会議の種類とその目的を改めて考えてみる

#会議の効率化

ハドラー

ビジネスの場において、欠かせないと感じられているものの一つに「会議」があります。実際にあらゆる企業、業種において毎日のように会議が催されています。しかし、会議本来の目的を見失ってしまうと、それは所謂「無駄な会議」と呼ばれるものとなり時間的コスト、人的コストなど貴重なリソースを割いてしまう結果となります。

 

そうした結果を避けるためにも、改めて会議本来の意味と目的を正しく理解し目指すべき「理想的な効率の良い会議」の姿を描くことが大切です。ここでは会議本来の意味、目的と会議の種類についてより掘り下げて説明していきます。

会議本来の意味とは?

デジタル大辞泉によると、

 

  • 関係者が集まって相談をし、物事を決定すること。また、その集まり。
  • ある事柄を評議する機関・組織。

 

と定められています。人がある場所に集まり、物事に対する結論を導き出すことが会議本来の意味においても求められているのですが、実際の所果たして世の中で行われている会議の全てが「意味のある結論」を導き出せているといえるのでしょうか?

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意味ある会議にするためのポイント

会社にとって利益をもたらす「意味のある会議」を行うためには、どういったことに気を付ける必要があるのでしょうか?具体的なポイントを挙げて説明していきます。

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「意思決定の場」であることを共有

ごく単純に資料を読み上げ報告するだけでは、わざわざ参加者全員の時間を割いてまで会議を行う必要はありません。関係者全員が集まり会議を催す意味とは、「その場で各々が意見を出し合って意思決定をすることなのです。

意見を述べる=参加している

会議に参加している以上、参加者全員が意見を述べる必要があります。意見をしない=不参加と同義=出席している意味をなしていない、という事になります。とはいえ、上長職に就く人々が部下に対して「積極的に意見を言いなさい」「もっと会議に参加しろ」と促すだけでは問題解決に至ることはできません。

 

建設的な会議運営を行う為にも参加者全員が意見を言う必要があり、意見を言い合える場を設ける事の重要性を参加者全員が共通認識として持つ必要があります。

会議の種類とその目的

ビジネス上で行われる会議はその種類と目的ごとに大きく3つに分けることができます。自分たちの会議がどの種類に当てはまるかを考え、目的を定めた上でそれぞれに応じたルールを確認し取り入れましょう。

「報連相」中心のコミュニケーション目的の会議

「報告・連絡・相談」中心となるコミュニケーション会議の目的は「相手に伝える」ことです。参加者同士が受け持っている担当分野についての内容を話し、全体に向けて情報共有を行います。

 

オリエンテーションの場合は企業の方針や基本的なルールを新人社員に教える場として、キックオフの場合はプロジェクトの目的と個々の役割について伝える場となります。

意見・アイデア出し等の議論目的の会議

意見やアイデアをブレインストーミングなどで求める、議論を中心とした場合の会議の目的は「提案」です。決められたテーマに対して、参加者全員が異なる角度から意見を自由に述べていきます。

 

今までの固まった発想の枠を超えた提案が求められているので、否定・対抗する意見を出したり結論を導いたりする必要性はありません。

合議などの意思決定目的の会議

前提として物事の結論がなされ、それに合意を得るために行われる会議です。各部署の担当者はその結論を持ち帰り、組織の中に再び割り振り指示と伝達を進めます。この会議の間、各部署の担当者がどれだけ深く納得することができたかが重要視されます。

問題発見・問題解決目的の会議

問題発見目的の会議は「今後発生する事が予期されるトラブルに対し、事前に予防する為」に行われます。この会議では現場で作業している人の意見を第一に、リスク回避の手立てを考えたり当事者本人が気づいていない問題点を洗い出したりすることを可能にします。

 

こうした会議を定期的に行っていくことで、大きなトラブルが発生するのを避けることができます。そして対をなすように問題解決目的の会議では「今現在起きている、抱えている問題に対して話し合い、効果的な解決策を導き出すために行われる為」に行われます。問題に至った原因を調べ、現場に生じている不安を解消するための具体策を導き出します。

 

一時しのぎの解決策とならないために、根本的な原因をきちんと見出す事が大切になってきます。

コーチング会議

コーチング会議はその名の通り、上司が部下を教育する目的で行われます。根本的に仕事内容を理解し切れていない新人に対しての教育を、大勢の人が参加する会議の元で行うわけにはいきません。

 

新人ひとりひとりに対して個別にコーチング会議を行い、過去に発生した事例やトラブルの解決方法、日々の業務におけるちょっとしたコツなどを共有しておくことが非常に大切です。今後の業務において、新人が基礎をしっかり理解していることで小さな無駄を防ぎチーム全体の生産性向上に結果として繋がります。

 

また、同時に新人本人のスキル向上にも大きく繋がることになるでしょう。

まとめ

先述した通り、会議には様々な種類とそれぞれに合った目的が定められています。会議の参加者全員が共通の認識として会議が目指すべき方向性を理解しておくことで、会議がもたらす効果を最大化し、より良く洗練された結論に達する事ができます。

 

今後のビジネス活動をより良いものとし、自分たちの企業にとっての利益を最大化させるためにも、日々の会議における会議の意味と目的を正しく理解することが大切なのです。

 

ハドラー