在宅勤務で作業効率化のポイントと便利ツール14選

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ここ最近の新型コロナウイルス流行によって、政府からは二度に渡る緊急事態宣言が発出され外出自粛に伴い私達のライフスタイルは大きく一変しました。そうした世相の大きな変化も背景となり社会の一員として働く人々にも同様に、テレワークや在宅勤務が推し進められ「オフィスへの出勤を伴わない」新たな働き方が急速に浸透しています。

 

こうした新たな働き方が導入されたことにより通勤の必要性が無くなり、ワークライフバランスの向上や必要以上に催されていた行事が取りやめになるなどのメリットを感じる人がいる一方で、今まで続けていた働き方と様変わりしたためその変化に追い付けていない人がいる事も事実です。

 

今回の記事では自宅で作業することに対して不安を抱える方々のために、在宅勤務でも効率良く作業するための工夫やコツについて一つずつ説明していきます。

 

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なぜ、在宅勤務では作業の効率が悪くなるのか…

オフィスに出勤する通常の働き方と比べて、在宅勤務を行うにあたり考えられる問題点とはどういったものが考えられるのでしょうか。考えうる主な例を挙げていきます。

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労働時間管理が曖昧になりやすい

在宅勤務でまず考えられるのが、労働時間の管理に関する問題です。いわゆる一般的な企業で普段通りオフィスに出勤する場合は、全社で定められた始業時間に一斉に業務を始め、決められている定時まで働くようになっています。

 

しかし、在宅勤務の場合労働時間そのものは決められていても開始時間・終業時間は定められていない場合もあります。上司の目も届きにくいので、そうした環境下では効率の悪い長時間労働に繋がりやすいと言われています。

モチベーションを維持しにくくなる

上司の目が無い、という点ではこのモチベーション維持に関する問題も起きやすいとされています。普段はオフィス内で業務に取り組む姿勢やチーム内でのコミュニケーション能力を上司などのマネジメント側が実際に目の前で見て評価し、従業員のモチベーションを管理している事がほとんどです。

 

しかし、在宅勤務の場合はそうしたコミュニケーションの場は目に見えないオンライン上のやりとりに移行してしまうため、上司から面と向かってコミュニケーションを取れない環境ではモチベーションを保ちにくいと感じる人も居るようです。

集中しづらい

ある意味この問題が一番見えにくく、かつ深刻になりがちなものでは無いでしょうか。在宅勤務は通勤時間から解放され時間も有効に使いやすい働き方ではありますが、オフィスに出勤する事でメリハリを保っていたという人も少なくは無いのです。

 

自宅に作業環境が整っていない人や狭い賃貸住宅に住んでいる人、家にいる事で育児や介護に追われてしまう人もいるでしょう。多様な生活スタイルがある分、全ての人が在宅勤務向きであるとは言えないのです。

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在宅勤務で効率良く作業する4つのコツ

こうした問題点を解決するためには、どういった工夫が必要になるのでしょうか?大まかな考え方としては「メリハリをつける」事が大切になってきます。ここではさらに分かりやすく具体的な解決策として、4つのコツを紹介していきます。

出勤時と同様に身支度を整える

在宅勤務はその言葉が指す通り自宅で仕事を行う事を指しますので、当然ながら家から一歩も出る事なく仕事を始める事ができます。つまり周囲の人目に触れないため、ルームウェアのようなリラックスした格好でも仕事に取り掛かる事が出来てしまいます。

 

しかし、そのように楽な格好をする事で無意識にだらけてしまいがちでもあります。今までの出勤前に行っていたように、スーツと言わずとも服装やメイクなどの身だしなみをある程度整えるルーティーンを保つ事でその行動自体が「仕事スイッチ」をオンにする役割を持っています。

集中しやすい環境を作る

自宅で作業を進めるにあたり、「集中しやすい環境づくり」も重要な要素を担っています。普段くつろいでいる生活感の漂う空間ではどうも集中しづらい、といった人は生活空間からは少し離れた部屋や仕事をするための作業スペースを整えてみましょう。

 

そして作業スペースが決まったら、デスクの上には必要な物だけを置きすっきりとさせる事でより集中しやすい環境を整えることに繋がります。

タイムスケジュールを組む

1日の流れがある程度決まっているオフィス勤務と違い、在宅勤務は緊張感が保ちづらいという人も少なくありません。そうした場合は時間管理を行う事で、集中が続かずダラダラと作業し続ける事を防ぐ事が出来ます。人は明確なゴールが定まっていると、そこに向かって集中が続きやすいと言われています。

 

タイマーなどを用いて作業にあえて明確な区切りを設け、合間に5分程度の休憩を挟むなどして集中を保ちやすくする「ポモドーロ・テクニック」という時間管理術を取り入れてみるのも良いでしょう。

ある程度集中したら、デスクを離れて体を動かす

通勤時間が全く無くなる在宅勤務では、なかなか体を動かす機会に恵まれずじっとデスクから動かない1日を過ごしてしまいがちです。散歩やストレッチ、簡単な筋トレなどを作業の合間に取り入れ、血行不良や運動不足を防ぎましょう。体を動かす事で心身のリフレッシュにも繋がり、作業環境を問わず更なる効率アップをもたらします。

 

では次に効率化を測るために導入したいツールをご紹介します。

在宅勤務で効率化を図るための便利なツール

ビジネスチャット

従来のEメールには色々と利点があるものの、現代の中心はやはりビジネスチャットでしょう。テキストベースの素早いメッセージのやりとりは、さながら会話のようなコミュニケーションが実現します。

 

<代表的なサービス>

  • Slack
  • Chatwork
  • Microsoft Teams

Slackはエンジニア志向のサービスで、ユーザー独自に環境をカスタマイズできるのが魅力です。無数のアプリから好きなものを連携させるなど高い自由度があります。ただし、一定のリテラシーがないと使いこなせない代物でもあります。

 

Chatworkは国産ビジネスチャットの中で特に人気が高く、シンプルな使いやすさからITリテラシーがあまり高くない企業でも受けています。国産の安心感があるのと、サポートが手厚いので初めてでもすぐに馴染めます。

 

Microsoft TeamsはOffice 365に組み込まれたサービスです。Office 365のハブとして機能し、各種アプリケーションの機能をタブとして追加し、ユーザー独自にカスタマイズできます。

ウェブミーティングのツール

在宅勤務でも対面でのコミュニケーションはやはり必要なので、そうした時はウェブミーティングを使います。パソコンに内蔵されたカメラとマイクで会話できるので、特別な機材を用意する必要はありません。

 

<代表的なサービス>

  • Zoom
  • Google Meet
  • Cisco Webex

Zoomは世界で最も使われているサービスです。以前はセキュリティ面での問題が指摘されていましたが、アップデートにより今では安心して使えます。低価格で安定した品質が魅力。

 

Google MeetはG Suiteに組み込まれたサービスであり、無料サービスのGoogle Hangoutのような使い心地に人気があります。G Suiteを使えばGoogle Meetに限らず様々なサービスが使えるようになります。

 

Cisco Webexは安定性の高いサービスとして有名です。少々価格は高くなるものの、老舗ソフトウェア会社が手がけるサービスだけあり、堅実で隙がないウェブミーティングを提供しています。

タスク管理ツール

遠隔でプロジェクトを進めるにあたり、今誰が何をしているのか?などの情報を可視化する必要があります。そんな時に役立つのがタスク管理です。サービスを通じてチーム全体や個人のタスクを管理し、常にスケジュールを共有・調整できます。

 

<代表的なサービス>

  • Backlog
  • Trello
  • Redmine

Backlogは国内でのシェア率が高いサービスです。シンプルかつ直感的な操作により、ITリテラシーに自信がない企業でも気軽に扱えます。ガントチャート式のタスク管理が可能です。

 

Trelloは必要な機能が一箇所にまとめられたサービスであり、迷わず使えるのが特徴です。ある程度のカスタマイズ性も備えているので、チームや個人ごとに独自の環境が作れます。

 

Redmineはオープンソースプロジェクトで開発されたサービスです。プログラミング知識があれば自社サーバーへインストールして無料で使え、スマートフォン向けのアプリも用意されています。

オンラインストレージ

Eメールでファイルの共有を行うと、メールボックスが煩雑になって仕方がありません。オンラインストレージはインターネット上にファイル共有スペースを確保でき、かつ個人ストレージとしても活用できるため在宅勤務には必須ツールです。

 

<代表的なサービス>

  • Box
  • Dropbox
  • Google Drive

Boxはビジネス利用に特化し、セキュリティ性の高いサービスです。世界で10万社以上が使っていると発表されており、機密情報などを堅固に守りたいという企業におすすめです。

 

Dropboxは老舗オンラインストレージであり、個人版の使いやすさはそのままにビジネス向けに改良されたプランがあります。普段からDropboxに使い慣れているユーザーが多い場合におすすめです。

 

無料サービスでもお馴染みのGoogle Driveは、G Suiteを契約するとビジネス版にアップグレードされます。高度なセキュリティ機能やコンプライアンス機能を使い、組織全体の情報を保護できます。

オールインワンのツール

最近の働き方の多様化に伴い、様々な業務管理機能を備えたツール登場しています。クラウド上のワークスペースとして、タスクが管理出来たり、ファイルストレージ機能があったりと1つのツールであらゆることがカバーできるのが特徴です。

〈代表的なサービス〉

  • Huddler
  • Notion

Huddlerは国産のコラボーレーションワークスペース。タスク管理・議事録・Wiki、ストレージ等の4つの機能を中心に在宅勤務における生産性向上をサポートします。議事録では作成した資料を分かりやすく管理でき、Wikiでは組織が持つナレッジ(経験則から来る知識)を蓄積して企業の情報資産として管理できます。

 

Notionはオンラインメモ機能をベースとしたツールです。海外製のツールですが、日本国内でも少しづつIT関係の方から支持を集めています。日本語には対応していませんが、シンプルな使い心地で煩わしさはありません。メモ機能以外にも様々な機能をカスタマイズして統合的に利用することも可能です。

まとめ

今までオフィスで当たり前のように行えていた仕事が場所が自宅に変わった事で捗らなくなってしまう事は決して稀ではなく、慣れない環境で最大のパフォーマンスが発揮出来なかったとしても決して自分を責める必要はありません。

 

是非、今回紹介したコツ・ツールを上手に活用し、少しでも在宅勤務に対する不安への解消に役立てて頂けましたらとても幸いです。

ハドラー