい発想や、リフレッシュに繋がっていた機会も失われてしまいます。こうした小さなコミュニケーションの機会が無くなる事により、報告忘れによるトラブル、チームワークの低下などの問題に繋がっていきます。
仕事とプライベートの境界線が曖昧になりやすい
オフィス勤務に比べ、在宅勤務は所謂「オンとオフの切り替え」が難しくなりがちです。よくある例としては、
- 仕事を開始したいが、気持ちのスイッチが入らない
- 仕事を終わらせたいのに、やめ時が分からないまま遅い時間まで続けてしまう
- 育児や家事をしていたら休憩時間が見つからず、仕事も終えられない
こういった悩みを抱えているケースが見受けられます。出社していた頃は意識せずともオンとオフが自然に切り替えられた事も、在宅勤務では自らの意識づけや工夫を行わないと「切り替え」そのものが難しくなりがちです。
評価基準が不透明になりやすく、不安を感じやすい
営業職であれば完全に実績主義とする事ができますが、他の部署である場合は過程と成果の両方が考慮されるのが基本です。しかし在宅勤務が導入されると、その「過程」そのものがなかなか第三者に見えにくい環境となり、結果重視の評価になりがちです。
視点を評価する側に移した場合にも、そうした環境に懸念を抱くことも考えられます。新しい勤務評定システムを導入するなど、評価する社員、評価される社員双方が懸念を抱く事が起きない環境を整える必要があります。
在宅勤務における課題/企業側
では、企業側に目線を移した際にはどのような課題が見えてくるのでしょうか。先述した社員側の課題と同じように、具体的な例を挙げていきます。
リモート環境の整備
在宅勤務を導入する上で、企業側の課題として真っ先に考えられるのが「リモート環境の整備」です。インターネット環境の整備、社員のパソコンやタブレット端末などを買い揃える為の備品代など、在宅勤務を行うにあたり、支障が起きない環境に整えるためのコストが必要になります。
労務管理システムを見直す必要がある
オフィス勤務の場合は出勤時間・退勤時間を出退勤システムなどで比較的容易に管理する事ができますが、在宅勤務の場合はそういった労務管理そのものが難しくなるケースが考えられます。状況自体がなかなか可視化されにくい環境になるため、従来の労務管理システムでは社員の労働時間を管理する事はかなり難しいと言えます。
情報漏洩等を防止するためのセキュリティ対策
在宅勤務の場合、業務を各々の自宅で行うため情報漏洩のリスクが高まります。インターネット環境が十分に整えられたオフィス勤務とは異なり、ウイルスに感染するリスクも高まるのです。会社以外で業務に就くことで、パソコン紛失などのトラブルが発生する可能性も考えられます。
課題を解決するための対策・具体案
では、先述してきたような課題を解決するためにはどういった対策を立てるべきなのでしょうか？考えられる対策・具体案を早速紹介していきます。
ビジネスチャット等ツールの導入
ビジネスチャットツールとは、離れた場所にいる相手とチャットなどで簡単にコミュニケーションが取れるツールです。即時にメッセージをやり取りできるほか、音声通話、ビデオ通話も可能なので社員同士でのコミュニケーションを活性化させるのに最適なツールです。導入する事で、在宅勤務で起きがちなコミュニケーションの不足を防ぐ事ができます。
セキュリティ対策の再構築
セキュリティソフトの採用やパスワードロックのかかった端末使用はもちろん、在宅勤務下における社内セキュリティルールを新たに設け、社員に対してセキュリティ教育の再徹底が必要です。また、Wi-Fiルーターを企業側から貸与するなどインターネット環境そのものに対してのセキュリティ対策も必要です。
勤怠管理システムの見直し
在宅勤務は勤怠管理が可視化されづらいため、勤怠管理システムの見直しが必要です。パソコン起動時に自動で就業時間がカウント開始されるシステムや、設けられたチャットスペースに挨拶を打ち込むだけ出勤・退勤記録がされるシステムなどもあります。
また、残業時間が必要以上に多くならないためにも、残業は上長への申請制にするなどあらかじめ対策を設ける事が大切です。
まとめ
時代の移り変わりに伴い、在宅勤務という新たな働き方の幅が増えた一方で多くの課題が見つかったこともまた現実の一つです。こうした課題を解決していくためには、柔軟な発想力と日々開発される新しいツールに頼ることが重要になります。
これからの時代において、社員・企業どちらにとっても働き方の幅が広がる事は大きなメリットです。是非、積極的に在宅勤務を導入し継続するためにも、日々生まれる課題に対して前向きに向き合い続けていきましょう。