在宅勤務を便利にする、業務効率化ツール14選

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ハドラー

在宅勤務で円滑にコミュニケーションが取れない?それは困りましたね。目に見えない者同士が一緒になってビジネスを推進させるには、質の良いコミュニケーションが命。そのままでは生産性が下がり、在宅勤務の意義が失われてしまいます。

 

今回は、在宅勤務時に外せないツール13個を、4つのカテゴリに分けてご紹介します。どれもこれも在宅勤務の強い味方になってくれるサービスばかりなので、自社環境にマッチしたサービスを是非とも見つけてください。

 

ビジネスチャット

従来のEメールには色々と利点があるものの、現代の中心はやはりビジネスチャットでしょう。テキストベースの素早いメッセージのやりとりは、さながら会話のようなコミュニケーションが実現します。

 

<代表的なサービス>

  • Slack
  • Chatwork
  • Microsoft Teams

Slackはエンジニア志向のサービスで、ユーザー独自に環境をカスタマイズできるのが魅力です。無数のアプリから好きなものを連携させるなど高い自由度があります。ただし、一定のリテラシーがないと使いこなせない代物でもあります。

 

Chatworkは国産ビジネスチャットの中で特に人気が高く、シンプルな使いやすさからITリテラシーがあまり高くない企業でも受けています。国産の安心感があるのと、サポートが手厚いので初めてでもすぐに馴染めます。

 

Microsoft TeamsはOffice 365に組み込まれたサービスです。Office 365のハブとして機能し、各種アプリケーションの機能をタブとして追加し、ユーザー独自にカスタマイズできます。

ウェブミーティング

在宅勤務でも対面でのコミュニケーションはやはり必要なので、そうした時はウェブミーティングを使います。パソコンに内蔵されたカメラとマイクで会話できるので、特別な機材を用意する必要はありません。

 

<代表的なサービス>

  • Zoom
  • Google Meet
  • Cisco Webex

Zoomは世界で最も使われているサービスです。以前はセキュリティ面での問題が指摘されていましたが、アップデートにより今では安心して使えます。低価格で安定した品質が魅力。

 

Google MeetはG Suiteに組み込まれたサービスであり、無料サービスのGoogle Hangoutのような使い心地に人気があります。G Suiteを使えばGoogle Meetに限らず様々なサービスが使えるようになります。

 

Cisco Webexは安定性の高いサービスとして有名です。少々価格は高くなるものの、老舗ソフトウェア会社が手がけるサービスだけあり、堅実で隙がないウェブミーティングを提供しています。

タスク管理

遠隔でプロジェクトを進めるにあたり、今誰が何をしているのか?などの情報を可視化する必要があります。そんな時に役立つのがタスク管理です。サービスを通じてチーム全体や個人のタスクを管理し、常にスケジュールを共有・調整できます。

 

<代表的なサービス>

  • Backlog
  • Trello
  • Redmine

Backlogは国内でのシェア率が高いサービスです。シンプルかつ直感的な操作により、ITリテラシーに自信がない企業でも気軽に扱えます。ガントチャート式のタスク管理が可能です。

 

Trelloは必要な機能が一箇所にまとめられたサービスであり、迷わず使えるのが特徴です。ある程度のカスタマイズ性も備えているので、チームや個人ごとに独自の環境が作れます。

 

Redmineはオープンソースプロジェクトで開発されたサービスです。プログラミング知識があれば自社サーバーへインストールして無料で使え、スマートフォン向けのアプリも用意されています。

オンラインストレージ

Eメールでファイルの共有を行うと、メールボックスが煩雑になって仕方がありません。オンラインストレージはインターネット上にファイル共有スペースを確保でき、かつ個人ストレージとしても活用できるため在宅勤務には必須ツールです。

 

<代表的なサービス>

  • Box
  • Dropbox
  • Google Drive

Boxはビジネス利用に特化し、セキュリティ性の高いサービスです。世界で10万社以上が使っていると発表されており、機密情報などを堅固に守りたいという企業におすすめです。

 

Dropboxは老舗オンラインストレージであり、個人版の使いやすさはそのままにビジネス向けに改良されたプランがあります。普段からDropboxに使い慣れているユーザーが多い場合におすすめです。

 

無料サービスでもお馴染みのGoogle Driveは、G Suiteを契約するとビジネス版にアップグレードされます。高度なセキュリティ機能やコンプライアンス機能を使い、組織全体の情報を保護できます。

オールインワンのツール

最近の働き方の多様化に伴い、様々な業務管理機能を備えたツール登場しています。クラウド上のワークスペースとして、タスクが管理出来たり、ファイルストレージ機能があったりと1つのツールであらゆることがカバーできるのが特徴です。

〈代表的なサービス〉

  • Huddler
  • Notion

Huddlerは国産のコラボーレーションワークスペース。タスク管理・議事録・Wiki、ストレージ等の4つの機能を中心に在宅勤務における生産性向上をサポートします。議事録では作成した資料を分かりやすく管理でき、Wikiでは組織が持つナレッジ(経験則から来る知識)を蓄積して企業の情報資産として管理できます。

 

Notionはオンラインメモ機能をベースとしたツールです。海外製のツールですが、日本国内でも少しづつIT関係の方から支持を集めています。日本語には対応していませんが、シンプルな使い心地で煩わしさはありません。メモ機能以外にも様々な機能をカスタマイズして統合的に利用することも可能です。

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