リモートワークやオンライン会議が当たり前になってきている中、やはり会議室に集まり顔を合わせて行う場合と比べ、どうしても温度感や視覚的なイメージが伝わりづらく、ディスカッションしづらいと感じている人もいるのではないでしょうか。
そこでの記事では、そうした課題の救世主ともなる「オンラインホワイトボードツール」についてご紹介します。
チャットや音声通話だけでは伝わらない、図や表を介したコミュニケーションを実現する「ホワイトボードツール」を活用して、時代に合わせた会議体験にお役立てください。
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目次
オンラインホワイトボードツールとは？
オンラインホワイトボードツールとはその名の通り、インターネットを介して利用できるホワイトボードをイメージしてもらえれば良いでしょう。機能はツールによって様々ですが、フリーハンドで描写できたり、図や表を簡単に作成することができたりします。会議室に集まらなくてもネット環境さえあればいつでも利用できるということもポイントです。
オンラインホワイトボードツールの主な機能
ツールによって機能は様々ですが代表的な機能として下記が挙げられます。
- 手書き入力
- テキスト入力
- 図形の挿入
- 画像の挿入
- 動画の挿入
- 付箋
- 共同編集
- テンプレート
- 外部ツール連携
自分の組織がどういった場面で使い、どの機能が必要なのかを精査しツールを見定める必要があります。
オンラインホワイトボードツール導入のメリット
では実際にオンラインホワイトボードツールを導入した際、どのようなメリットを得られるのでしょうか？考えられる具体的な例を以下に挙げていきます。
言葉では伝わりづらいビジュアルイメージを共有できる
チャットや音声会議だけではどうしても伝えられる情報に限度があり、デザインイメージや意見のブレストと言った場面では十分に感じられない場合があります。オンラインホワイトボードツールで図形や絵、表を用いたコミュニケーションを行うことができれば、頭の中にあるイメージを瞬時に相手に伝えることが可能になります。
可視化した情報をデータとして活用できる
これまで物理的なホワイトボードは、アイデアや意見をビジュアルで理解できるように可視化する方法の一つとして利用されていました。ただ、もちろんホワイトボードにそのままとっておくことはできないため、消すタイミングでメモ帳に写したり、写真に撮って残したりする必要がありました。オンラインホワイトボードツールであればそのままデータとして保存し、次の会議や外出先でも自由に閲覧、編集することができるようになるため、会議中の内容を活用しやすくなります。
活発な会議になりやすい
ホワイトボードツールの多くは共同編集機能が備わっており、会議に参加しているメンバー全員が自由に同じボードに書き込むことができます。オンライン会議ではどうしても対面していない分、会議に参加している意識が薄れてしまいますが「自分で記入する」という動きによって、能動的に会議に参加することができるのです。それぞれの意見やアイデアが活発に話し合われることでより、内容の濃い会議体験が可能になります。
オンラインホワイトボードツールおすすめ3選
それではここからは、オススメのオンラインホワイトボードツールを3つ紹介していきたいと思います。
Fig Jam
今Web制作やアプリ開発業界を中心に注目を集めているデザインツール『Figma』の公式のカンファレンス「Config2021」にて、新機能として発表されたのがこの『FigJam』です。
このFig Jamの大きな特徴としてはやはりFigmaと連携ができることにあります。リモートワーク化が進むWeb業界ではホワイトボードツールでのすり合わせはもちろん、他のツールとの連携は必須の用件になってきます。2022年より、無料プランと有料プラン（エディター1人あたり月額8ドル〜）が設定されており無料でスタートすることも可能です。
miro
オンラインホワイトボードツール代表格の一つでもあるmiroは、公式サイトによると、NETFLIX・CISCO・Twitterなど、IT業界の先端を走る企業が率先して導入しています。直近、2022年6月には日本語版を正式リリースし、国内の需要もますます高まることが予想されています。
無料で様々な種類のテンプレートが利用できるため、カスタマージャーニーやフローチャートなど、専門知識がなくても直感的に作成することも可能です。「Zoom」や「Slack」、「Dropbox」といった70種もの外部サービスと連携が可能なため、普段業務で使用頻度の高いツールと連携させ、円滑にコミュニケーションをとることができます。
Strap
上記2つのツールは海外製なのに対し、Strapは株式会社グッドパッチが提供する日本製のホワイトボードツールです。2020年9月より正式版がリリースされ現在、LIONやサントリーなど国内大手企業に導入が進んでいます。
無料トライアルは用意されていますが、基本的には有料プランのみとなっているため、導入の際は慎重に検討する必要があります。ただ、大手企業が多く導入していることからもセキュリティ体制もしっかり整えられているため、機密情報を取り扱う機会の多い組織にはおすすめのツールです。また、テンプレートも充実しており、どの機能も簡単に操作できるため、ITツールに詳しくない人でも容易に活用できるのも大きなポイントです。
まとめ
オンラインホワイトボードツールを紹介していきましたが、いかがだったでしょうか相互的なコミュニケーションが取りづらいというオンライン会議ならではの課題を解決するだけではなく、その後のデータ活用や生産性向上といった部分にも寄与できるのではないでしょうか。
この記事を読んで、オンラインホワイトボードツールの導入を検討するきっかけになって頂ければ幸いです。