会議があまりにも長引くと『長すぎる』『時間の無駄』と感じてしまう人は多いのではないでしょうか。確かに、いたずらに長い時間会議をするのは効率的とは言えません。今回この記事では、会議の時間を効率化する方法を紹介していきたいと思います。
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目次
会議が長いと感じる社員は多い
実際、会議が長いと感じる社員は多いと言えます。特に若い社員のほとんどがダラダラした会議が長いと感じており、非効率的だとうんざりしているとのこと。会議が1時間から3時間かかった会社もいれば、なんと7時間もかかった会社もあるので、そう感じるのも無理はないのでしょう。
さらに若い世代は、会議での発言も許されないので、そういったところも影響して長く感じてしまうのかもしれません。
会議が長くなってしまう原因
それではなぜ、会議が長くなってしまうのでしょうか。正直、原因は色々ありますが、今回はその中でも代表的な原因を5つ紹介して行きたいと思います。
ただの愚痴や雑談をする場になっている
会議が定期的に設けられていると、『何かを決める』『議題に沿って話し合う』という意識が薄れて、関係ない話をしがちになります。愚痴や雑談が盛り上がると、自然と会議の時間が長くなってしまいます。
無駄に大勢で会議をする
通常、会議は決定権を持つ者か、当事者の間で行われるべきです。しかし、部下や新入社員を呼んで会議をすると無駄に大所帯になってしまい、非常に効率が悪くなります。全員を呼ぶのに時間がかかり、発言もしにくくなるので会議の質が下がってしまうでしょう。
終了時間を設けていない。
区切りをつけなければ、会議は延々と続いてしまうでしょう。それが続いてしまうと、時間が経過するのが当たり前になってしまい、質の良い会議が出来なくなってしまいます。
資料が多すぎる
会議で使う資料が多いと、その内容を話し合うのに時間がかかってしまいます。尚且つ、会議が始まった際に大量の資料を渡されると、資料の把握に時間がかかるので、非常に効率が悪くなると言えるでしょう。
会議が長いことによるデメリット
それでは、会議が長いことによってどのようなデメリットが発生するのでしょうか。デメリットについては2つの項目に分けて説明していきたいと思いますので、ぜひご覧ください。
集中力の低下
長い時間会議が続くと、心身共に緊張状態が続いてしまい、集中力が途切れてしまいます。そうなると、他の業務に集中出来なくなって仕事のパフォーマンスが大幅に低下してしまうでしょう。
他の業務が出来なくなる
会議の時間が長引くと、当然他の仕事にも影響が出てしまいます。社員によっては1日の仕事のスケジュールが、長引いた会議によって台無しになってしまうでしょう。そうなるとスケジュールを組みなおす必要も出てきますし、全体の仕事のバランスも悪くなってしまいます。
会議時間を減らして効率化する方法は？
それでは会議の時間を減らして効率化するにはどういう方法があるのでしょうか。以下の項目で説明していきたいと思います。
終了時間を決めて厳守する
終了時間を決めることで、『何かを決める』『議題に沿って話し合う』という意識が強く持てるようになります。時間を厳守するために、タイムキーパーを用意するのも良いでしょう。
パソコンやタブレットで議事録を作成する
議事録が手書きだと、意見をまとめるのに時間がかかりますし、そもそも作成自体に時間がかかってしまいます。これがパソコンやタブレットだと、手書きと同様リアルタイムで記入でき、会議が終わったあとすぐに情報共有することが可能になります。
事前に議題や資料などを共有する
通常であれば、会議を開く場合は前もって知らされます。その会議を開く前に、議題や資料を渡しておけば、会議に参加する人全員が事前情報を把握したうえで話し合いが出来るので、非常に効率的です。
ITツールを導入する
今やタスク管理ツールや会議ツールなど、様々なツールが提供されています。それらは瞬時に情報共有することが可能で、情報の一元管理も出来るのです。会議の効率化だけではなく、業務自体の効率化にも繋がります。
ビデオ通話で会議をする
ビデオ通話であれば、遠方にいる社員とも顔を合わせて会議をすることが可能です。尚且つ、資料もリアルタイムで共有して閲覧出来ます。会議室などの場所も取らず、移動費もかからない上、ペーパーレス化も推進出来るので、非常にメリットが大きいと言えるでしょう。
まとめ
会議が長引く原因と、効率化するための方法を上げていきました。必ずしも、どんな会議も短く出来るわけではなく、中にはどうしても時間がかかってしまう会議があるのも事実です。大事なのは、いかに時間を有効活用出来るかと言う部分だと言えます。
この記事を読んで、会議を見つめ直すきっかけになれば幸いです。