皆さんは、タスク管理をどのようにやっているのでしょうか。個人でタスク管理をしている方もいれば、会社全体でタスク管理をしているところもあると思います。今回この記事では、新しい視点でのタスク管理方法を紹介していきたいと思います。ぜひ、ご一読ください。
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目次
タスク管理とは？
そもそも、タスク管理とはなんでしょうか。簡単に説明すると、個人や会社などの組織に関わらず、各々の仕事の状況を管理することを示す言葉です。
個人であれば、『この仕事はいつまで終わらせるか』『この仕事の優先順位はどれくらいか』『この仕事は終わったか』という感じで管理をされるのが多くなっています。
会社などの組織であれば、仕事が大きくなるので仕事を細分化し『この仕事は誰に任せるか』『全体の進捗はどうか』『誰の仕事が遅れているか』といった感じで管理をするようになっているでしょう。
今までのタスク管理の方法
最近ではツールが多様化してきてすごく便利になっていますが、今まではどのようにタスク管理をしていたのでしょうか。ここからは、今までのタスク管理方法を3つ紹介していきます。
手書きで管理
パソコンがあまり活用されていなかった時代では、ほとんど手書です。スケジュール帳やカレンダーに、その日の仕事内容や、やるべき事を記入して管理していました。中には、忘れないように単語帳に記入して、自分のデスクにいっぱい貼り付けていた人もいたそうです。
Excelで管理
パソコンを使っていると一番導入しやすい管理方法と言えます。一日のやる事をリスト化する方法や、優先順位ごとに色分けするやり方で管理していました。自分なりにアレンジも出来て、誰でも触りやすいので、大きなストレスもなくタスク管理をすることが出来たのでしょう。
スマートフォンのアプリで管理
スマートフォンでも、実際のメモ帳と同じように自由に文字入力が出来るアプリや機能があります。手書きとあまり変わりませんが、紙やペンなどのコストがかからない上、文字の消去と入力が簡単に出来ました。
タスク管理の多様化
今までのタスク管理方法を記述しましたが、今やタスク管理方法は多様化してきています。カレンダーを用いた管理方法や、複数メンバーと共有できる『スプレッドシート』、『タスク管理ツール』などがあります。
ここからは、カレンダーを用いたタスク管理方法を中心に記述していきます。
カレンダーによるタスク管理のメリット
カレンダーによるタスク管理は、どのようなメリットがあるのでしょうか。それはずばり、可視化されて分かりやすいところだと言えるでしょう。それぞれの仕事の期限や内容、そして進捗状況も一目で分かるので、自分だけではなく相手が見ても状況が分かります。
カレンダー形式のオススメタスク管理ツール
それでは、オススメのカレンダー形式のタスク管理ツールを3つ紹介していきたいと思います。一部は仕事だけではなくプライベートでも使えるツールになっていますので、少しでも気になる方は最後まで読んで頂ければと思います。
Asana
『Asana』というツールは、操作性に優れているのが特徴です。そして画面のレイアウトが自由に設定可能となっているので、好きな画像を用いたオリジナルのタスク画面を作ることが出来ます。もちろん、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットの端末でもタスク管理が可能です。
Googleカレンダー
こちらのツールは、他のGoogleサービスと連携して利用出来るのが大きな特徴です。Googleアカウントさえあれば利用可能で、追加料金もかかりません。
タスクがドラック・アンド・ドロップで移動させられるので、比較的シンプルな操作となっているので、使いづらくてストレスを感じることはあまりないでしょう。
URL：https://support.google.com/calendar/answer/2465776?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop
Evernote
こちらはタスク管理アプリですが、データ共有に優れたツールになっています。何かしら緊急の連絡があった際には、どのツールよりも早く共有が可能となっています。検索機能があるので、過去に共有したデータも再度閲覧可能です。
URL：https://evernote.com/intl/jp
カレンダーでのタスク管理を行う注意点
カレンダーでタスク管理をする場合の注意点はツールにもよりますが、予定を詰め込みすぎないように気を付けるべきでしょう。
どんなに見やすいツールでも、タスクや予定を詰め込みすぎると、情報過多になってしまい、本当に必要なタスクが埋まってしまう可能性が十分にあります。
まとめ
今回は、カレンダー形式のタスク管理ツールを紹介していきましたが、いかがだったでしょうか。やはり、カレンダーは見慣れているものなので、タスク管理やスケジュール管理には一番向いているかもしれません。
必ずしも、上記で紹介したアプリが正しいわけではありませんので、どのアプリが使いやすいのか自分で吟味して何を使うのか判断するのが大切でしょう。最後まで読んでいただきありがとうございました。