Trelloは、やるべき作業や備忘録としてのチェックリストなどを作成・管理することができるアプリです。タスク管理アプリは数多く存在していますが、近年特にその需要が高まっており、中でもTrelloのシンプルな操作性は、初心者にもわかりやすいと定評があります。
そこで今回は、Trelloの便利な使い方と基本的な操作方法、そしておすすめの活用法について徹底紹介します。
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目次
Trelloとは？
Trelloは、2011年にFog Creek Softwareが開発した、世界中に100万人以上のユーザーを持つタスク管理のアプリです。windowsやiOSのほか、AndroidやiPhoneにも対応しており、どんなデバイスにも対応できるのが大きな特徴です。
あらゆるタスクを可視化し、効率的に管理・運用することができるアプリとして、テレワークなどに活用する企業も増えています。
Trelloを導入したときのメリット
多くのユーザーが愛用しているタスク管理ツールのTrelloですが、実際に導入最多際のメリットにはどんなものがあるのでしょうか。ビジネスでもプライベートでも活用できるTrelloのメリットについて詳しくみてみることにしましょう。
シンプルな操作性
Trelloでは、ひとつひとつのタスクを「Card（カード）」単位で追加していきます。Card（カード）は、「Board（ボード）」と呼ばれるセクションごとに区別し、それぞれのセクションには、「プロジェクトの進捗ごと」や、「プロジェクトを担当する営業ごと」など、自由に名前をつけて管理することができます。
セクション間のCard（カード）の移動は、ドラッグ&ドロップで行うことができるので、初心者でも操作に困ることはありません。直感的でシンプルな操作性の良さが大きな魅力の一つとなっています。
情報共有できる
Trelloは、複数人で情報共有をしながらタスク管理ができるアプリです。Card（カード）ごとにカラーを決めてそれぞれのカテゴリを区別してわかりやすくしておくことで、担当者別に情報を整頓しておくこともできます。
他の人のプロジェクトの進捗状況を確認しながら自分のタスクをすすめ、さらにPDFやword等のデータファイル、画像や動画データをアップロードして共有することもできます。
Trelloを利用する前にやること
Trelloには、個人や少人数での利用に最適で、基本機能が無料で使える「FREE」と、利用するアカウント数や使える機能の種類に応じて選べる「Standard」、「PREMIUM」、「Enterprise」など、３つの有料プランがあります。
Trelloを利用する前に、まずはどのプランにするのかを決めておきましょう。
1. Trello でアカウントを作成する
Trelloのサイトへアクセスし、画面右上にある「アカウントを作成」をクリックします。
Google、Microsoft、Apple、Slackいずれかのアカウントを持っている場合は、それを利用してログインすることも可能です。
2. メールアドレスを入力する
アカウント作成にはメールアドレスが必要です。ここで登録したメールアドレスは、ログインの際にも必要となるので、端末固有のメールアドレスよりもデバイスを問わず利用できるwebメールアドレスを利用するのがおすすめです。
3. 氏名とパスワードを入力する
利用者の氏名とパスワードを入力します。パスワードはTrelloへのログイン時に毎回必要となるので、忘れないように注意しましょう。登録が終わったら、②で登録したメールアドルにTrelloからのメールが届くので、メール内のURLをクリックしてログインしましょう。
Trelloの基本的な使い方
タスクを効率的に管理できるTrelloは、以下の３つの要素で構成されています。
- ボード
- リスト
- カード
ここでは、それぞれの要素が持つ機能と基本的な使い方について詳しくみてみることにしましょう。
1. ボードを作成する
Trelloを起動すると、ホーム画面が表示されます。ボードは、プロジェクトやプロセスで発生するタスクを整理してくれる場所です。ホーム画面に、複数のボードを配置していつでも全てのボードがホーム上で確認できるようになっています。
ボードを作成するには、以下の手順で行います。
- ホーム画面右上の「＋」をクリック
- ボードを作成
- ボード名を入力する
- ボードの作成をクリック
2. リストを作成する
リストは、ボード内に表示されるもので、タスクの進捗状況をわかりやすく整頓してくれるための機能です。プロジェクトごとやチームごとなど、それぞれのニーズに応じて自由に設定、カスタマイズすることができます。
リストを作成するには、以下の手順で行います。
- 「もう一つリストを追加」をクリック
- 「リストのタイトル」を入力
- 「リストを追加」をクリック
3. カードを作成する
カードはひとつひとつのタスクを表示させるための要素です。ドラッグ&ドロップで簡単に移動することができるので、タスクの進捗状況に合わせてリスト間を移動させて常に最新の情報を共有することができます。
カードでは、チェックリストを作成したり、ファイルを添付させたりすることも可能。カード内で詳細を説明する文章を入力したり、コメントを追加することもできます。
Trelloおすすめの活用法
Trelloをシンプルなタスク管理ツールとして利用するのはもちろんですが、普段使いとしても色々な活用法があります。ここでは、おすすめの活用法を見てみることにしましょう。
プライベートで活用する
Trelloは、プライベートでもさまざまなシーンで活用することができます。例えば、資格取得という目標を立て、それに向けての学習プランをタスク化して管理すれば、資格取得までのステップを可視化して管理することができます。
顧客リストとして活用する
一つ一つのタスクを管理するカード機能を利用して顧客管理ツールとして活用する方法もあります。一枚のカードを一顧客として必要な情報を入力し、管理すれば、優良顧客を優先順位にみたてて有効活用することも可能です。
チームで活用する
Trelloは、状況共有が可能なタスク管理ツールです。複数人で利用するなら、お互いのスケジュールや進捗の確認をすることができるので、テレワークなどに役立てることができます。
Trelloをもっと便利に使おう
マルチデバイスに対応したTrelloは、使い方次第でいろいろな活用ができます。移動中や外出先、テレワーク中でも利用のデバイスと同期させ、効率的に業務を遂行することができます。
ビジネスシーンではもちろん、プライベートでも気軽に利用できる便利なツールとしてぜひTrelloを導入・活用してみて下さい。