2022年最新クラウドサービスカオスマップを公開!新時代に会議に役立つはサービスは?

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2022年最新クラウドサービスカオスマップを公開!新時代に会議に役立つはサービスは?

コロナ禍によるDX推進やリモートワーク 、ワーケーションなど新しい働き方が浸透していく中で、急速に成長しているクラウドサービス市場。これまででは社内での定例ミーティングや取引先との商談など対面で行うことが多かったものが、クラウドサービスの浸透により、日常的にオンライン会議やバーチャルオフィスに切り替わっています。

 

そこで、今回の記事では、会議に役立つクラウドサービスについてのカオスマップをもとに、「会議・議事録管理」「タスク管理」「Web会議」「ホワイトボード」「仮想オフィス」「スケジュール管理」の6カテゴリに分けておすすめサービスを紹介。ツール選定のポイントも踏まえて、クラウドサービス選びの参考になれば幸いです。

 

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クラウドサービスとは?

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クラウドサービスとは簡単に言うと、インターネットを介して利用できるあらゆるサービスのことです。インターネット環境さえあれば、場所を選ばず、会議やミーティングが行えたり、業務を進めることができます。その市場規模は年々大きくなっており、調査会社のIDC japanによると、国内パブリッククラウド市場規模は2026年には3兆8000億円にものぼると予測されています。

また、一口にクラウドサービスと言ってもその種類も広がっており、クラウドサービスの代表イメージのあるチャットツール、Web会議ツールのみならず、オンライン会議の質を向上させる議事録管理ツールやホワイトボードツール、また、よりリアルなオフィス体験ができる仮想オフィスなど、業務の進め方に併せて複数のサービスを組み合わせて活用する企業も増えています。

 

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クラウドサービスを選ぶポイント

現在、様々な会社がクラウドサービスを提供していますが、その数あるサービス中でどのような部分に気を付けて選定すれば良いのでしょうか。ここでは、導入時にチェックしておきたいポイントについて見てみることにしましょう。

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課題となっている業務を改善できる機能が備わっているか

企業の大きさや業務フローによって課題となっている部分はそれぞれ異なります。とりあえずで導入してみる前に、業務を洗い出し、その中でどこに課題があるのかを見つめ直した上で、その課題を解決できるツールであるかどうかを見極める必要があります。

誰でも使いやすい設計、デザインか

ITツールを導入する際、管理部やシステム部が取りまとめてツールを選定することが多いですが、実際に利用するのは現場の営業など、導入まで介入しない別の部署の人だったりします。導入までの担当者と実際の利用者が異なる場合、ITリテラシーの差や課題感の認識違いなどギャップがあることが多いのです。ITツールに詳しくない担当者以外でも誰でも使いやすいかという視点を持ち、選定することが大切です。

コストは見合っているのか

クラウドツールの特徴として、ほどんどのツールがサブスクリプション型の課金形態となります。初期費用が抑えられる分導入のハードルは低いですが、ランニングコストと業務効率化の効果を見比べ、長期的な目線で見合っているのかを見定める必要があります。また、今後の料金体系が蓄積する容量に応じてなのか、ユーザー数に応じてなのかでプランが異なる場合があるため今後自社であればどれくらいのコスト見込んでおくべきなのかを先に確認しておくことも必要です。機能面や使い勝手などは無料プランやお試し期間などを上手に活用して、あらかじめチェックすると失敗が少ないでしょう。

2022年度版!会議で役立つクラウドサービスカオスマップ

クラウドサービス2022

▼ダウンロードはこちらから(無料)
https://bit.ly/3PewVyz
※PDF内のロゴをクリックすると各サービスサイトに遷移します。

カテゴリ別おすすめクラウドサービス

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会議・議事録管理

多くの会社で議事録作成はwordやExcel、手書きなどで行われていましたが、ツールを活用することで、作成者の手間や共有漏れ、認識違いなどのリスクを減らすことができます。また、メールやチャットツールに添付し共有する場合、どうしても流れていってしまい結局振り返りには活用できないということも防げるため、無駄な会議を減らし、会議で発生する情報を業務に活用しやすくなります。音声認識機能や共同編集機能など機能もサービスの特徴も多様化しています。

 

おすすめツール

  • Qiita Team
  • Evernote
  • Confluence
  • スマート書紀
  • GIJI
  • AI GIJIROKU
  • Huddler

スケジュール管理

打ち合わせやミーティング、営業先への訪問、資料の締め切りなど、日々の様々な業務を進める中でスケジュール管理は必須です。また、個人ではなくチームでプロジェクトを進めていたり、自分が管理者として部下の業務を管理する立場だった場合、誰がいつ、どのような業務を行うのかを確認したり、取引先との日程調整などもスムーズに行う必要があります。また、通知機能が搭載されているツールでは、リマインド設定もできるため「忘れてた!」と言うトラブルも防ぐことができます。

おすすめツール

  • biskett
  • calendy
  • eeasy
  • Jicoo
  • ScheCon
  • Spir

タスク管理

タスク管理とは、業務やプロジェクトの進み具合を適宜確認し、設定した目標や目的をきちんと予定通り達成できるように管理することを指します。日々仕事の中では「やらなければならないこと」が発生し、全てに納期があり、優先順位を付けながら進めていきますが特にリモートワーク下においては誰がどんなタスクを持っているのかが見えづらい状況にあります。クラウドサービスでタスク管理をすることで業務の優先順位づけや役割分担、進捗状況が明確になり漏れやトラブルを防ぐことにつながります。

おすすめツール

  • trello
  • jooto
  • ClickUp
  • Wrike
  • Jira Software
  • Huddler

Web会議システム

在宅勤務でも対面でのコミュニケーションはやはり必要なので、そうした時はWeb会議サービスを使います。会議中の画面を録画することができたり、一対一だけでなく一対多数に特化したものなど、目的用途に併せて活用するのがおすすめ。パソコンに内蔵されたカメラとマイクで会話できるので、特別な機材を用意する必要はありません。

おすすめツール

  • zoom
  • Microsoft Teams
  • Skype
  • Google Meet
  • Whereby
  • Messenger

仮想オフィス

テレワークが浸透し、上記のようなWeb会議システムを活用しても、どうしてもコミュニケーション不足や社員の孤独感などの課題が発生しています。そうした課題を打開するツールとして「仮想オフィス」が今注目されています。仮想オフィスはわかりやすく言うインターネット上にオフィスを置き、アバターなどを活用し実際に会社に出勤する感覚でリモートワークを行えるというサービスです。ツール上で出退勤の管理ができたり、画面共有ができたりとよりリアルなオフィス体験が可能となります。

おすすめツール

  • oVice
  • corom
  • mycrew
  • NeWork
  • Oasis
  • Remotty

ホワイトボード

対面の会議中よく利用するホワイトボードですが、オンラインになると自由に図を書いたり、付箋を貼ったりができず、ブレスト会議などでやきもきした経験はないでしょうか。実はホワイトボードもオンライン上で利用することができます。こちらもツールの種類によってできることは様々ですが、まるで実際にホワイトボードに書いているようにフリーハンドで図や文字を書けるものや、ある程度テンプレートが用意されていて、簡単に頭の中の案を図式化できるものまであります。また、実際のホワイトボードでは、そのままとっておくことはできないため写真に撮ったり、別途メモに残す必要がありますが、クラウド化することによりブレストした内容も蓄積し、データとして活用することができるようになります。

おすすめツール

  • FigJam
  • Miro
  • Microsoft Whiteboard
  • Lucidspark
  • MURAL
  • Ranabase

 

まとめ

今回は会議に役立つクラウドサービスについてまとめました。働き方の形も変わり、社内会議や取引先との商談もオンライン上で行うことが主流になると、対面していない分、十分なコミュニケーションが取りづらいというような会議を進める上での難しさも出てきます。組織ごとに感じる課題に合わせて適切にクラウドサービスを活用し、会議の質や業務の効率化にお役立ていただければ幸いです。