ビジネスツールやアプリケーションの開発が進み、私たちが扱うデータは年々より大きなものになっています。こうした流れの中で、データをよりスムーズに利用できることは非常に重要視されています。
オンラインストレージは、そうした需要に応えるものとして近年注目を集めています。今回の記事では、オンラインストレージの基本的な考え方、具体的な活用方法と主なメリット・デメリットについて詳しく説明していきます。
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目次
オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、インターネット上で登録した利用者にストレージ（外部記憶装置）容量を貸し出すネットサービスのことをいいます。雲（英語でcloud=クラウド）のように離れた場所にあることから、別名として「クラウドサービス」と呼ばれることもあります。
多くの物はサービス提供元の企業にオンライン上で手続きを行いユーザー登録することでアカウントとパスワードが付与され、サービスの利用を開始する事ができます。オンラインストレージにアクセスする際は主にWebブラウザを使いますが、最近はスマートフォンユーザーもオンラインストレージを利用するケースが増えているため、スマートフォンアプリなどが用意されているサービスも少なくありません。
なぜオンラインストレージが普及したのか？
近年においてオンラインストレージが広く普及した背景には、一体どんなものが考えられるのでしょうか。旧来の記憶媒体として使われてきたUSBフラッシュメモリやCD-ROMを必要とせず、離れた場所にいる他ユーザーと同じデータを共有したり、メール添付の際に容量の大きさを気にせずクラウド上にアップし他ユーザーとやりとりを行ったりすることが可能になります。
スマートフォンの普及も後押しし、互いに離れた場所から大容量データのやり取りを行う機会が増えたことからもオンラインストレージの需要は日に日に高まりを見せています。
3つの具体的な活用方法
では、オンラインストレージには具体的にどういった活用方法があるのでしょうか？
ここでは、主な活用方法を3つ紹介していきます。
- データのバックアップ先として
- 写真や動画の保存先として
- 社内におけるファイル共有
以下より、一つずつ詳しく見ていきましょう。
データのバックアップ先として
オンラインストレージは、その名の通りWeb上にデータを保存する事が可能になるサービスです。ハードディスクの破損、災害、パソコンの紛失や盗難など万が一の事態が起きた場合からも自分のデータを守ることができ、バックアップとしての機能に優れています。
写真や動画の保存先として
ビジネスシーンにおいて、ビジネス文書以外にも写真や動画、PDFデータのやりとりが必要になるシーンが多くあります。特に、動画などの大容量データはアップロードそしてダウンロードに時間を要してしまいます。そういった時にオンラインストレージを活用していれば、すばやく送受信を行う事ができるようになります。
社内におけるファイル共有
オンラインストレージはデータの保存のみではなく、データ共有機能も有しています。ファイル、フォルダごとにアクセス権限を制限する事が可能ですので、社外の方とデータをやりとりする場合もセキュリティ対策に不安なく行う事ができます。
オンラインストレージのメリット
企業がオンラインストレージを導入することでどういったメリットを得られるのでしょうか。具体的なメリットを調べてみました。
複数デバイスからアクセス可能
近年ビジネスシーンにおいても、スマートフォンやタブレット端末の普及が著しく進んでいます。オンラインストレージはパソコンのみに限らず、そういった様々な端末からも利用が可能なため、データ共有の際により幅広く使用することができ、スムーズなデータのやりとりを叶えることができます。
また、各端末から同じファイルにアクセスする事が出来るので、オンライン会議を行いながら共同で編集を行うといったことも可能です。
時間・場所を問わずに使える
働き方改革の推進が進み、在宅勤務やサテライトオフィスからのリモートワークなど遠隔地から業務を進める必要がある場合も生まれるようになりました。そうした状況においても、オンラインストレージを利用する事により、互いに離れた場所にいる場合も瞬時にデータのやり取りを行えます。
容量の拡張性がある
外付けHDDなど、実際にある媒体を使ってデータの保存先を用意した場合はその媒体に備えられた限られた容量しかデータを保存する事が出来ません。しかしオンラインストレージを導入した場合、継続して利用しているうちに容量が足りなくなることも考えられます。
オンラインストレージでは実際に目の前にある媒体に保存するわけではないので、自分の利用状況に合わせてストレージ容量を簡単に変更する事が出来ます。よくある方法としては、利用している料金プランを変えることでストレージ容量を増やすことができます。
非常事態の際に事業継続性を確保できる
企業運営を継続させている間にも、不測の事態が起こる可能性も勿論あります。地震などの突発的な自然災害、近年の新型コロナウイルス感染拡大のような伝染病のパンデミックなどがその主な例にあたります。
そういった状況下においても、オフィスに出勤する事が困難な場合でもオンラインストレージが導入されていると事業継続性も飛躍的に向上させることができます。
オンラインストレージのデメリット
先述したように多くのメリットを持つオンラインストレージですが、デメリットとしてはどういったものが考えられるのでしょうか？
カスタマイズ性にやや難あり
オンラインストレージのサービスは、幅広く多くの企業へ対応するよう設計されている為、大きく設計を変更するようなカスタマイズ性は備えていないことがほとんどです。といっても大体のサービスには必要とされる機能がまとめてパッケージ化されており、足りない場合はオプションを追加する事で対応できます。
万全なセキュリティ対策が必要
オンラインストレージを運用するにあたって最も気を付けたいのがセキュリティ対策です。利用する際に登録したID、パスワードは必ず他人に知られないようにし、パスワードは定期的に変更しましょう。
部署やチームなどの組織内で運用する場合も、個人ひとりひとりのセキュリティ意識を高めることが大切です。
まとめ
オンラインストレージサービスを自社に導入し、うまく活用することでビジネスシーンにおいて生産性・効率性を飛躍的に向上させることが出来ます。今回紹介した活用方法、メリットとデメリットを正しく理解し、導入に向けて検討してみてください。